Print Friendly and PDF

komandirovka-1-6-1-610x291

Із 1 січня 2015 року ст. 14 ПКУ не містить визначення витрат, а розділ ІІІ ПКУ ― умов віднесення до податкових витрат. Саме ця податкова категорія допомагала раніше визначити бухгалтеру: чи включати витрати, понесені у відрядженні, до податкових витрат і чи підлягають вони обкладенню ПДФО? А надміру витраченими коштами у відрядженні визнавали кошти, видані під звіт і не повернені в установлений строк. Тож раніше витрати у відрядженні, які не потрапили до складу податкових витрат, і ставали об’єктом оподаткування. Минулого року все змінилося, тому з’ясуймо, які витрати з понесених у відрядженні нині є неоподатковуваними, а які оподатковуються

Оподатковувані й неоподатковувані витрати у відрядженні

Для зручності відобразимо інформацію про витрати у відрядженні в таблиці із зазначенням умов, за недотримання яких указані витрати обкладаються ПДФО та військовим збором.

Таблиця

Оподатковувані й неоподатковувані витрати в відрядженні


з/п
Види витрат у відрядженні Обкладення витрат у відрядженні ПДФО та військовим збором:
за яких умов і в якому розмірі НЕ оподатковуються за яких умов і в якому розмірі оподатковуються
1 Добові витрати у межах розмірів, визначених абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ:у межахУкраїни — не більш ніж 275,60 грнпоза її межами — не більш ніж 1033,50 грн― за наявності наказу, інших підтвердних документів* і відміток Держприкордонслужби (для закордонних відряджень до країн із візовим режимом) суми добових, що перевищують: у межах України — 275,60 грн, поза її межами — 1033,50 грн (за наявності наказу та підтвердних документів), а також добові в повній сумі, якщо немає наказу про відрядження, підтвердних документів чи відміток Держприкордонслужби (для закордонних відряджень до країн із візовим режимом)
2 Проїзд (у т.ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження (у т.ч. на орендованому транспорті) за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у т.ч. електронних квитків за наявності посадкового талона й документа про сплату за всіма видами транспорту, у т.ч. чартерних рейсів за відсутностітранспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій) чи електронного квитка разом із посадковим талоном, а також документа про оплату. За відсутностіпідтвердних документів ― підстав для відшкодування витрат немає, але підприємство може їх компенсувати як додаткове благо
3 Оплата вартості проживання в готелях (мотелях), а також уключених до таких рахунків витрат на харчування, на найм інших жилих приміщень за наявності рахунків**, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у т.ч. бронювання місць у місцях проживання за відсутності рахунків про сплату й розрахункових документів (можна компенсувати як додаткове благо)
4 Побутові послуги: прання, чищення, лагодження й прасування одягу, взуття чи білизни за відсутності рахунків про сплату та розрахункових документів (можна компенсувати як додаткове благо)
5 Оплата телефонних розмов якщо їх включено до рахунків із готелів або підтверджено іншим розрахунковим документом за відсутності рахунківпро сплату та розрахункових документів, а також у разі перевищення встановлених лімітів (можна компенсувати як додаткове благо)
6 Оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз) за наявності підтвердних документів** за відсутності підтвердних документів та розрахункових документів
7 Обов’язкове страхування за наявності страхових полісів і за умови, якщо згідно із законами країни відрядження чи країни, територією якої здійснюється транзитний рух до країни відрядження,передбачено обов’язкове страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів) якщо законами країн відрядження чи країн, через які здійснюється транзитний рух, не передбачено обов’язкове страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи цивільної відповідальності, якщо використовуються транспортні засоби (можна компенсувати як додаткове благо)
8 Інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у т.ч. будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат за наявності підтвердних документів** за відсутності будь-яких підтвердних документів (можна компенсувати як додаткове благо)
9 Вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів

 

включаються до оподатковуваного доходу (можна компенсувати як додаткове благо)
10 Суми чайових коли суми таких чайовихвключаються до рахунказгідно із законами країни перебування якщо суми таких чайовихне включаються до рахунка згідно із законами країни перебування (можна компенсувати як додаткове благо)
11 Плата за видовищні заходи уключаються до оподатковуваного доходу (можна компенсувати як додаткове благо)
* Тобто для підтвердження витрат потрібен передусім наказ про відрядження, а для закордонних відряджень у країни з візовим режимом — іще й відмітки в паспорті. Решта документів (за наявності) мають підтверджувати перебування працівника у відрядженні у визначений наказом строк.
** Також потрібні розрахункові документи, що підтверджують оплату витрат у відрядженні.

Також до категорії оподатковуваних потраплять усі витрати, понесені у відрядженні, якщо немає підтвердження зв’язку такого відрядження (а отже, і витрат) із господарською діяльністю підприємства.

Зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, можна підтвердити такими документами: запрошенням сторони, що приймає, діяльність якої збігається із діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеним договором чи контрактом; іншим документом, який установлює чи засвідчує бажання встановити цивільно-правові відносини; документами, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (абз. 16 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). Але це не виключний перелік.

