Print Friendly and PDF
Реквизиты первичных документов
Реквизиты первичных документов

В материале «Первичный документ: роль в учете и требования к оформлению» мы выяснили, что первичный документ является основанием для осуществления записей о хозяйственных операциях в бухгалтерском учете. В налоговом учете также запрещено формировать показатели налоговой отчетности без надлежащим образом оформленного первичного документа. Поэтому первичные документы должны быть правильно оформлены. О реквизитах первичных документов речь пойдет в данной статье…

На каком языке составлять первичные документы

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и другая отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики» от 03.07.2012 г. № 5029-VI (п. 1.3 Положения № 88 ).

Минфин в письме от 05.04.2013 г. № 31-08410-07-27/10841 подчеркнул: все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. ГФС по этому поводу в письме от 25.12.2015 г. № 27700/6/99-95-42-03-15 дополнила: документы, являющиеся основанием для записей в бухгалтерском учете и составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.

Форма первичного документа

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете ).

Бумажные первичные документы. Записи в бумажных первичных документах осуществляются от руки только чернилами, пастой ручек темного цвета, а также с помощью электронных средств обработки информации (распечатанные на принтере) и другими средствами, которые бы обеспечили сохранность этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений (п. 2.10 Положения № 88).

К сведению

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов не менее 1095 дней со дня предоставления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления — с предусмотренного НКУ предельного срока предоставления данной отчетности.

(п. 44.3 НКУ)

Электронные первичные документы. Закон о бухучете и Положение № 88 разрешают составлять первичные документы в электронной форме. Но — при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (абз. 8 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Одно из требований — наложение электронной подписи автора или подписи, приравненной к собственноручной подписи. При наличии такой подписи оригиналом будет считаться любой созданный экземпляр электронной первички.

Расширенная аналитика на тему:

Электронные первичные документы: как это выглядит

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 128/2017

Обязательные реквизиты первичных документов

К обязательным реквизитам первичных документов ст. 9 Закона о бухучете относит нижеперечисленные реквизиты (см. таблицу).

Таблица

Обязательные реквизиты первичных документов

Названия реквизитов публикуются на языке оригинала

Название реквизита

Пояснение касательно заполнения реквизита

«Назва документа (форми)»

Зачастую название документа размещают по центру или с выравниванием по левому краю. Прописывают полное название документа заглавными буквами или строчными, но с заглавной буквы. Кроме того, согласно п. 2.4 Положения № 88 в зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Одним из таких дополнительных реквизитов является номер документа (он будет являться дополнительным реквизитом, только если он не предусмотрен установленной формой)

Расширенная аналитика на тему:

Название документа (формы) как один из главных реквизитов первичного документа

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 29/2015

«Дата складання»

С 26.05.2017 г. в Положении № 88, как и в Законе о бухучете, нет нормы, согласно которой первичку следует составлять в момент проведения хозоперации или, если это невозможно, непосредственно по ее завершении. На практике проблемы, связанные с этим правилом, наиболее часто затрагивали акты о выполнении работ/предоставлении услуг, которые составлялись по завершении процесса их предоставления.

Нередко между моментом окончания процесса и датой оформления акта проходят недели, а иногда и месяцы. Сейчас же требование касательно составления в момент совершения хозоперации отсутствует. В то же время дата составления первичного документа — один из обязательных реквизитов первичных документов, и она обязательно должна быть указана для того, чтобы данный документ считался подтверждающим для целей бухгалтерского и налогового учета

Расширенная аналитика на тему:

Первичная документация: как изменения в Законе о бухучете реализованы в Положении № 88

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 122/2017

«Назва підприємства, від імені якого складено документ»

По общим правилам, наименование юрлица должно содержать:

  • информацию о его организационно-правовой форме;
  • название.

Данное правило указано в пп. 1.1 Требований к написанию наименования юридического лица, его обособленного подразделения, общественного формирования, не имеющего статуса юридического лица, кроме организации профсоюза, утвержденных приказом Минюста Украины от 05.03.2012 г. № 368/5.

