Print Friendly and PDF
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия

Во время работы предприятия достаточно часто случаются ситуации, когда теряются первичные документы. Причины могут быть разные: как форс-мажорные обстоятельства (пожар, затопление, кража), так и халатное отношение должностных лиц к документам. Впрочем, причина не влияет на алгоритм действий предприятия по восстановлению документов. Что же нужно делать в таких случаях?

Краеугольный камень бухучета

Первичные документы, бесспорно, являются краеугольным камнем бухгалтерского учета. Необходимость сохранять документы предусмотрена в п. 6.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88).

Существуют минимальные сроки хранения первичных документов, и сокращать их нельзя. Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов утвержден приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5). В нем установлено, что первичные документы, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и которые были основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, должны храниться не менее трех лет, а документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, − не менее пяти лет.

Итак, большинство документов нужно сохранять минимум три года. Но что делать, когда утеряны именно они?

В случае утери первичных документов, учетных регистров или бухгалтерских отчетов руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы (п. 6.10 Положения № 88). Форма такого сообщения не утверждена, поэтому руководитель составляет его в произвольной форме.

Кроме того, должна быть назначена комиссия для определения перечня утраченных документов. Она расследует причины их потери или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты проведенной работы комиссия обобщает в акте, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта необходимо отправить в контролирующий орган в 10-дневный срок.

Порядок уведомления органа ГФСУ о потере документов

Законодательство не определяет, как должен оформляться документ, который информирует орган Государственной фискальной службы Украины (далее − ГФСУ) о потере документов. Но, учитывая практику, отметим, что в нем нужно указать:

  • дату потери документов или дату установления этого факта;
  • обстоятельства, при которых документы были утрачены;
  • перечень утраченных документов (при возможности);
  • конкретные реквизиты утраченного документа (если можно, надо указать номер, дату, кем выдан);
  • если есть документы, подтверждающие произошедшие события, нужно приложить к заявлению копии таких документов (например, справки территориального органа МЧС, правоохранительных органов о хищении имущества и т. п.);
  • если до момента направления заявления в орган ГФСУ уже составлен акт комиссии, его копию также следует приложить к заявлению.

Как назвать этот документ — не принципиально, поскольку законодательство не устанавливает к нему особых требований. Обычно его именуют заявлением.

Восстановление документов

После установления факта потери или уничтожения документов предприятие должно принять меры для их восстановления. Для этого у него есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган. Что для этого надо сделать, в законодательстве опять же ничего не указывается. Исходя из практики, можно выполнить следующие действия:

  • если потеряны договоры, оформить их дубликаты (или новые экземпляры). Об этом можно договориться с контрагентами;
  • можно оформить дубликаты расходных и приходных накладных, обратившись с письменными запросами к контрагентам;
  • если утеряны документы, выданные государственными органами, обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
  • обратиться к банкам, обслуживающим предприятие, с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам;
  • получить в органах ГФСУ, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Нужно отметить, что часть утраченных документов можно восстановить самостоятельно на основании регистров бухгалтерского учета. Например, с помощью кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов можно восстановить информацию о кассовых операциях на предприятии.

Однако, восстанавливая кассовые документы, будьте готовы к спорам с налоговиками, ведь они настаивают, что нельзя восстанавливать приходные кассовые ордера в случае их потери («ЗІР», категория 109.15). Свою позицию налоговики обосновывают тем, что нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), не предусматривают действий по восстановлению утраченных приходных кассовых ордеров.

Такая позиция налоговиков довольно противоречивая, ведь Положение № 637 не содержит и запрета восстанавливать утраченные кассовые документы.

Ответственность должностных лиц

В части третьей ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV предусмотрено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет владелец или уполномоченный орган. Проще говоря, за все будет отвечать руководитель.

Источник: DeVisu.ua

Читайте также

Приобретение услуг в Интернете: подтверждающие документы и налоговые последствия
views 72
Приобретение услуг в Интернете: подтверждающие документы и налоговые последствия Письмо ГФС от 13.06.2018 г. № 2584/6/99-99-15-01-01-15/ІПК. Если предприятие приобретает услуги на отечественном или иностранном интернет-сайте и рассчитывается с пом...
Восстановление первичных документов
views 134
Восстановление первичных документов Законодательством определены минимальные сроки хранения первичных документов, которые необходимо строго соблюдать всем субъектам хозяйствования. То есть в течение этих сроков первичная документация должна быть у ...
Ответственность за нарушение порядка оформления первичных документов и их сохранность
views 133
Ответственность за нарушение порядка оформления первичных документов и их сохранность Каждый субъект хозяйствования должен обеспечить правильное ведение первичного документооборота и сохранность первичных документов. Оформление первичных документо...
Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК
views 96
Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК Публикуется на языке оригинала ТОВ станом на 01.01.2018 р. має дебіторську заборгованість, позовна давність за якою минула або мине протягом 2018 року (реалізація була в 2014 та 2015 роках). Частина...
Хранение и уничтожение первичных документов
views 217
Хранение и уничтожение первичных документов Первичные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (п. 44.1 ст. 44 НКУ и ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и ...
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия обновлено: Октябрь 18, 2017 автором: admin
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия

