Print Friendly and PDF

komandirovka-1-6-1-610x291

С 1 января 2015 года ст. 14 НКУ не содержит определения расходов, а раздел ІІІ НКУ — условий отнесения к налоговым расходам. Именно данная налоговая категория помогала ранее определить бухгалтеру: включать ли расходы, понесенные в командировке, в налоговые расходы и подлежат ли они обложению НДФЛ? А излишне израсходованными денежными средствами в командировке признавали средства, выданные под отчет и не возвращенные в установленный срок. Так, ранее расходы в командировке, которые не попали в состав налоговых расходов, и становились объектом налогообложения. С прошлого года все изменилось, поэтому выясним, какие из расходов, понесенных в командировке, не облагаются налогом, а какие облагаются

Облагаемые и необлагаемые расходы в командировке

Для удобства отразим информацию о расходах в командировке в таблице с указанием условий, при несоблюдении которых указанные расходы облагаются НДФЛ и военным сбором.

Таблица

Облагаемые и необлагаемые расходы в командировке


п/п
Виды расходов в командировке Налогообложение командировочных расходов НДФЛ и военным сбором:
при каких условиях и в каком размере НЕ облагаются при каких условиях и в каком размере облагаются
1 Суточные расходы в пределах размеров, определенных абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ: в пределах Украины — не более чем 275,60 грн, за ее пределами — не более чем 1033,50 грн — при наличии приказа, прочих подтверждающих документов* и отметок Госпогранслужбы (для зарубежных командировок в страны с визовым режимом) суммы суточных,превышающие: в пределах Украины — 275,60 грн, за ее пределами — 1033,50 грн (при наличии приказа и подтверждающих документов), а также суточные в полной сумме, если нет приказа о командировке, подтверждающих документов и отметок Госпогранслужбы (для зарубежных командировок в страны с визовым режимом)
2 Проезд

(в т.ч. перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в т.ч. на арендованном транспорте)

при наличииподтверждающих документов, удостоверяющих стоимость данных расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в т.ч. электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в т.ч. чартерных рейсов при отсутствиитранспортных билетов либо транспортных счетов (багажных квитанций) или электронного билета вместе с посадочным талоном, а также документа об оплате. Приотсутствииподтверждающих документов — оснований для возмещения расходов нет, но предприятие может их компенсировать как дополнительное благо
3 Оплата стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание, на наем прочих жилых помещений при наличии счетов**, полученных из гостиниц (мотелей) либо от прочих лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, в т.ч. бронирование мест в местах проживания при отсутствии счетов об уплате и расчетных документов (можно компенсировать как дополнительное благо)
4 Бытовые услуги: стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья при отсутствии счетов об уплате и расчетных документов (можно компенсировать как дополнительное благо)
5 Оплата телефонных разговоров если они включены в счетаиз гостиниц или подтверждены прочим расчетным документом при отсутствии счетовоб уплате и расчетных документов, а также в случае превышения установленных лимитов (можно компенсировать как дополнительное благо)
6 Оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (виз) при наличииподтверждающих документов** при отсутствииподтверждающих документов и расчетных документов
7 Обязательное страхование при наличии страховых полисов и при условии, если согласно законам страны командировки или страны, по территории которой осуществляется транзитное движение в страну командировки,предусмотрено обязательное страхование жизни или здоровья командированного лица либо гражданской ответственности (в случае использования транспортных средств) если законами стран командировки либо стран, через которые осуществляется транзитное движение, не предусмотрено обязательное страхование жизни или здоровья командированного лицалибо гражданской ответственности, если используются транспортные средства (можно компенсировать как дополнительное благо)
8 Прочие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в т.ч. любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением данных расходов при наличииподтверждающих документов** при отсутствии каких-либо подтверждающих документов (можно компенсировать как дополнительное благо)
9 Стоимость алкогольных напитков и табачных изделий включаются в налогооблагаемый доход (можно компенсировать как дополнительное благо)
10 Суммы чаевых когда суммы таких чаевыхвключаются в счетсогласно законам страны пребывания если суммы таких чаевыхне включаются в счетсогласно законам страны пребывания (можно компенсировать как дополнительное благо)
11 Плата за зрелищные мероприятия включаются в налогооблагаемый доход (можно компенсировать как дополнительное благо)
* То есть для подтверждения расходов нужен прежде всего приказ о командировке, а для зарубежных командировок в страны с визовым режимом — еще и отметки в паспорте. Остальные документы (при наличии) должны подтверждать пребывание работника в командировке в определенный приказом срок.
** Также нужны расчетные документы, подтверждающие оплату расходов в командировке.