Однак відсутність зв’язку відрядження з госпдіяльністю наразі не впливає на віднесення до понесених у відрядженні витрат, на витрати у бухгалтерському обліку.

Нагадаємо: п. 7 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі ― Інструкція про відрядження), містить абзаци, де прописали: якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження:

  • за дозволом керівника береться до уваги затримка у відрядженні на вихідні, святкові й неробочі дні;
  • працівнику компенсують лише витрати на проїзд із місця відрядженнядо місця постійної роботи, але водночас за дні затримки не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житла тощо;
  • водночас для бюджетних установ строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не може перевищувати строків відрядження, установлених постановою КМУ від 02.02.2011 р. № 98(далі ― Постанова № 98).

Але можливість компенсувати витрати на проїзд, якщо дата на транспортному квитку не збігається із датою прибуття, госпрозрахункові підприємства повинні передбачити в положенні про відрядження.

Зауважимо, у підкатегорії 103.17 системи «ЗІР» раніше було роз’яснення податківців щодо схожої ситуації, де вони зазначали, що в цьому випадку вартість квитка вважається додатковим благом й оподатковується. Воно переведено в категорію нечинних із 11.09.2015 р., тобто з моменту внесення наведених вище змін до Інструкції про відрядження.

Чи включаються до авансового звіту оподатковувані витрати

Працівник, який повернувся з відрядження, повинен відзвітувати за витрачені у відрядженні кошти, оформивши авансовий звіт. На зворотному боці бланка авансового звіту він має зазначити всі документи, які підтверджують витрати у відрядженні (або на господарські потреби) із розшифровкою дати, суми, кому та за що заплачено.

Отже, виходить, що до авансового звіту включаються всі документально підтверджені витрати у відрядженні. Проте виникає запитання щодо розміру суми добових витрат для їх включення до авансового звіту. Адже для визнання добових витрат у бухобліку наразі не діє обмеження, установлене абз. 5 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, воно передбачене лише з метою обкладення добових ПДФО. Тому за наявності підтвердних документів добові витрати включаються до авансового звіту в повній сумі. Детальніше про заповнення авансового звіту ― у матеріалі «Авансовий звіт: правила складання» газети № 164/2016.

Але сума перевищення підлягає обкладенню ПДФО. Читайте про це в матеріалі«Надміру витрачені кошти у відрядженні: облік й оподаткування» газети № 163/2016.

Якщо ж аванс на відрядження не видавався чи підтвердні документи відсутні (або вони оформлені неналежним чином), то не підтверджені документально витрати у відрядженні — за умови компенсації працівникові таких витрат як додаткове благо — не включають до авансового звіту й обкладають ПДФО й військовим збором на підставі пп. 164.2.17 ПКУ.

Витрати в бухобліку: якщо не заборонено — то дозволено?

Нині визнання витрат відбувається відповідно до П(С)БО 16 «Витрати», і воно жодним чином не пов’язане з обкладенням ПДФО та військовим збором. Особливості оподаткування витрат, понесених у відрядженні, наразі визначає суто п. 170.9 ПКУ, до якого просто перенесли частину тексту з колишнього пп. 140.1.7 ПКУ (у редакції ПКУ до 01.01.2015 р.).

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій (ч. 1 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV). Первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, визначені п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88).

До Звіту про використання коштів, виданих на відрядження чи під звіт, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841 (далі — авансовий звіт), включаються лише документально підтверджені витрати, а на його зворотному боці наводять перелік таких документів (номер, дата, зміст, сума), а також додаються самі документи.

Однак для відшкодування витрат у відрядженні підтвердними є тільки розрахункові документи, визначені абз. 17 ст. 2 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р.№ 265/95-ВР (далі — Закон про РРО) і Положенням про форму та зміст розрахункових документів, затвердженим наказом Мінфіну від 21.01.2016 р. № 13 (далі — Положення № 13).

У разі відсутності розрахункових (підтвердних) документів понесені за ними витрати немає підстав відносити до витрат на відрядження (залежно від певної категорії персоналу, направленого у відрядження) ― у дебет рахунків 23 «Виробництво»91 «Загальновиробничі витрати»92 «Адміністративні витрати»93 «Витрати на збут». Такі не підтверджені розрахунковими документами витрати у відрядженні (окрім добових у межах граничних норм) і суми перевищення граничних сум добових п. 170.9 ПКУ називає надміру витраченими коштами, які відносять на витрати в дебет субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Зверніть увагу

Керівник підприємства вправі встановити обмеження для витрат у відрядженні розпорядчим актом або положенням про відрядження (див. лист ДПСУ від 27.04.2011 р.№ 11953/7/15-0317). У разі перевищення ліміту витрат відрядженим працівником суму перевищення можуть не визнати витратами, адже рішення про збільшення ліміту витрат і можливість їх компенсації теж приймає керівник.

Отже, тепер немає обмеження щодо віднесення витрат, понесених у відрядженні, до витрат у бухгалтерському обліку. Але залежно від того, чи є такі витрати надміру витраченими, їх відносять у бухгалтерському обліку до різних видів витрат і на різні субрахунки. Тому розберімося з підтвердними документами для визнання витрат у відрядженні в бухгалтерському обліку.

