Print Friendly and PDF
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению

Первичные документы — фундамент, на основе которого осуществляется учет. Поговорим о роли первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете. Ведь она немного изменилась, благодаря нововведениям в определении первички

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Сначала обратимся к определению «первичного документа». В частности, о нем упоминается в двух нормативных актах:

1) в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете);

2) в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88).

Определение

1) Первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (ст. 1 Закона о бухучете).

Здесь отметим: до 03.01.2017 г. речь шла о том, что первичный документ подтверждает осуществление хозяйственной операции. Сейчас же такого нет в определении.

2) Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88).

О фиксации факта хозоперации также убрали из определения, правда, с 26.05.2017 г. (приказом Минфина от 11.04.2017 г. № 427).

Напомним

Хозяйственная операция — действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

Следовательно, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Приказа № 88).

Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах делаются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Приказа № 88 (п. 1.2 Приказа № 88).

Роль первичного документа в налоговом учете

На обязанности ведения учета на основании первичных документов делает акцент также НКУ:

 «Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусматривается законодательством» (п. 44.1 НКУ).

Об этом отмечают и контролеры в письме ГФСУ от 10.02.2016 г. № 2759/6/99-95-42-01-15.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.

К тому же с 01.01.2015 г. налоговый учет налога на прибыль напрямую зависит от бухгалтерского учета. А, как мы уже отмечали, основанием для последнего являются первичные документы.

Более того, согласно п. 121.1 НКУ, за необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, прочих документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных НКУ сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком в контролирующие органы оригиналов документов либо их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, прописанных НКУ, предусмотрен штраф в размере 510 грн (при повторном нарушение в течение года — 1020 грн). Это подчеркнули налоговики и в своей Обобщающей налоговой консультации по вопросам обеспечения единого подхода к применению штрафных санкций, утвержденной приказом ГНСУ от 22.11.2012 г. № 1046 (см. ответ на вопрос 8).

Общая роль первичных документов в жизни предприятия

Данные первичных документов (особенно если они имеют денежный измеритель) являются очень важными не только для бухгалтерского и налогового учета, но и для составления статистической отчетности, отчетности для управленческого учета, и зачастую они помогают при решении судебных дел.

Заметьте

Любые документы (в т.ч. договоры, накладные, счета и т.п.) имеют силу первичных документов для решения судебных дел только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, хотя и первичный документ есть, в налоговом и бухгалтерском учете они не могут отражаться (письмо ВАСУ от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11, определение ВАСУ от 18.08.2015 г. К/800/19833/15).

Роль первичного документа в суде

Первичный документ уже не подтверждает факт совершения хозяйственной операции.Произошло это благодаря изменениям в Закон о бухучете — а именно в определение первичного документа. И хотя данное изменение положительное, оно все же таит в себе возможные риски.

Как и ранее, без реального факта совершения хозоперации даже при наличии первичных документов они юридических последствий не создают (то есть и в учете отражаться не могут). Ведь документы имеют силу первичных документов для решения судебных дел только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Ранее была аксиома: есть первичный документ — значит, был факт хозяйственной операции. И предприятию не нужно было доказывать это. Если контролеры сомневались в реальности хозоперации, то именно они должны были доказать, что ее не было! И при этом у них должны были быть доказательства непроведения хозоперации, а не просто предположение (см.постановление Днепропетровского окружного административного суда от 21.01.2016 г. по делу № 804/16550/15).

Заметим, что судебная практика разрешения налоговых споров исходит из презумпции добросовестности налогоплательщиков и иных участников правоотношений в сфере экономики (определение ВАСУ от 22.03.2016 г. К/800/268/15).

Таким образом, получается, что сейчас не работает правило «есть первичка — был факт хозоперации», и доказать обратное должны контролеры. Фактически сейчас выходит, что доказывать реальность операции, скорее всего, уже придется налогоплательщику в случае спора с контролерами в суде. Говорим о возможном риске, поскольку сейчас еще нет судебной практики с новым статусом первичного документа.