Также в категорию налогооблагаемых попадут все расходы, понесенные в командировке, если нет подтверждения связи такой командировки (а следовательно, и расходов) с хозяйственной деятельностью предприятия.

Связь командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны, можно подтвердить следующими документами: приглашением принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командирующей стороны; заключенным договором или контрактом; другим документом, устанавливающим или удостоверяющим желание установить гражданско-правовые отношения; документами, которые удостоверяют участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны (абз. 16 пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ). Но это не исключительный перечень.

Однако отсутствие связи командировки с хоздеятельностью не влияет на отнесение к понесенным в командировке раходам на расходы в бухгалтерском учете.

Напомним: п. 7 р. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее — Инструкция о командировках), содержит абзацы, где прописали: если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки:

  • с разрешения руководителя учитывается задержка в командировке на выходные, праздничные и нерабочие дни;
  • работнику компенсируют только расходы на проезд с места командировкик месту постоянной работы, но при этом за дни задержки не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилья и т.п.;
  • при этом для бюджетных учреждений срок пребывания работника вне места его постоянной работы не может превышать сроков командировки, установленных постановлением КМУ от 02.02.2011 г. № 98(далее — Постановление № 98).

Но возможность компенсировать расходы на проезд, если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия, хозрасчетные предприятия могут предусмотреть в положении о командировке.

Отметим, в подкатегории 103.17 системы «ЗІР» ранее было разъяснение налоговиков относительно похожей ситуации, где  они указывали, что в данном случае стоимость билета считается дополнительным благом и облагается налогом. Оно переведено в категорию недействующих с 11.09.2015 г., то есть с момента внесения вышеприведенных изменений вИнструкцию о командировках.

Включаются ли в авансовый отчет налогооблагаемые расходы

Работник, вернувшийся из командировки, должен отчитаться за израсходованные в командировке средства, оформив авансовый отчет. На обратной стороне бланка авансового отчета он должен указать все документы, подтверждающие расходы в командировке (либо на хозяйственные нужды) с расшифровкой даты, суммы, кому и за что заплачено.

Следовательно, получается, что в авансовый отчет включаются все документально подтвержденные расходы в командировке. Однако возникает вопрос о размере суммы суточных расходов для их включения в авансовый отчет. Ведь для признания суточных расходов в бухучете теперь не действует ограничение, установленное абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1НКУ, оно предусмотрено только для целей обложения суточных НДФЛ. Поэтому при наличии подтверждающих документов суточные расходы включаются в авансовый отчет в полной сумме. Подробнее о заполнении авансового отчета ― в материале «Авансовый отчет: правила состаления» газеты № 164/2016.

Но сумма превышения подлежит обложению НДФЛ. Читайте об этом в материале«Излишне израсходованные средства в командировке: учет и налогообложение» газеты № 163/2016.

Если же аванс на командировку не выдавался или подтверждающие документы отсутствуют (либо они оформлены ненадлежащим образом), то не подтвержденные документально расходы в командировке — при условии компенсации таких расходов работнику как дополнительного блага — не включают в авансовый отчет и облагают НДФЛ и военным сбором на основании пп. 164.2.17 НКУ.

Расходы в бухучете: если не запрещено — то разрешено?