Среди обязательных реквизитов первичных документов указан именно «Назва підприємства, від імені якого складено документ». Однако, учитывая юридическую практику, здесь говорится именно о наименовании предприятия. Следовательно, указывать нужно обе составляющие наименования: организационно-правовую форму и название предприятия. А не только название

Расширенная аналитика на тему:

Название предприятия, от имени которого составлен документ как один из обязательных реквизитов первичного документа

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 31/2017

«Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції»

Содержание хозоперации должно объяснять саму ее суть, то есть отвечать на вопрос: какое действие было осуществлено или какое событие произошло?

Объем хозяйственной операции — комплексное понятие, определяется в виде показателей, отражающих суть хозоперации (наименование товара, услуги), единицу измерения, цену за единицу, общую стоимость, то есть дают представление о количестве и стоимости товаров, работ или услуг.

Указывая в первичных документах единицы измерения, рекомендуем пользоваться Классификатором системы обозначений единиц измерения и учета ДК 011-96, утвержденным приказом Госстандарта Украины от 09.01.1997 г. № 8

Расширенная аналитика на тему:

Содержание, объем хозяйственной операции и единицы измерения как обязательные реквизиты первичного документа

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 29/2015

«Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення»

Данный реквизит неотделимо связан с заполнением такого реквизита, как «Особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Перечень лиц, имеющих право предоставлять разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия. Количество лиц, имеющих право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено (п. 2.13 Положения № 88)

Расширенная аналитика на тему:

Должности лиц, ответственных за осуществление хозоперации, как обязательный реквизит первичного документа

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 94/2015

«Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції»

Первичный документ должен быть подписан лично лицом, принимавшим участие в осуществлении хозяйственной операции. Подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте

Расширенная аналитика на тему:

Личная подпись лица, принимавшего участие в осуществлении хозоперации, как один из обязательных реквизитов первичного документа

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 33/2015

Печать как реквизит первичного документа

Печати больше нет среди обязательных реквизитов первичных документов. Однако в п. 2.5 Положения № 88 прописано, что «…Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью». Несмотря на то что вышеупомянутое Положение допускает наличие печати на первичном документе (но отнюдь не требует наличия таковой), после 19.07.2017 г. норма ч.ч. 1 и 3 ст. 581 ГКУ совершенно четко указывает: даже при наличии печати субъект хозяйствования не обязан ее применять.

Хотя, учитывая практику, следует отметить, что иногда отсутствие печати на первичном документе у некоторых контрагентов может вызвать сомнения, поэтому будьте готовы, что контрагент может просто отказаться принимать документ без наличия на нем печати.

Расширенная аналитика на тему:

Печать как реквизит первичного документа: обязательная или нет

Газета «Интерактивная бухгалтерия» № 86/2017

Редакция газеты

Widget not in any sidebars

Источник: Интерактивная бухгалтерияне забудьте оформить подписку на любимое издание!

Читайте также

Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК
views 16
Недостаток первички на поставку в зону АТО и АРК Публикуется на языке оригинала ТОВ станом на 01.01.2018 р. має дебіторську заборгованість, позовна давність за якою минула або мине протягом 2018 року (реалізація була в 2014 та 2015 роках). Частина...
Хранение и уничтожение первичных документов
views 87
Хранение и уничтожение первичных документов Первичные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (п. 44.1 ст. 44 НКУ и ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и ...
Первичные документы на русском языке: есть ли право на жизнь?
views 95
Первичные документы на русском языке: есть ли право на жизнь? Автор : Шевчук Михаил, налоговый эксперт, m.shevсhuk@buhgalter911.com Ситуация: «Все время требовал от поставщиков составления первичной документации на украинском языке, так как этого ...
Какую ответственность понесет единщик за потерю первички
views 111
Какую ответственность понесет единщик за потерю первички Физические лица - предприниматели - плательщики единого налога обязаны обеспечить хранение первичных документов, на основании которых заполнялись данные книги учета доходов или книги учета до...
Имеют ли право субъекты хозяйствования использовать старые формы кассовых документов?
views 223
Имеют ли право субъекты хозяйствования использовать старые формы кассовых документов? Имеют ли право СХ использовать кассовые документы, формы которых не утверждены постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148? В разъяснении (категория 109....
Реквизиты первичных документов обновлено: Июль 18, 2017 автором: admin
Реквизиты первичных документов

Подписаться на рассылку свежих новостей

Маєте питання щодо бухгалтерських продуктів, послуг та заходів на нашому сайті? Замовте зворотній дзвінок