Чому я віддала перевагу електронному документообігу. Особистий досвід аудитора - Я – Бухгалтер
Print Friendly and PDF
Чому я віддала перевагу електронному документообігу. Особистий досвід аудитора
Чому я віддала перевагу електронному документообігу. Особистий досвід аудитора

Публікується мовою оригіналу

Экономия денег, оптимизация бизнес-процессов, освобождение сотрудников от рутинной работы – те преимущества, из-за которых на электронный документооборот переходят компании. А почему онлайн-обмен документами выбирают отдельные сотрудники? Какие нюансы стоит учитывать уже при выборе самого сервиса? Рассказывает аудитор ТОВ «АФ «Регистр» Наталия Соболь.

Первый опыт

Компания, где я занимаюсь учетом, обменивается документами со многими контрагентами – сейчас их более 300. Каждый месяц всем им нужно готовить и высылать много первичных документов. Это трудоемкий процесс, и как только я услышала о сервисах, которые могут упростить и ускорить эту работу, я сразу начала интересоваться и узнавать о них больше.

Наш первый опыт внедрения электронного документооборота был связан с популярной бухгалтерской программой M.E.Doc. Но сложность заключалась в том, что не только нам, но и нашим контрагентам для работы с документами и обменом нужно было устанавливать программу на свои компьютеры. Далеко не все партнеры были согласны это делать, поэтому обмениваться электронными документами у меня получалось только с частью контрагентов.

Переход на облачный сервис

Через некоторое время коллега, которая работает в компании с большим количеством контрагентов и, соответственно, множеством документов, рассказала о другом сервисе – “Вчасно”. Она хорошо отзывалась о нем, и после ее совета я решила потестировать этот сервис.

Практика показала, что начать работу со “Вчасно” совсем просто. Чтобы зарегистрироваться в системе, достаточно было ввести свой e-mail, пароль и электронный ключ. А уже в процессе работы выяснилось, что команда проекта учитывает особенности документооборота компаний-клиентов и может предлагать индивидуальные решения.

Важным преимуществом при выборе “Вчасно” стало то, что сервис не требует установки совершенно никакого программного обеспечения. В сервисе можно работать просто через браузер, не конфликтовал с особенностями защиты данных в компании и корпоративной политики. К тому же, стало значительно проще перевести на электронный документооборот большинство контрагентов.

Еще важным преимуществом “Вчасно”, которое нужно отметить, является импорт документов непосредственно в сам сервис из программы 1С. Когда приходится работать с большим количеством документов, эта функция принципиально важная.

Три “за” электронный документооборот для компаний

Уже некоторое время обмениваясь документами онлайн, могу назвать как минимум три существенных преимущества электронного документооборота, которые важны для каждой компании.

Первое – значительная экономия времени. Опять же опыт: раньше на подготовку документов для трех сотен контрагентов (распечатать, подписать, вложить в конверты), а также их отправку мне приходилось тратить несколько дней. Теперь же работу подобного объема удается сделать за несколько часов.

Второе – возможность оперативно внести правки. Если вдруг в документе были обнаружены неточности, ваш контрагент сообщит вам об этом непосредственно в сервисе. И как только вы увидите уведомление, то сразу сможете внести правки и отправить правильную версию.

Третье – экономия средств. Электронный документооборот сразу исключает процесс печати документа, соответственно, значительно снижается расход бумаги и краски для принтера. Когда отпадает необходимость в конвертах, услугах курьера или почтовых пересылках, средства экономятся и на этом этапе.

Но пока электронный документооборот применять в ежедневной работе готовы не все. Кто-то не доверяет электронным документам из-за опасений, что в случае проверки фискальной службой могут возникнуть проблемы, хотя сама служба утверждает: Налоговый кодекс Украины уже предусматривает проведение проверок онлайн. Есть компании, которые просто привыкли к обмену бумажными документами и не готовы менять свои привычные процессы.

Но я думаю, что массовый переход на электронный документооборот – это вопрос времени. Даже если сегодня знают об этой возможности и используют ее преимущественно больше компании, которые идут в ногу с технологиями, то в ближайшее время, надеюсь онлайн-обмен документами превратиться в тренд. Многие смогут лично оценить преимущества технологии и с ее помощью сделают свои процессы быстрыми, простыми и эффективными.

Читайте также

Роздрукований електронний проїзний квиток не вважається розрахунковим документом
views 62
Роздрукований електронний проїзний квиток не вважається розрахунковим документом Розрахунковий документ – це документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт прод...
Про підписання податкової звітності без застосування ЕЦП-печатки
views 62
Про підписання податкової звітності без застосування ЕЦП-печатки Публікується мовою оригіналу ГФС в индивидуальной налоговой консультации от 31.07.2018 г. № 3341/6/99-99-08-02-01-15/ІПК разъясняет, что в соответствии с п. 3 разд. II Порядка обмена...
Фізособа отримала ЕЦП: чи можна скористатись ним як ФОП
views 133
Фізособа отримала ЕЦП: чи можна скористатись ним як ФОП Фізичні особи, які не є самозайнятими особами, автоматично вважаються суб'єктами електронного документообігу та мають право подавати електронні документи до контролюючих органів виключно з вик...
Скасовується необхідність дублювати на паперовому носії електронний документ
views 95
Скасовується необхідність дублювати на паперовому носії електронний документ Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо використання печаток юридичними особами та фізичними особами – підприємцями» від 23.03.2017 р....
Правом засвідчувати паперові копії електронних доказів пропонують наділити нотаріусів
views 177
Правом засвідчувати паперові копії електронних доказів пропонують наділити нотаріусів У Верховній Раді зареєстровано законопроект, яким пропонується надати право робити паперові копії електронних доказів та їх засвідчення нотаріусу 17 квітня...
Чому я віддала перевагу електронному документообігу. Особистий досвід аудитора обновлено: Травень 23, 2018 автором: admin
Чому я віддала перевагу електронному документообігу. Особистий досвід аудитора