Основные требования к составлению первичных документов

Дата составления первичного документа. После изменений в Закон о бухучете и Приказ № 88 уже нет четких требований и правил касательно даты составления первичных документов. Но это, конечно же, не означает, что составлять первичные документы можно в любое время. А все потому, что никто не отменял правила: «Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены» (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). И чтобы соблюсти данные предписания, должен быть и документ, на основании которого можно отразить операцию в бухучете.

Следовательно, и в дальнейшем уместным будет составление первичных документов при осуществлении хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании.

Позитив изменений в Закон о бухучете, в частности, в том, что 03.01.2017 г., даже если первичный документ составлен не в ходе хозоперации (скажем, через неделю-две), то нельзя будет сказать, что первичка не действительна, потому как составлена не на ту дату. И повторимся: отображать хозоперацию надо в период ее проведения, а не в периоде составления (или получения) первичного документа

Вместе с тем при реализации товаров за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже чем раз в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и др. Такое право предусматривает пп. 2.2 Приказа № 88.

Обязательные реквизиты первичного документа. Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, которые позволяют идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Наличие вышеперечисленных реквизитов на документе наделяет его юридической силой и доказательностью. На этом сделал акцент и Минфин Украины в письме от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871.

Заметим: из перечня обязательных реквизитов первичного документа с 03.01.2017 г. убрали «место составления».

Заполнению каждого из этих реквизитов мы посвятили отдельные материалы, которые будут опубликованы в следующих номерах газеты.

При этом в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты (пп. 2.4 Приказа № 88):

  • идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра;
  • номер документа;
  • основание для осуществления операций;
  • данные о документе, удостоверяющем личность-получателя, и пр.

Форма первичного документа. Первичные документы могут быть составлены на бумаге или в электронном виде.

Бланки форм. Некоторые формы первичных документов утверждены органами власти как типовые формы. Но предприятие вправе разработать собственные, лишь бы у них были все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2.7 Приказа № 88).

Заполнение. Записи в первичных документах делают только темным цветом — чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Приказа № 88). В пустых строках ставятся прочерки (п. 2.11 Приказа № 88).

Подпись. Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено (п. 2.13 Приказа № 88).

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью (п. 2.5 Приказа № 88). Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Использование факсимиле допускается в порядке, установленном законодательством.

Организация составления первичных документов. Обязанность обеспечить все необходимые условия для фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах возлагается на собственника или руководителя предприятия. Кроме того, именно руководитель предприятия обязан обеспечить, чтобы все подразделения, службы и работники, которые причастны к бухучету, соблюдали правомерные требования бухгалтера касательно порядка оформления и предоставления в учет первичных документов (ст. 8 Закона о бухучете, п. 2.13 Приказа № 88).

О правилах хранения первичных документов прописано в п.п. 6.1–6.10 Приказа № 88.

Ответственность за неправильное составление первичных документов. За несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных ответственность несут лица, составившие и подписавшие эти первичные документы (п. 2.14 Приказа № 88).

Редакция газеты


Widget not in any sidebars

Источник: Интерактивная бухгалтерияне забудьте оформить подписку на любимое издание!

Читайте также

Приобретение услуг в Интернете: подтверждающие документы и налоговые последствия
views 72
Приобретение услуг в Интернете: подтверждающие документы и налоговые последствия Письмо ГФС от 13.06.2018 г. № 2584/6/99-99-15-01-01-15/ІПК. Если предприятие приобретает услуги на отечественном или иностранном интернет-сайте и рассчитывается с пом...
Восстановление первичных документов
views 134
Восстановление первичных документов Законодательством определены минимальные сроки хранения первичных документов, которые необходимо строго соблюдать всем субъектам хозяйствования. То есть в течение этих сроков первичная документация должна быть у ...
Ответственность за нарушение порядка оформления первичных документов и их сохранность
views 133
Ответственность за нарушение порядка оформления первичных документов и их сохранность Каждый субъект хозяйствования должен обеспечить правильное ведение первичного документооборота и сохранность первичных документов. Оформление первичных документо...
Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК
views 96
Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК Публикуется на языке оригинала ТОВ станом на 01.01.2018 р. має дебіторську заборгованість, позовна давність за якою минула або мине протягом 2018 року (реалізація була в 2014 та 2015 роках). Частина...
Хранение и уничтожение первичных документов
views 217
Хранение и уничтожение первичных документов Первичные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (п. 44.1 ст. 44 НКУ и ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и ...
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению обновлено: Июль 18, 2017 автором: admin
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению

Подписаться на рассылку свежих новостей

Узнать подробнее о газете


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы





Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы





Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся журнала

 





Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на ваши вопросы





Заказать обратный звонок


Чтобы узнать подробнее об услугах и продуктах семейства «1С» от компании «Soft-Terra» оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время





Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса





Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса





Получить бесплатный доступ к Интерактивной бухгалтерии на 72 часа


Заполните заявку для связи с менеджером
 








Получить пробный доступ к Аверс-Бухгалтерии


Доступ предоставляется на 2 недели
Заполните заявку для связи с менеджером.
 






Получить тестовый доступ к информационно-правовым системам ЛИГА:ЗАКОН


Заполните заявку для получения свободного доступа к максимально полной информационно-правовой системе – системе ГРАНД
Доступ предоставляется на 24 часа







Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “ЮРИСТ&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания «ВЕСТНИК МСФО»


Заполните заявку для связис с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Приобрести информационно-правовую систему ГРАНД


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ПРАЙМ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему БУХГАЛТЕР ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ


Заполните заявку для связи с менеджером







 

Приобрести 1С, ИТС


Заполните заявку для связи с менеджером






Приобрести Сонату


Заполните заявку для связи с менеджером






Попробовать YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером






Приобрести YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером

Получить тестовый доступ к системе CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером
Доступ предоставляется на 48 часов
Количество доступных к просмотру карточек контрагентов – 20
Количество компаний, которых можно взять на мониторинг – 2







 

Приобрести систему CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером







Получить тестовый доступ к системе VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером







 

Приобрести систему VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером







Заказать обратный звонок


Оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время






Подписка на электронное издание «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на бухгалтерский сервис «Интерактивная бухгалтерия»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на электронный еженедельник «Бухгалтер 911»


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание «Налоги и бухгалтерский учет»


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание «Дебет-Кредит»


Заполните заявку для связи с менеджером






или

Сформируйте счет на оплату по выбранному тарифу:

Тариф «Мой ассистент»                Тариф «Эксперт»               Тариф «Профи»

Подписка на электронное издание «Аверс-Бухгалтерия»


Заполните заявку для связи с менеджером






Подписка на электронное издание «Справжня бухгалтерська газета»

Подписка на электронное издание «ВЕСТНИК МСФО»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на электронное издание «ЮРИСТ&ЗАКОН»


Заполните заявку для связи с менеджером







Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 3 месяца          Сформировать счет на 6 месяцев          Сформировать счет на 12 месяцев

Получить бесплатный ознакомительный доступ к «Дебет-Кредит»

Заполните заявку для связи с менеджером






Получить персональную консультацию

по учету, оплате труда и налогообложению


Стоимость услуги от 75 грн!

Заполните заявку для получения консультации








Прикрепить файл:



На указанный вами email будет отправлен счет. После получения оплаты наши эксперты без промедления приступят к подготовке ответа.

Консультации предоставляются только в письменной форме. Подробнее об услуге – тут

Хорошего настроения! 🙂

Зарегистрироваться на вебинар «Проверки Гоструда на практике»


Вебинар состоится 29 марта 2017 г. с 15:00 до 17:00.
Стоимость — 360 грн






Приобрести ipLex


Заполните заявку для связи с менеджером






Актуальна база законодавства із мільйонами документів та роз’яснень • Судові рішення • Договірна робота • Бухоблік та оподаткування • Перевірка та моніторинг контрагентів

В одному пакеті ви отрумаєте інформаціно-правову базу, бухгалтерське видання і сервіс моніторингу контрагентів за мегапривабливою ціною! Деталі — тут





Приобрести Report


Заполните заявку для связи с менеджером







Придбати TaxLink


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером








Спробувати TaxLink безкоштовно


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером






Спробувати електронний документообіг «Вчасно»

(30 документів в місяць — БЕЗКОШТОВНО)

від 100 документів — 0,90 грн за документ

Отримувач документів не сплачує нічого!