Подписаться на рассылку свежих новостей

Узнать подробнее о газете


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы





Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы





Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся журнала

 





Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на ваши вопросы





Заказать обратный звонок


Чтобы узнать подробнее об услугах и продуктах семейства «1С» от компании «Soft-Terra» оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время





Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса





Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса





Получить бесплатный доступ к Интерактивной бухгалтерии на 72 часа


Заполните заявку для связи с менеджером
 








Получить пробный доступ к Аверс-Бухгалтерии


Доступ предоставляется на 2 недели
Заполните заявку для связи с менеджером.
 






Получить тестовый доступ к информационно-правовым системам ЛИГА:ЗАКОН


Заполните заявку для получения свободного доступа к максимально полной информационно-правовой системе – системе ГРАНД
Доступ предоставляется на 24 часа







Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “ЮРИСТ&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания «ВЕСТНИК МСФО»


Заполните заявку для связис с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Приобрести информационно-правовую систему ГРАНД


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ПРАЙМ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему БУХГАЛТЕР ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ


Заполните заявку для связи с менеджером







 

Приобрести 1С, ИТС


Заполните заявку для связи с менеджером






Приобрести Сонату


Заполните заявку для связи с менеджером






Попробовать YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером






Приобрести YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером

Получить тестовый доступ к системе CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером
Доступ предоставляется на 48 часов
Количество доступных к просмотру карточек контрагентов – 20
Количество компаний, которых можно взять на мониторинг – 2







 

Приобрести систему CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером







Получить тестовый доступ к системе VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером







 

Приобрести систему VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером







Заказать обратный звонок


Оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время






Подписка на электронное издание «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на бухгалтерский сервис «Интерактивная бухгалтерия»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на электронный еженедельник «Бухгалтер 911»


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание «Налоги и бухгалтерский учет»


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание «Дебет-Кредит»


Заполните заявку для связи с менеджером






или

Сформируйте счет на оплату по выбранному тарифу:

Тариф «Мой ассистент»                Тариф «Эксперт»               Тариф «Профи»

Подписка на электронное издание «Аверс-Бухгалтерия»


Заполните заявку для связи с менеджером






Подписка на электронное издание «Справжня бухгалтерська газета»

Подписка на электронное издание «ВЕСТНИК МСФО»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на электронное издание «ЮРИСТ&ЗАКОН»


Заполните заявку для связи с менеджером







Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 3 месяца          Сформировать счет на 6 месяцев          Сформировать счет на 12 месяцев

Получить бесплатный ознакомительный доступ к «Дебет-Кредит»

Заполните заявку для связи с менеджером






Получить персональную консультацию

по учету, оплате труда и налогообложению


Стоимость услуги от 75 грн!

Заполните заявку для получения консультации








Прикрепить файл:



На указанный вами email будет отправлен счет. После получения оплаты наши эксперты без промедления приступят к подготовке ответа.

Консультации предоставляются только в письменной форме. Подробнее об услуге – тут

Хорошего настроения! 🙂

Зарегистрироваться на вебинар «Проверки Гоструда на практике»


Вебинар состоится 29 марта 2017 г. с 15:00 до 17:00.
Стоимость — 360 грн






Приобрести ipLex


Заполните заявку для связи с менеджером






Актуальна база законодавства із мільйонами документів та роз’яснень • Судові рішення • Договірна робота • Бухоблік та оподаткування • Перевірка та моніторинг контрагентів

В одному пакеті ви отрумаєте інформаціно-правову базу, бухгалтерське видання і сервіс моніторингу контрагентів за мегапривабливою ціною! Деталі — тут





Приобрести Report


Заполните заявку для связи с менеджером







Придбати TaxLink


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером








Спробувати TaxLink безкоштовно


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером






Спробувати електронний документообіг «Вчасно»

(30 документів в місяць — БЕЗКОШТОВНО)

від 100 документів — 0,90 грн за документ

Отримувач документів не сплачує нічого!