Print Friendly and PDF
Почему я предпочла электронный документооборот. Личный опыт аудитора
Почему я предпочла электронный документооборот. Личный опыт аудитора

Экономия денег, оптимизация бизнес-процессов, освобождение сотрудников от рутинной работы – те преимущества, из-за которых на электронный документооборот переходят компании. А почему онлайн-обмен документами выбирают отдельные сотрудники? Какие нюансы стоит учитывать уже при выборе самого сервиса? Рассказывает аудитор ТОВ «АФ «Регистр» Наталия Соболь.

Первый опыт

Компания, где я занимаюсь учетом, обменивается документами со многими контрагентами – сейчас их более 300. Каждый месяц всем им нужно готовить и высылать много первичных документов. Это трудоемкий процесс, и как только я услышала о сервисах, которые могут упростить и ускорить эту работу, я сразу начала интересоваться и узнавать о них больше.

Наш первый опыт внедрения электронного документооборота был связан с популярной бухгалтерской программой M.E.Doc. Но сложность заключалась в том, что не только нам, но и нашим контрагентам для работы с документами и обменом нужно было устанавливать программу на свои компьютеры. Далеко не все партнеры были согласны это делать, поэтому обмениваться электронными документами у меня получалось только с частью контрагентов.

Переход на облачный сервис

Через некоторое время коллега, которая работает в компании с большим количеством контрагентов и, соответственно, множеством документов, рассказала о другом сервисе – «Вчасно». Она хорошо отзывалась о нем, и после ее совета я решила потестировать этот сервис.

Практика показала, что начать работу со «Вчасно» совсем просто. Чтобы зарегистрироваться в системе, достаточно было ввести свой e-mail, пароль и электронный ключ. А уже в процессе работы выяснилось, что команда проекта учитывает особенности документооборота компаний-клиентов и может предлагать индивидуальные решения.

Важным преимуществом при выборе «Вчасно» стало то, что сервис не требует установки совершенно никакого программного обеспечения. В сервисе можно работать просто через браузер, не конфликтовал с особенностями защиты данных в компании и корпоративной политики. К тому же, стало значительно проще перевести на электронный документооборот большинство контрагентов.

Еще важным преимуществом «Вчасно», которое нужно отметить, является импорт документов непосредственно в сам сервис из программы 1С. Когда приходится работать с большим количеством документов, эта функция принципиально важная.

Три «за» электронный документооборот для компаний

Уже некоторое время обмениваясь документами онлайн, могу назвать как минимум три существенных преимущества электронного документооборота, которые важны для каждой компании.

Первое – значительная экономия времени. Опять же опыт: раньше на подготовку документов для трех сотен контрагентов (распечатать, подписать, вложить в конверты), а также их отправку мне приходилось тратить несколько дней. Теперь же работу подобного объема удается сделать за несколько часов.

Второе – возможность оперативно внести правки. Если вдруг в документе были обнаружены неточности, ваш контрагент сообщит вам об этом непосредственно в сервисе. И как только вы увидите уведомление, то сразу сможете внести правки и отправить правильную версию.

Третье – экономия средств. Электронный документооборот сразу исключает процесс печати документа, соответственно, значительно снижается расход бумаги и краски для принтера. Когда отпадает необходимость в конвертах, услугах курьера или почтовых пересылках, средства экономятся и на этом этапе.

Но пока электронный документооборот применять в ежедневной работе готовы не все. Кто-то не доверяет электронным документам из-за опасений, что в случае проверки фискальной службой могут возникнуть проблемы, хотя сама служба утверждает: Налоговый кодекс Украины уже предусматривает проведение проверок онлайн. Есть компании, которые просто привыкли к обмену бумажными документами и не готовы менять свои привычные процессы.

Но я думаю, что массовый переход на электронный документооборот – это вопрос времени. Даже если сегодня знают об этой возможности и используют ее преимущественно больше компании, которые идут в ногу с технологиями, то в ближайшее время, надеюсь онлайн-обмен документами превратиться в тренд. Многие смогут лично оценить преимущества технологии и с ее помощью сделают свои процессы быстрыми, простыми и эффективными.

Читайте также

Физлицо получило ЭЦП: можно ли воспользоваться им как ФЛП
views 63
Физлицо получило ЭЦП: можно ли воспользоваться им как ФЛП Физические лица, не являющиеся самозанятыми лицами, автоматически считаются субъектами электронного документооборота и имеют право подавать электронные документы в контролирующие органы искл...
Отменяется необходимость дублировать на бумажном носителе электронный документ
views 89
Отменяется необходимость дублировать на бумажном носителе электронный документ Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами - предпринимат...
Правом удостоверять бумажные копии электронных доказательств предлагают наделить нотариусов
views 136
Правом удостоверять бумажные копии электронных доказательств предлагают наделить нотариусов Публикуется на языке оригинала У Верховній Раді зареєстровано законопроект, яким пропонується надати право робити паперові копії електронних доказів та їх ...
Электронные первичные документы: как это выглядит
views 93
Электронные первичные документы: как это выглядит На сегодняшний день бухучет обрабатывают с помощью электронных программ. Бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетности могут представляться в электронной форме. А декларация по НДС и налоговые...
Страх перед технологиями: как его победить
views 130
Страх перед технологиями: как его победить Прошлое или будущее  – что выбираешь ты? Этот вопрос стоит задавать себе каждый раз, когда мы противимся изменениям и не доверяем новым технологиям. Ведь именно такое наше отношение ярко отражает тенденцию...
Почему я предпочла электронный документооборот. Личный опыт аудитора обновлено: Май 24, 2018 автором: admin
Почему я предпочла электронный документооборот. Личный опыт аудитора

Подписаться на рассылку свежих новостей

Маєте питання щодо бухгалтерських продуктів, послуг та заходів на нашому сайті? Замовте зворотній дзвінок