Print Friendly and PDF
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению

Первичные документы — фундамент, на основе которого осуществляется учет. Поговорим о роли первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете. Ведь она немного изменилась, благодаря нововведениям в определении первички

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Сначала обратимся к определению «первичного документа». В частности, о нем упоминается в двух нормативных актах:

1) в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV (далее — Закон о бухучете);

2) в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88).

Определение

1) Первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (ст. 1 Закона о бухучете).

Здесь отметим: до 03.01.2017 г. речь шла о том, что первичный документ подтверждает осуществление хозяйственной операции. Сейчас же такого нет в определении.

2) Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, содержащие сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88).

О фиксации факта хозоперации также убрали из определения, правда, с 26.05.2017 г. (приказом Минфина от 11.04.2017 г. № 427).

Напомним

Хозяйственная операция — действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона о бухучете).

Следовательно, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Приказа № 88).

Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах делаются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями Приказа № 88 (п. 1.2 Приказа № 88).

Роль первичного документа в налоговом учете

На обязанности ведения учета на основании первичных документов делает акцент также НКУ:

 «Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусматривается законодательством» (п. 44.1 НКУ).

Об этом отмечают и контролеры в письме ГФСУ от 10.02.2016 г. № 2759/6/99-95-42-01-15.

Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных первичными документами.

К тому же с 01.01.2015 г. налоговый учет налога на прибыль напрямую зависит от бухгалтерского учета. А, как мы уже отмечали, основанием для последнего являются первичные документы.

Более того, согласно п. 121.1 НКУ, за необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, прочих документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных НКУ сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком в контролирующие органы оригиналов документов либо их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, прописанных НКУ, предусмотрен штраф в размере 510 грн (при повторном нарушение в течение года — 1020 грн). Это подчеркнули налоговики и в своей Обобщающей налоговой консультации по вопросам обеспечения единого подхода к применению штрафных санкций, утвержденной приказом ГНСУ от 22.11.2012 г. № 1046 (см. ответ на вопрос 8).

Общая роль первичных документов в жизни предприятия

Данные первичных документов (особенно если они имеют денежный измеритель) являются очень важными не только для бухгалтерского и налогового учета, но и для составления статистической отчетности, отчетности для управленческого учета, и зачастую они помогают при решении судебных дел.

Заметьте

Любые документы (в т.ч. договоры, накладные, счета и т.п.) имеют силу первичных документов для решения судебных дел только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Если же фактического осуществления хозяйственной операции не было, хотя и первичный документ есть, в налоговом и бухгалтерском учете они не могут отражаться (письмо ВАСУ от 02.06.2011 г. № 742/11/13-11, определение ВАСУ от 18.08.2015 г. К/800/19833/15).

Роль первичного документа в суде

Первичный документ уже не подтверждает факт совершения хозяйственной операции.Произошло это благодаря изменениям в Закон о бухучете — а именно в определение первичного документа. И хотя данное изменение положительное, оно все же таит в себе возможные риски.

Как и ранее, без реального факта совершения хозоперации даже при наличии первичных документов они юридических последствий не создают (то есть и в учете отражаться не могут). Ведь документы имеют силу первичных документов для решения судебных дел только в случае фактического осуществления хозяйственной операции.

Ранее была аксиома: есть первичный документ — значит, был факт хозяйственной операции. И предприятию не нужно было доказывать это. Если контролеры сомневались в реальности хозоперации, то именно они должны были доказать, что ее не было! И при этом у них должны были быть доказательства непроведения хозоперации, а не просто предположение (см.постановление Днепропетровского окружного административного суда от 21.01.2016 г. по делу № 804/16550/15).

Заметим, что судебная практика разрешения налоговых споров исходит из презумпции добросовестности налогоплательщиков и иных участников правоотношений в сфере экономики (определение ВАСУ от 22.03.2016 г. К/800/268/15).

Таким образом, получается, что сейчас не работает правило «есть первичка — был факт хозоперации», и доказать обратное должны контролеры. Фактически сейчас выходит, что доказывать реальность операции, скорее всего, уже придется налогоплательщику в случае спора с контролерами в суде. Говорим о возможном риске, поскольку сейчас еще нет судебной практики с новым статусом первичного документа.