Сейчас признание расходов осуществляется в соответствии с П(С)БУ 16 «Расходы», и оно никак не связано с обложением НДФЛ и военным сбором. Особенности налогообложения расходов, понесенных в командировке, пока определяет сугубо п. 170.9 НКУ, в который просто перенесли часть текста из бывшего пп. 140.1.7 НКУ (в редакции НКУ, действующей до 01.01.2015 г.).

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций (ч. 1 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV). Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, определенные п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88).

В Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (далее — авансовый отчет),включаются только документально подтвержденные расходы, а на его обратной стороне приводят перечень таких документов (номер, дата, содержание, сумма), а также прилагаются сами документы.

Однако для возмещения командировочных расходов подтверждающими являются только расчетные документы, определенные абз. 17 ст. 2 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР (далее — Закон о РРО) и Положением о форме и содержании расчетных документов, утвержденным приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13 (далее —Положение № 13).

При отсутствии расчетных (первичных) документов понесенные по ним расходы нет оснований относить к расходам в командировке (в зависимости от определенной категории персонала, направленного в командировку) — в дебет счетов 23 «Производство»,91«Общепроизводственные расходы»92 «Административные расходы»93 «Расходы на сбыт». Такие не подтвержденные расчетными документами командировочные расходы (кроме суточных в пределах норм) и суммы превышения предельных сумм суточных, п. 170.9 НКУназывает излишне израсходованными средствами, которые относят к расходам в дебетсубсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

Обратите внимание

Руководитель предприятия вправе установить ограничения для командировочных расходов распорядительным актом или положением о командировке (см. письмо ГНСУ от 27.04.2011 г. № 11953/7/15-0317). В случае превышения лимита расходов командированным работником сумму превышения могут не признать расходами, ведь решение об увеличении лимита расходов и возможность их компенсации тоже принимает руководитель.

Следовательно, теперь нет ограничения по отнесению расходов, понесенных в командировке, к расходам в бухгалтерском учете. Но в зависимости от того, являются ли данные расходы излишне израсходованными, их относят в бухгалтерском учете к разным видам расходов и на разные субсчета. Поэтому разберемся с подтверждающими документами для признания командировочных расходов в бухгалтерском учете.

Какие документы подтверждают командировочные расходы

Первичные документы — документы, созданные в письменной или электронной форме, фиксирующие и подтверждающие хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88). Как говорилось ранее, при составлении первичных документов должны быть соблюдены требования касательно обязательных реквизитов, предусмотренных п. 2.4 Положения № 88, такие документы и являются основанием для записей в бухгалтерском учете.

Что будет подтверждающим документом для признания в бухучете суточных расходов?

Для выплаты суточных расходов необходимы приказ о командировке и прочие расчетные документы, подтверждающие расходы в командировке, удостоверяющие фактическое нахождение работника в командировке. Однако, достаточно ли будет для признания суточных расходов одного приказа о направлении в командировку?

Если, например, работник отправился на один день в командировку на собственном или служебном автомобиле, то никаких документов, кроме приказа о командировке, не будет. А расчетные документы, подтверждающие приобретение топлива (и путевой лист на служебное авто, если такой документ предусмотрен учетной политикой предприятия), он не обязан прилагать к авансовому отчету. Вполне логично, что в данном случае достаточно будет приказа о командировке и утвержденного руководителем авансового отчета, с чем соглашается также Минфин в письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433.

Но при документальном подтверждении прочих расходов в командировке необходимо учесть следующее:

  • первичными документами являются транспортные билеты, электронные билеты(при наличии посадочного талона)багажные квитанции, страховые полисысчета, полученные из гостиниц (мотелей) или от прочих лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника и т.п. (см.письмо Минфина от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433, письмо ГНСУ от 27.04.2011 г. № 11953/7/15-0317);
  • расчеты наличнымив командировке, в т.ч. за наем жилья, для включения их в авансовый отчет должны быть подтверждены соответствующим расчетным документом (одного гостиничного счета недостаточно).