Підписатися на розсилку свіжих новин

Узнать подробнее о газете


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы





Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы






Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся журнала

 






Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Узнать подробнее о журнале


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на ваши вопросы






Заказать обратный звонок


Чтобы узнать подробнее об услугах и продуктах семейства “1С” от компании “Soft-Terra” оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время





Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса






Узнать подробнее о сервисе


Оставьте ваши контактные данные. Мы обязательно вам перезвоним и ответим на все ваши вопросы, касающиеся сервиса





Получить бесплатный доступ к Интерактивной бухгалтерии на 72 часа


Заполните заявку для связи с менеджером
 








Получить пробный доступ к Аверс-Бухгалтерии


Доступ предоставляется на 2 недели
Заполните заявку для связи с менеджером.
 






Получить тестовый доступ к информационно-правовым системам ЛИГА:ЗАКОН


Заполните заявку для получения свободного доступа к максимально полной информационно-правовой системе – системе ГРАНД
Доступ предоставляется на 24 часа







Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера








 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “ЮРИСТ&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Заказ доступа к демо-номеру электронного издания “ВЕСТНИК МСФО”


Заполните заявку для связис с менеджером.
Помимо демо-номера вам станут доступны для просмотра следующие модули: Законодательство Украины, Правовая картина дня, Новации, Календарь юриста и Календарь бухгалтера







 

Приобрести информационно-правовую систему ГРАНД


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ПРАЙМ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему БУХГАЛТЕР ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ ПРОФ


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести информационно-правовую систему ЮРИСТ


Заполните заявку для связи с менеджером







 

Приобрести 1С, ИТС


Заполните заявку для связи с менеджером






Приобрести Сонату


Заполните заявку для связи с менеджером






Попробовать YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером







Приобрести YOU CONTROL


Заполните заявку для связи с менеджером

Получить тестовый доступ к системе CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером
Доступ предоставляется на 48 часов
Количество доступных к просмотру карточек контрагентов – 20
Количество компаний, которых можно взять на мониторинг – 2








 

Приобрести систему CONTR AGENT


Заполните заявку для связи с менеджером







Получить тестовый доступ к системе VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером








 

Приобрести систему VERDICTUM


Заполните заявку для связи с менеджером







Заказать обратный звонок


Оставьте ваши контактные данные и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время






Подписка на электронное издание “БУХГАЛТЕР&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером








Подписка на бухгалтерский сервис “Интерактивная бухгалтерия”


Заполните заявку для связи с менеджером








Подписка на электронный еженедельник “Бухгалтер 911”


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание “Налоги и бухгалтерский учет”


Заполните заявку для связи с менеджером
 

Подписка на электронное издание “Дебет-Кредит”


Заполните заявку для связи с менеджером







или

Сформируйте счет на оплату по выбранному тарифу:

Тариф “Мой ассистент”                Тариф “Эксперт”               Тариф “Профи”

Подписка на электронное издание “Аверс-Бухгалтерия”


Заполните заявку для связи с менеджером







Подписка на электронное издание “Справжня бухгалтерська газета”

Подписка на электронное издание “ВЕСТНИК МСФО”


Заполните заявку для связи с менеджером








Подписка на электронное издание “ЮРИСТ&ЗАКОН”


Заполните заявку для связи с менеджером








Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 1 месяц   Сформировать счет на 3 месяца  Сформировать счет на 6 месяцев  Сформировать счет на 12 месяцев

Сформировать счет на 3 месяца          Сформировать счет на 6 месяцев          Сформировать счет на 12 месяцев

Получить бесплатный ознакомительный доступ к “Дебет-Кредит”

Заполните заявку для связи с менеджером







Получить персональную консультацию

по учету, оплате труда и налогообложению


Стоимость услуги от 75 грн!

Заполните заявку для получения консультации








Прикрепить файл:



На указанный вами email будет отправлен счет. После получения оплаты наши эксперты без промедления приступят к подготовке ответа.

Консультации предоставляются только в письменной форме. Подробнее об услуге – тут

Хорошего настроения! 🙂

Зарегистрироваться на вебинар “Проверки Гоструда на практике”


Вебинар состоится 29 марта 2017 г. с 15:00 до 17:00.
Стоимость – 360 грн







Приобрести ipLex


Заполните заявку для связи с менеджером






Актуальна база законодавства із мільйонами документів та роз’яснень • Судові рішення • Договірна робота • Бухоблік та оподаткування • Перевірка та моніторинг контрагентів

В одному пакеті ви отрумаєте інформаціно-правову базу, бухгалтерське видання і сервіс моніторингу контрагентів за мегапривабливою ціною! Деталі – тут






Приобрести Report


Заполните заявку для связи с менеджером








Придбати TaxLink


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером








Спробувати TaxLink безкоштовно


Заповніть заявку для зв’язку з менеджером







Спробувати електронний документообіг “Вчасно”

(30 документів в місяць – БЕЗКОШТОВНО)

від 100 документів – 0,90 грн за документ

Отримувач документів не сплачує нічого!