ТОП-6 мифов об электронном документообороте и почему в них не стоит верить - Я – Бухгалтер
Print Friendly and PDF

Не папки с бумагами – а мегабайты файлов. Не печать и автографы от руки – а электронно-цифровая подпись. Не заваленные документами шкафы под стенкой, а облачное хранилище. Именно такие реалии компаний, которые перешли на электронный документооборот. Однако в технологию пока поверили не все – многие представители бизнеса до сих пор опасаются подписывать и обмениваться документами онлайн. И в частности из-за довольно распространенных мифов.

Специально для IBuh.info эксперты онлайн-сервиса электронного документооборота «Вчасно» развенчивают мифы, связанные с электронным документооборотом.

Миф 1. Высокий риск заразить компьютер вирусом

Используя сервисы электронного документооборота, можно с высокой вероятностью заразить файлы на своем компьютере. Как это случилось этим летом, когда через популярную бухгалтерскую программу документооборота произошла кибератака вирусом Petya.A.

На самом деле:

Это опасение беспочвенно, если использовать решение, которое является облачными сервисом. Такие программы для обмена документами не нужно устанавливать на компьютер, и в связи с этим они не несут угрозу хранящимся там файлам. Документы же, которыми компания обменивается через онлайн-сервис, находятся в облаке и благодаря этому полностью защищены.

Миф 2. Документы могут исчезнуть или потеряться

Документы должны быть сложены в напечатанном виде в ровные стопки в шкафу, закрыты на ключ или хотя бы разложены по папкам на персональном компьютере. Иначе они могут потеряться или оказаться у посторонних людей.

На самом деле:

Облачный сервис для хранения документов – одно из самых безопасных и надежных решений, которые сейчас есть. Ни получить доступ к файлам, ни тем более их испортить или удалить не может никто из посторонних. Только прошедшие проверку по ЭЦП лица, которые загружали или подписывали документы, могут осуществлять какие-либо действия с этими документами. Кроме этого, ни один файл не может быть удален бесследно, поскольку всё хранится в облаке распределенно.

Миф 3. Для налоговой проверки документы все равно нужно предоставлять в распечатанном виде

В ходе проверок Государственной фискальной службе Украины (ГФСУ) нужно подавать только распечатанные документы с подписью и мокрой печатью. Документы в любом другом виде предоставлять незаконно.

На самом деле:

75-я статья Налогового Кодекса Украины уже предусматривает проведение электронных налоговых проверок. И Закон Украины №1982-VIII гласит, что из-за отсутствия мокрой печати документ не признается недействительным. Были внесены изменения и в Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Теперь в нем нет формулировки, что обязательно подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции. Согласно статье 9, основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы, которые могут быть и электронными.

Миф 4. Электронный документооборот – слишком сложная процедура

Технология обмена через онлайн-сервис очень сложная. Поэтому сотрудник, который подписывает или обменивается документами, должен обладать специальными знаниями и навыками.

На самом деле:

Работа с электронными документами не требует длительного обучения персонала или найма новых сотрудников. Как показывает практика, для успешного старта работы с сервисом достаточно рассказать и показать, как происходит этот процесс. А перевести предприятие на электронный документообмен можно всего за несколько часов. Для этого компания просто регистрируется в сервисе и сообщает своим партнерам о желании обмениваться документами онлайн. Само подписание и отправка – вопрос нескольких секунд.

Миф 5. Электронным документообменом в нашей стране никто не пользуется

В Украине все работают «по старинке» – с печатными документами. Обмен документами с помощью онлайн-сервисов – технология будущего, которую еще никто не использует.

На самом деле:

Безусловно, нельзя утверждать, что электронный документооборот есть во всех без исключения компаниях. Но уже многие, в том числе и государственные, переводят всю документацию онлайн. Например, технологию электронного документообмена уже внедрили «Укрпошта» и «Укрзалізниця».

Миф 6. Обмен документами онлайн не дает никаких преимуществ

Если все и так отлично работает, использование сервисов электронного документооборота ничего не поменяет в компании.

На самом деле:

Переход на электронный документообмен точно принесет компании пользу. В частности, позволит существенно сэкономить деньги на подготовке и отправке. Стоимость создания и пересылки распечатанного и подписанного от руки документа составляет около 10 гривен. А максимальная цена подписания и отправки электронного не превышает 2 гривен. Если предприятие работает с большим количеством документов, экономия в итоге составит десятки тысяч гривен в месяц.

Про семь причин, почему вам стоит внедрить в компании электронный документооборот до конца года, читайте здесь.

ВЧАСНО: электронный документооборот

Читайте также

Новый электронный ключ директора при действующем старом
views 8
Новый электронный ключ директора при действующем старом Ситуация, когда Заявление о присоединении к Договору о признании электронных документов заключают с помощью одних ключей директора, после чего получают ключи от другого АЦСК, оказывается, совс...
Распечатанный электронный проездной документ не считается расчетным документом
views 112
Распечатанный электронный проездной документ не считается расчетным документом Публикуется на языке оригинала Розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ т...
О подписании налоговой отчетности без использования ЭЦП-печати
views 112
О подписании налоговой отчетности без использования ЭЦП-печати ГФС в индивидуальной налоговой консультации от 31.07.2018 г. № 3341/6/99-99-08-02-01-15/ІПК разъясняет, что в соответствии с п. 3 разд. II Порядка обмена электронными документами с конт...
Почему я предпочла электронный документооборот. Личный опыт аудитора
views 270
Почему я предпочла электронный документооборот. Личный опыт аудитора Экономия денег, оптимизация бизнес-процессов, освобождение сотрудников от рутинной работы – те преимущества, из-за которых на электронный документооборот переходят компании. А поч...
Физлицо получило ЭЦП: можно ли воспользоваться им как ФЛП
views 127
Физлицо получило ЭЦП: можно ли воспользоваться им как ФЛП Физические лица, не являющиеся самозанятыми лицами, автоматически считаются субъектами электронного документооборота и имеют право подавать электронные документы в контролирующие органы искл...
ТОП-6 мифов об электронном документообороте и почему в них не стоит верить обновлено: Декабрь 5, 2017 автором: admin
ТОП-6 мифов об электронном документообороте и почему в них не стоит верить

Подписаться на рассылку свежих новостей

Узнать подробнее о газете


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы





Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы






Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся журнала

 






Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на ваши вопросы






Заказать обратный звонок


Чтобы узнать подробнее об услугах и продуктах семейства «1С» от компании «Soft-Terra» оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время





Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса






Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса





Получить бесплатный доступ к Интерактивной бухгалтерии на 72 часа


Заполните заявку для связи с менеджером
 








Получить пробный доступ к Аверс-Бухгалтерии


Доступ предоставляется на 2 недели
Заполните заявку для связи с менеджером.
 






Получить тестовый доступ к информационно-правовым системам ЛИГА:ЗАКОН


Заполните заявку для получения свободного доступа к максимально полной информационно-правовой системе – системе ГРАНД
Доступ предоставляется на 24 часа







Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера








 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “ЮРИСТ&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания «ВЕСТНИК МСФО»


Заполните заявку для связис с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Приобрести информационно-правовую систему ГРАНД


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ПРАЙМ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему БУХГАЛТЕР ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ


Заполните заявку для связи с менеджером







 

Приобрести 1С, ИТС


Заполните заявку для связи с менеджером






Приобрести Сонату


Заполните заявку для связи с менеджером






Попробовать YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером

Получить тестовый доступ к системе CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером
Доступ предоставляется на 48 часов
Количество доступных к просмотру карточек контрагентов – 20
Количество компаний, которых можно взять на мониторинг – 2








 

Приобрести систему CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером







Получить тестовый доступ к системе VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером








 

Приобрести систему VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером







Заказать обратный звонок


Оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время






Подписка на электронное издание «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН»


Заполните заявку для связи с менеджером








Подписка на бухгалтерский сервис «Интерактивная бухгалтерия»


Заполните заявку для связи с менеджером








Подписка на электронный еженедельник «Бухгалтер 911»


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание «Налоги и бухгалтерский учет»


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание «Дебет-Кредит»


Заполните заявку для связи с менеджером







или

Сформируйте счет на оплату по выбранному тарифу:

Тариф «Мой ассистент»                Тариф «Эксперт»               Тариф «Профи»

Подписка на электронное издание «Аверс-Бухгалтерия»


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на электронное издание «Справжня бухгалтерська газета»

Подписка на электронное издание «ВЕСТНИК МСФО»


Заполните заявку для связи с менеджером








Подписка на электронное издание «ЮРИСТ&ЗАКОН»


Заполните заявку для связи с менеджером








Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 3 месяца          Сформировать счет на 6 месяцев          Сформировать счет на 12 месяцев

Получить бесплатный ознакомительный доступ к «Дебет-Кредит»

Заполните заявку для связи с менеджером







Получить персональную консультацию

по учету, оплате труда и налогообложению


Стоимость услуги от 75 грн!

Заполните заявку для получения консультации








Прикрепить файл:



На указанный вами email будет отправлен счет. После получения оплаты наши эксперты без промедления приступят к подготовке ответа.

Консультации предоставляются только в письменной форме. Подробнее об услуге – тут

Хорошего настроения! 🙂

Зарегистрироваться на вебинар «Проверки Гоструда на практике»


Вебинар состоится 29 марта 2017 г. с 15:00 до 17:00.
Стоимость — 360 грн







Приобрести ipLex


Заполните заявку для связи с менеджером






Актуальна база законодавства із мільйонами документів та роз’яснень • Судові рішення • Договірна робота • Бухоблік та оподаткування • Перевірка та моніторинг контрагентів

В одному пакеті ви отрумаєте інформаціно-правову базу, бухгалтерське видання і сервіс моніторингу контрагентів за мегапривабливою ціною! Деталі — тут






Приобрести Report


Заполните заявку для связи с менеджером








Придбати TaxLink


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером








Спробувати TaxLink безкоштовно


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером







Спробувати електронний документообіг «Вчасно»

(30 документів в місяць — БЕЗКОШТОВНО)

від 100 документів — 0,90 грн за документ

Отримувач документів не сплачує нічого!