Расчетным документом называют документ установленной формы и содержания(кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ и т.п.), подтверждающий, в частности, факт продажи товаров, предоставления услуг, напечатанный и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную (абз. 17 ст. 2 Закона о РРО). При отсутствии расчетных документов даже суд не видит оснований для возмещения расходов, понесенных в командировке.Так, в случае если как подтверждение расходов в командировке предоставлен документ, не являющийся расчетным, данные суммы признают излишне израсходованными (см.определение Высшего административного суда Украины от 11.07.2013 г. по делу№ 2а-5212/11/1070).

Но в данной ситуации работнику могут компенсировать не подтвержденные документально расходы как дополнительное благо. Это возможно, когда расходы не включены в авансовый отчет из-за отсутствия подтверждающих документов или из-за их несоответствия установленным требованиям. Однако тогда из предоставленной суммы дополнительного блага также придется удержать НДФЛ и военный сбор.

Расчетные документы для проезда в транспорте

Расчетным документом для оплаты проезда на железнодорожном транспортеявляется посадочный документ, перевозочный документ, документ на услуги, документ на возврат, распечатанные на бумажном носителе (п. 5.6 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры, Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137далее — Порядок № 331/137). Также расчетным документом является визуальная форма распечатанного посадочного документа — электронного проездного (перевозочного) билета — с обязательным элементом документа (уникальным кодом), а вот бланк заказа не является расчетным документом и не может подтвердить понесенные расходы на оплату проезда (абз. 7 и 13 Порядка № 331/137).

В случае использования электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является следующий пакет документов: оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру); распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция) оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира (письмо Минфина от 19.12.2013 г. № 31-07230-16-10/36949).

Для проезда в автобусах общего типа (маршрутных такси) расчетными документамиявляются типовые формы билетов, установленные приказом Минтранссвязи от 25.05.2006 г.№ 503 (далее — Приказ № 503), в частности, для:

  • междугородных перевозок предназначены формы билетов (тип I, тип II, тип III, тип IV), приведенные в приложении 1 к Приказу № 503);
  • пригородных — формы билетов (тип ПА-I, тип ПА-II, тип ПА-I), приведенные в приложении 2 к Приказу № 503;
  • городских — формы билетов (тип МА-I, тип МА-II, тип МА-III), приведенные в приложении 3 к Приказу № 503.

Расходы на проезд и проживание предоставил предприниматель

На практике достаточно распространено предоставление предпринимателями услуг по перевозке и услуг по проживанию. Поэтому командированные работники пользуются их услугами, но очень часто возникают вопросы: какие документы должны подтверждать предоставление услуг предпринимателем и является ли предприятие в данном случае налоговым агентом в части отражения в отчетности уплаченных предпринимателю средств за предоставленные услуги?

Обратите внимание

Без применения РРО могут осуществлять наличные операции плательщики единого налога групп 2 и 3 (физлица-предприниматели) независимо от избранного вида деятельности, объем дохода которых в течение календарного года не превышает 1000000 грн.

Оплата услуг по проживанию. Если командированный работник воспользовался услугами предпринимателя по проживанию, необходимо учесть следующее:

  • при оплате наличными за предоставленные им услуги по проживанию предприниматель не может выписывать приходный ордер и выдавать его корешоккак подтверждение проведенных наличных расчетов;
  • гостиничный счет, выписанный предпринимателем, без расчетного документа не может подтвердить понесенные расходы в командировке;
  • для подтверждения расходов, понесенных работником во время командировки, он должен предоставить, кроме счетов гостиниц, проездных билетов, расходных накладных, прочих первичных документов, также документы, подтверждающие осуществленные наличнымиили с помощью платежных карт расчеты, а именно: фискальные кассовые чеки, расчетные квитанции, упрощенные расчетные квитанции, чеки банкомата, слипы, квитанции платежных терминалов и т.п.

Данной позиции относительно подтверждения расходов на проживание в командировке, предоставленных предпринимателем, придерживаются и суды (см. определение Житомирского апелляционного административного суда от 03.07.2014 г. по делу № 806/604/14, определение ВАСУ от 17.02.2015 г. № К/800/40262/14 по делу № 806/604/14).

