Print Friendly and PDF
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия

Во время работы предприятия достаточно часто случаются ситуации, когда теряются первичные документы. Причины могут быть разные: как форс-мажорные обстоятельства (пожар, затопление, кража), так и халатное отношение должностных лиц к документам. Впрочем, причина не влияет на алгоритм действий предприятия по восстановлению документов. Что же нужно делать в таких случаях?

Краеугольный камень бухучета

Первичные документы, бесспорно, являются краеугольным камнем бухгалтерского учета. Необходимость сохранять документы предусмотрена в п. 6.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88).

Существуют минимальные сроки хранения первичных документов, и сокращать их нельзя. Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов утвержден приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5). В нем установлено, что первичные документы, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и которые были основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, должны храниться не менее трех лет, а документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, − не менее пяти лет.

Итак, большинство документов нужно сохранять минимум три года. Но что делать, когда утеряны именно они?

В случае утери первичных документов, учетных регистров или бухгалтерских отчетов руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы (п. 6.10 Положения № 88). Форма такого сообщения не утверждена, поэтому руководитель составляет его в произвольной форме.

Кроме того, должна быть назначена комиссия для определения перечня утраченных документов. Она расследует причины их потери или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты проведенной работы комиссия обобщает в акте, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта необходимо отправить в контролирующий орган в 10-дневный срок.

Порядок уведомления органа ГФСУ о потере документов

Законодательство не определяет, как должен оформляться документ, который информирует орган Государственной фискальной службы Украины (далее − ГФСУ) о потере документов. Но, учитывая практику, отметим, что в нем нужно указать:

  • дату потери документов или дату установления этого факта;
  • обстоятельства, при которых документы были утрачены;
  • перечень утраченных документов (при возможности);
  • конкретные реквизиты утраченного документа (если можно, надо указать номер, дату, кем выдан);
  • если есть документы, подтверждающие произошедшие события, нужно приложить к заявлению копии таких документов (например, справки территориального органа МЧС, правоохранительных органов о хищении имущества и т. п.);
  • если до момента направления заявления в орган ГФСУ уже составлен акт комиссии, его копию также следует приложить к заявлению.

Как назвать этот документ — не принципиально, поскольку законодательство не устанавливает к нему особых требований. Обычно его именуют заявлением.

Восстановление документов

После установления факта потери или уничтожения документов предприятие должно принять меры для их восстановления. Для этого у него есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган. Что для этого надо сделать, в законодательстве опять же ничего не указывается. Исходя из практики, можно выполнить следующие действия:

  • если потеряны договоры, оформить их дубликаты (или новые экземпляры). Об этом можно договориться с контрагентами;
  • можно оформить дубликаты расходных и приходных накладных, обратившись с письменными запросами к контрагентам;
  • если утеряны документы, выданные государственными органами, обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
  • обратиться к банкам, обслуживающим предприятие, с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам;
  • получить в органах ГФСУ, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Нужно отметить, что часть утраченных документов можно восстановить самостоятельно на основании регистров бухгалтерского учета. Например, с помощью кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов можно восстановить информацию о кассовых операциях на предприятии.

Однако, восстанавливая кассовые документы, будьте готовы к спорам с налоговиками, ведь они настаивают, что нельзя восстанавливать приходные кассовые ордера в случае их потери («ЗІР», категория 109.15). Свою позицию налоговики обосновывают тем, что нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), не предусматривают действий по восстановлению утраченных приходных кассовых ордеров.

Такая позиция налоговиков довольно противоречивая, ведь Положение № 637 не содержит и запрета восстанавливать утраченные кассовые документы.

Ответственность должностных лиц

В части третьей ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV предусмотрено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет владелец или уполномоченный орган. Проще говоря, за все будет отвечать руководитель.

Источник: DeVisu.ua

Читайте также

Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК
views 16
Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК Публикуется на языке оригинала ТОВ станом на 01.01.2018 р. має дебіторську заборгованість, позовна давність за якою минула або мине протягом 2018 року (реалізація була в 2014 та 2015 роках). Частина...
Хранение и уничтожение первичных документов
views 87
Хранение и уничтожение первичных документов Первичные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (п. 44.1 ст. 44 НКУ и ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и ...
Первичные документы на русском языке: есть ли право на жизнь?
views 95
Первичные документы на русском языке: есть ли право на жизнь? Автор : Шевчук Михаил, налоговый эксперт, m.shevсhuk@buhgalter911.com Ситуация: «Все время требовал от поставщиков составления первичной документации на украинском языке, так как этого ...
Какую ответственность понесет единщик за потерю первички
views 111
Какую ответственность понесет единщик за потерю первички Физические лица - предприниматели - плательщики единого налога обязаны обеспечить хранение первичных документов, на основании которых заполнялись данные книги учета доходов или книги учета до...
Имеют ли право субъекты хозяйствования использовать старые формы кассовых документов?
views 223
Имеют ли право субъекты хозяйствования использовать старые формы кассовых документов? Имеют ли право СХ использовать кассовые документы, формы которых не утверждены постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148? В разъяснении (категория 109....
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия обновлено: Октябрь 18, 2017 автором: admin
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия

Подписаться на рассылку свежих новостей

Маєте питання щодо бухгалтерських продуктів, послуг та заходів на нашому сайті? Замовте зворотній дзвінок