Основные требования к составлению первичных документов

Дата составления первичного документа. После изменений в Закон о бухучете и Приказ № 88 уже нет четких требований и правил касательно даты составления первичных документов. Но это, конечно же, не означает, что составлять первичные документы можно в любое время. А все потому, что никто не отменял правила: «Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены» (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). И чтобы соблюсти данные предписания, должен быть и документ, на основании которого можно отразить операцию в бухучете.

Следовательно, и в дальнейшем уместным будет составление первичных документов при осуществлении хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании.

Позитив изменений в Закон о бухучете, в частности, в том, что 03.01.2017 г., даже если первичный документ составлен не в ходе хозоперации (скажем, через неделю-две), то нельзя будет сказать, что первичка не действительна, потому как составлена не на ту дату. И повторимся: отображать хозоперацию надо в период ее проведения, а не в периоде составления (или получения) первичного документа

Вместе с тем при реализации товаров за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже чем раз в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и др. Такое право предусматривает пп. 2.2 Приказа № 88.

Обязательные реквизиты первичного документа. Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, которые позволяют идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Наличие вышеперечисленных реквизитов на документе наделяет его юридической силой и доказательностью. На этом сделал акцент и Минфин Украины в письме от 15.01.2015 г. № 31-11410-08-10/871.

Заметим: из перечня обязательных реквизитов первичного документа с 03.01.2017 г. убрали «место составления».

Заполнению каждого из этих реквизитов мы посвятили отдельные материалы, которые будут опубликованы в следующих номерах газеты.

При этом в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены следующие дополнительные реквизиты (пп. 2.4 Приказа № 88):

  • идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра;
  • номер документа;
  • основание для осуществления операций;
  • данные о документе, удостоверяющем личность-получателя, и пр.

Форма первичного документа. Первичные документы могут быть составлены на бумаге или в электронном виде.

Бланки форм. Некоторые формы первичных документов утверждены органами власти как типовые формы. Но предприятие вправе разработать собственные, лишь бы у них были все обязательные реквизиты первичного документа (п. 2.7 Приказа № 88).

Заполнение. Записи в первичных документах делают только темным цветом — чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Приказа № 88). В пустых строках ставятся прочерки (п. 2.11 Приказа № 88).

Подпись. Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций по выдаче особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено (п. 2.13 Приказа № 88).

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью (п. 2.5 Приказа № 88). Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Использование факсимиле допускается в порядке, установленном законодательством.

Организация составления первичных документов. Обязанность обеспечить все необходимые условия для фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах возлагается на собственника или руководителя предприятия. Кроме того, именно руководитель предприятия обязан обеспечить, чтобы все подразделения, службы и работники, которые причастны к бухучету, соблюдали правомерные требования бухгалтера касательно порядка оформления и предоставления в учет первичных документов (ст. 8 Закона о бухучете, п. 2.13 Приказа № 88).

О правилах хранения первичных документов прописано в п.п. 6.1–6.10 Приказа № 88.

Ответственность за неправильное составление первичных документов. За несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных ответственность несут лица, составившие и подписавшие эти первичные документы (п. 2.14 Приказа № 88).

Редакция газеты


Widget not in any sidebars

Источник: Интерактивная бухгалтерияне забудьте оформить подписку на любимое издание!

Читайте также

Имеют ли право субъекты хозяйствования использовать старые формы кассовых документов?
views 77
Имеют ли право субъекты хозяйствования использовать старые формы кассовых документов? Имеют ли право СХ использовать кассовые документы, формы которых не утверждены постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148? В разъяснении (категория 109....
Несущественные недостатки в первичных документах не помешают признать хозоперацию
views 98
Несущественные недостатки в первичных документах не помешают признать хозоперацию Несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции, при условии, что ...
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия
views 253
Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия Во время работы предприятия достаточно часто случаются ситуации, когда теряются первичные документы. Причины могут быть разные: как форс-мажорные обстоятельства (пожар, затопление, краж...
ТТН как первичный документ
views 164
ТТН как первичный документ Публикуется на языке оригинала ЗАПИТАННЯ: Чи можна вважати товарно-транспортну накладну первинним документом, який дає право на врахування у складі витрат вартості товарно-матеріальних цінностей при формуванні витрат? В...
Cчет-фактура (инвойс) может быть первичным документом, подтверждающим операцию аренды имущества
views 184
Cчет-фактура (инвойс) может быть первичным документом, подтверждающим операцию аренды имущества Минфин в письме от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658 разъясняет, что для осуществления арендных платежей, как правило, составляется акт оказанных ус...
Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению

Подписаться на рассылку свежих новостей