Print Friendly and PDF
Электронный документооборот – только «за»
Электронный документооборот – только «за»

Упрощение ежедневной работы с документами – это, в первую очередь, экономия ресурсов и времени. О том, какое облегчение доставляет электронный документооборот, — опыт компании «Пост Финанс», входящей в Группу компаний «Нова Пошта»

Решение о внедрении электронного документооборота во всей Группе компаний «Нова Пошта» было логичным и своевременным. Оно стало следствием мощного роста компании в последние годы – документооборот с контрагентами рос стремительно и беспощадно. Тогда задумались о сервисе электронного документооборота – и почти выбрали Me.Doc. Однако вирусная атака вынудила подумать еще раз и выбрать сервис «Вчасно».

Первым в структуре Группы компании «Нова Пошта» на принятое решение откликнулся «Пост Финанс» — каждый месяц с приближением сроков отправки документов сотрудники этой компании целыми днями заклеивали конверты с актами выполненных работ. Внедрение «Вчасно» прошло быстро: документы этой компании наименее трудоемкие во всей ГК «Нова Пошта».

«Вчасно» — система электронного документооборота, с помощью которой «Пост Финанс» теперь легко обменивается документами с большинством контрагентов. Вместо привычной многоуровневой системы «подготовь документ – поставь печать – подпиши – положи в конверт – отправь» работает простой алгоритм: документ из 1С загружается во «Вчасно», там на него накладывается электронные печать и подпись – и контрагент получает сообщение о том, что для него во «Вчасно» есть документ. Его дальнейшие шаги просты: согласовать и там же наложить подпись и печать, или не согласовать – и внести правки, которые тут же доступны в «Пост Финанс». И так до тех пор, пока не будет найдено компромиссное решение, после чего документ затянется в систему «Пост Финанс». Благодаря постоянно доступному статусу каждого документа, коммуникацию с каждым из партнеров легко контролировать, не теряя время на ожидание.

Для того, чтобы заработал электронный документооборот, нужно совершить несколько простых действий. В частности, предоставить разработчикам из «Вчасно» печатные формы документов, которые используются в обороте. Те заливают их в свой сервис – и электронные формы интегрируется с учетной системой компании. Переходной период, во время которого происходили настройки интеграции, в «Пост Финанс» длился месяц. Но после началось самое сложное – взаимодействие с контрагентами.

Причины не соглашаться на электронный документооборот были разнообразны. Кто-то привычно сопротивлялся новому, кто-то был убежден в большей надежности и достоверности бумажных документов, другим не хотелось получать электронную подпись и регистрироваться в системе «Вчасно».

Сейчас в «Пост Финанс» продолжается процесс перехода контрагентов на «Вчасно»: из 1500 на бумаге еще работают около 350-ти. Сократить и эту цифру менеджерам «Пост Финанс» помогают обучающие видеоматериалы, представленные разработчиками сервиса – это видеоролики про его удобство, простоту и преимущества. В то же время преимущества для самой компании более, чем очевидны: вместо 25 пачек бумаги уходит всего 5, время работы над документами сократилось в такой же пропорции – с 25 до 5, а суммарная экономия ресурсов составляет порядка 50 тысяч гривен в месяц. Еще один важный аргумент – повышенный уровень лояльности сотрудников «Пост Финанс» по отношению к компании, где им теперь не приходится заниматься бумажной работой в прямом смысле слова. Цель компании – перейти на полностью электронный документооборот, довести этот процесс до полного автоматизма и при этом сократить время работы с каждым контрагентом до минимума. И с качественными сервисами это – легко.

Попробовать «ВЧАСНО» бесплатно

Читайте также

Электронные первичные документы: как это выглядит
views 45
Электронные первичные документы: как это выглядит На сегодняшний день бухучет обрабатывают с помощью электронных программ. Бухгалтерская, налоговая, статистическая отчетности могут представляться в электронной форме. А декларация по НДС и налоговые...
Страх перед технологиями: как его победить
views 81
Страх перед технологиями: как его победить Прошлое или будущее  – что выбираешь ты? Этот вопрос стоит задавать себе каждый раз, когда мы противимся изменениям и не доверяем новым технологиям. Ведь именно такое наше отношение ярко отражает тенденцию...
Отсутствие электронной почты не является основанием для отказа в принятии органом ГФС заявления о присоединении к договору о признании электронных документов...
views 58
Отсутствие электронной почты не является основанием для отказа в принятии органом ГФС заявления о присоединении к договору о признании электронных документов Отсутствие сведений об адресе электронной почты налогоплательщика в Едином государственном...
Электронные бизнес-процессы – действенный способ борьбы с коррупцией
views 113
Электронные бизнес-процессы – действенный способ борьбы с коррупцией Переводить все свои документы в электронный формат в течение последнего года становится позитивным трендом среди украинского бизнеса. Хороший фундамент для этого обеспечила налого...
Почему вы должны перейти на облачный сервис электронного документооборота прямо сейчас
views 109
Почему вы должны перейти на облачный сервис электронного документооборота прямо сейчас Одним из аргументов против внедрения электронного документооборота является страх заразить компьютер вирусами. Причины этого страха понятны – именно обновление п...
«Пост Финанс»: электронный документооборот – только «за» обновлено: Март 22, 2018 автором: admin
«Пост Финанс»: электронный документооборот – только «за»

Подписаться на рассылку свежих новостей

Маєте питання щодо бухгалтерських продуктів, послуг та заходів на нашому сайті? Замовте зворотній дзвінок