Які документи підтверджують витрати у відрядженні

Первинні документи ― документи, створені в письмовій або електронній формі, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення (п. 2.1 Положення № 88). Як мовилося раніше, під час складання первинних документів має бути дотримано вимог щодо обов’язкових реквізитів, передбачених п. 2.4 Положення № 88, такі документи і є підставою для записів у бухгалтерському обліку.

Що буде підтвердним документом для визнання в бухобліку добових витрат?

Для виплати добових витрат потрібні наказ про відрядження й інші розрахункові документи, що підтверджують витрати у відрядженні, які засвідчують фактичне перебування працівника у відрядженні. Однак, чи достатньо буде для визнання добових витрат одного наказу про направлення у відрядження?

Якщо, наприклад, працівник відбув на один день у відрядження на власному чи службовому автомобілі, то жодних документів, окрім наказу про відрядження, не буде. А розрахункові документи, що підтверджують придбання пального (і подорожній лист на службове авто, якщо такий документ передбачений обліковою політикою підприємства), він не зобов’язаний додавати до авансового звіту. Цілком логічно, що в цьому випадку достатньо буде наказу про відрядження та затвердженого керівником авансового звіту, із чим погоджується також Мінфін у листі від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433.

Але при документальному підтвердженні інших витрат у відрядженні слід урахувати таке:

  • первинними документами є транспортні квитки, електронні квитки(за наявності посадкового талона)багажні квитанції, страхові поліси, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника тощо (див. лист Мінфіну від 04.05.2011 р. № 31-07230-16-25/11433, лист ДПСУ від 27.04.2011 р. № 11953/7/15-0317);
  • розрахунки готівкоюу відрядженні, у т.ч. за найм житла, для включення їх до авансового звіту мають бути підтверджені відповідним розрахунковим документом (одного готельного рахунка недостатньо).

Розрахунковим документом називають документ установленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ тощо), що підтверджує зокрема факт продажу товарів, надання послуг, надрукований і зареєстрований у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну (абз. 17 ст. 2 Закону про РРО). За відсутності розрахункових документів навіть суд не вбачає підстав для відшкодування витрат, понесених у відрядженні. Так, у випадку коли як підтвердження витрат у відрядженні надано документ, що не є розрахунковим, такі суми визнають надміру витраченими (див. ухвалу Вищого адміністративного суду України від 11.07.2013 р. за справою № 2а-5212/11/1070).

Але в цьому разі працівникові можуть компенсувати не підтверджені документально витрати як додаткове благо. Це можливо, коли витрати не включені до авансового звіту через відсутність підтвердних документів або через їх невідповідність установленим вимогам. Однак тоді з наданої суми додаткового блага теж доведеться утримати ПДФО та військовий збір.

Розрахункові документи для проїзду в транспорті

Розрахунковим документом для оплати проїзду на залізничному транспорті є посадковий документ, перевізний документ, документ на послуги, документ на повернення,роздруковані на паперовому носії (п. 5.6 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого наказом Мінінфраструктури, Міндоходів від 30.05.2013 р.№ 331/137далі ― Порядок № 331/137). Також розрахунковим документом є візуальна форма роздрукованого посадкового документа — електронного проїзного (перевізного) квитка — з обов’язковим елементом документа (унікальним кодом), а ось бланк замовлення не є розрахунковим документом і не може підтвердити понесені витрати на оплату проїзду (абз. 7 і 13 п. 1.4 Порядку № 331/137).

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового чи платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунка, квитанція до прибуткового касового ордера); роздруківка на папері частини електронного авіаквитка із зазначеним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира (лист Мінфіну від 19.12.2013 р. № 31-07230-16-10/36949).

Для проїзду в автобусах загального типу (маршрутних таксі) розрахунковими документами є типові форми квитків, установлені наказом Мінтрансзв’язку від 25.05.2006 р.№ 503 (далі — Наказ № 503), зокрема, для:

  • міжміських перевезень призначено форми квитків (тип I, тип II, тип III, тип IV), наведені в додатку 1 до наказу Наказy № 503);
  • приміських ― форми квитків (тип ПА-I, тип ПА-II, тип ПА-I), наведені в додатку 2 доНаказу № 503;
  • міських ― форми квитків (тип МА-I, тип МА-II, тип МА-III), наведені в додатку 3 до Наказу № 503.

Витрати на проїзд і проживання надав підприємець

На практиці доволі поширене надання підприємцями послуг із перевезення та послуг із проживання. Тому відряджені працівники користуються їхніми послугами, але надто часто виникають запитання: які документи мають підтверджувати надання послуг підприємцем і чи є підприємство в цьому випадку податковим агентом у частині відображення у звітності сплачених підприємцю коштів за надані послуги?

Зверніть увагу

Без застосування РРО можуть здійснювати готівкові операції платники єдиного податку груп 2 і 3 (фізособи-підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000000 грн.

Оплата послуг із проживання. