Print Friendly and PDF

Не папки с бумагами – а мегабайты файлов. Не печать и автографы от руки – а электронно-цифровая подпись. Не заваленные документами шкафы под стенкой, а облачное хранилище. Именно такие реалии компаний, которые перешли на электронный документооборот. Однако в технологию пока поверили не все – многие представители бизнеса до сих пор опасаются подписывать и обмениваться документами онлайн. И в частности из-за довольно распространенных мифов.

Специально для IBuh.info эксперты онлайн-сервиса электронного документооборота “Вчасно” развенчивают мифы, связанные с электронным документооборотом.

Миф 1. Высокий риск заразить компьютер вирусом

Используя сервисы электронного документооборота, можно с высокой вероятностью заразить файлы на своем компьютере. Как это случилось этим летом, когда через популярную бухгалтерскую программу документооборота произошла кибератака вирусом Petya.A.

На самом деле:

Это опасение беспочвенно, если использовать решение, которое является облачными сервисом. Такие программы для обмена документами не нужно устанавливать на компьютер, и в связи с этим они не несут угрозу хранящимся там файлам. Документы же, которыми компания обменивается через онлайн-сервис, находятся в облаке и благодаря этому полностью защищены.

Миф 2. Документы могут исчезнуть или потеряться

Документы должны быть сложены в напечатанном виде в ровные стопки в шкафу, закрыты на ключ или хотя бы разложены по папкам на персональном компьютере. Иначе они могут потеряться или оказаться у посторонних людей.

На самом деле:

Облачный сервис для хранения документов – одно из самых безопасных и надежных решений, которые сейчас есть. Ни получить доступ к файлам, ни тем более их испортить или удалить не может никто из посторонних. Только прошедшие проверку по ЭЦП лица, которые загружали или подписывали документы, могут осуществлять какие-либо действия с этими документами. Кроме этого, ни один файл не может быть удален бесследно, поскольку всё хранится в облаке распределенно.

Миф 3. Для налоговой проверки документы все равно нужно предоставлять в распечатанном виде

В ходе проверок Государственной фискальной службе Украины (ГФСУ) нужно подавать только распечатанные документы с подписью и мокрой печатью. Документы в любом другом виде предоставлять незаконно.

На самом деле:

75-я статья Налогового Кодекса Украины уже предусматривает проведение электронных налоговых проверок. И Закон Украины №1982-VIII гласит, что из-за отсутствия мокрой печати документ не признается недействительным. Были внесены изменения и в Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”. Теперь в нем нет формулировки, что обязательно подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции. Согласно статье 9, основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы, которые могут быть и электронными.

Миф 4. Электронный документооборот – слишком сложная процедура

Технология обмена через онлайн-сервис очень сложная. Поэтому сотрудник, который подписывает или обменивается документами, должен обладать специальными знаниями и навыками.

На самом деле:

Работа с электронными документами не требует длительного обучения персонала или найма новых сотрудников. Как показывает практика, для успешного старта работы с сервисом достаточно рассказать и показать, как происходит этот процесс. А перевести предприятие на электронный документообмен можно всего за несколько часов. Для этого компания просто регистрируется в сервисе и сообщает своим партнерам о желании обмениваться документами онлайн. Само подписание и отправка – вопрос нескольких секунд.

Миф 5. Электронным документообменом в нашей стране никто не пользуется

В Украине все работают “по старинке” – с печатными документами. Обмен документами с помощью онлайн-сервисов – технология будущего, которую еще никто не использует.

На самом деле:

Безусловно, нельзя утверждать, что электронный документооборот есть во всех без исключения компаниях. Но уже многие, в том числе и государственные, переводят всю документацию онлайн. Например, технологию электронного документообмена уже внедрили “Укрпошта” и “Укрзалізниця”.

Миф 6. Обмен документами онлайн не дает никаких преимуществ

Если все и так отлично работает, использование сервисов электронного документооборота ничего не поменяет в компании.

На самом деле:

Переход на электронный документообмен точно принесет компании пользу. В частности, позволит существенно сэкономить деньги на подготовке и отправке. Стоимость создания и пересылки распечатанного и подписанного от руки документа составляет около 10 гривен. А максимальная цена подписания и отправки электронного не превышает 2 гривен. Если предприятие работает с большим количеством документов, экономия в итоге составит десятки тысяч гривен в месяц.

Про семь причин, почему вам стоит внедрить в компании электронный документооборот до конца года, читайте здесь.

ВЧАСНО: электронный документооборот

Читайте также

Договор о признании электронных документов расторгать контроллерам запрещено
views 37
Договор о признании электронных документов расторгать контроллерам запрещено Подача документов средствами электронной связи в электронной форме плательщик осуществляет на основании Договора о признании электронных документов (далее - Договор), закл...
Переводим компанию на электронный документооборот за один день
views 128
Переводим компанию на электронный документооборот за один день Более 18 тысяч компаний Украины только за этот год начали обмениваться документами с помощью онлайн-сервиса "Вчасно". А еще десятки тысяч компаний используют другие сервисы. Поэтому эле...
Четыре вопроса об электронном документообороте. Отвечает налоговая
views 73
Четыре вопроса об электронном документообороте. Отвечает налоговая По какой процедуре проходят электронные проверки налоговой? Может ли служба запрашивать бумажные документы и если да, то в каких случаях? Когда электронные проверки станут реальност...
Использование электронных цифровых ключей: актуальные вопросы и ответы
views 64
Использование электронных цифровых ключей: актуальные вопросы и ответы Специалисты ГУ ГФС в Закарпатской области информируют о различных нюансах, которые могут возникать у владельцев электронной цифровой подписи, и их решения. Возможно ли осуществ...
7 причин внедрить в компании электронный документооборот
views 149
7 причин внедрить в компании электронный документооборот Тысячи актов и договоров, счета, другие документы компании – это тонны, которые нужно хранить. И это реалии почти всех компаний в нашей стране. Однако все чаще предприниматели делают выбор в ...
ТОП-6 мифов об электронном документообороте и почему в них не стоит верить

Подписаться на рассылку свежих новостей