Кроме того, абз. 17 ст. 2 Закона о РРО называет расчетным документом товарный чек, но его форма не установлена, хотя на практике его используют. С тем, что товарный чек (при наличии в нем всех обязательных реквизитов) может выступать расчетным документом, соглашается и ГНАУ в письме от 27.04.2011 г. № 7966/6/23-7015/515. В то же время онаотмечает, что для определения его как расчетного документа он должен соответствовать требованиям, установленным для других расчетных документов, то есть в товарном чеке следует указать: название хозяйственной единицы, адрес хозяйственной единицы, общую сумму НДС по всем указанным в чеке товарам (для плательщиков НДС), количество, стоимость приобретенных товаров, стоимость единицы измерения товаров, наименования товаров, общую стоимость приобретенных товаров, дату (день, месяц, год) проведения расчетной операции, подпись лица, осуществляющего расчеты. Однако в разъяснении речь идет о товаре, а не об услугах.

Услуги по перевозке. Поскольку предприниматели предоставляют такие услуги как на пригородных маршрутах, так и на междугородных, то командированные работники зачастую пользуются услугами предпринимателей-перевозчиков.

Для пассажира (командированного работника), который воспользовался услугами автомобильного пассажирского  транспорта, подтверждающим документом, является билет на проезд в автобусе (абз. 4 ч. 2 ст. 39 Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III).

Билет на проезд — документ установленной формы, подтверждающий факт заключения договора перевозки (пп. 10 п. 2 Правил предоставления услуг пассажирского автомобильного транспорта, утвержденных постановлением КМУ от 18.02.1997 г. № 176).

В бланки билетов печатным способом вносится стоимость проезда по расчетам пассажирских перевозчиков, информация о перевозчике, страховщике и страховая сумма (п. 2Приказа № 503).

Специалисты ГФС в подкатегории 109.02 системы «ЗІР» подчеркивают, что физлица-предприниматели (плательщики единого налога), осуществляющие перевозки пассажиров, не обязаны применять расчетные книжки и книги учета расчетных операций, а должны выдавать соответствующие документы по форме, утвержденной Приказом № 503.

Следовательно, факт предоставления услуг по перевозке предпринимателем-перевозчиком подтверждается билетами на проезд в пассажирском транспорте общего пользования по форме, предусмотренной Приказом № 503.

Нужно ли подтверждать предпринимательский статус, если услуги по проживанию или перевозке командированному работнику предоставлял предприниматель?

ГФС в прошлогодних разъяснениях подчеркивалав случае получения услуг от предпринимателей-единщиков достаточно на дату выплаты дохода проверить информацию о них в вышеупомянутом реестре (подкатегория 107.12 системы «ЗІР», письмо ГФС от 11.12.2015 г.  № 26417/6/99-99-17-03-03-15).

Но в случае, если предприятие только компенсирует расходы работника на командировку, налоговики считают, что в форме № 1ДФ не нужно отражать сумму, уплаченную предпринимателю командированным работником.

Таким образом, предприятие, направившее работника в командировку, фактически не имеет никаких хозяйственных отношений с предпринимателем, услугами которого воспользовался командированный работник (поскольку он ими воспользовался как физлицо). Ведь предприятие (юрлицо) никаких договоров с предпринимателем не заключало и расчетов с ним не проводило, то есть фактической выплаты (начисления) дохода предпринимателю не было. А значит, оно в данном случае не является налоговым агентом.

Ольга СМОЛИНА,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

Источник: Интерактивная бухгалтерия

Разрешенные расходы в командировке и подтверждающие документы обновлено: Сентябрь 14, 2016 автором: admin
Разрешенные расходы в командировке и подтверждающие документы

Добавить комментарий

Подписаться на рассылку свежих новостей

Маєте питання щодо бухгалтерських продуктів, послуг та заходів на нашому сайті? Замовте зворотній дзвінок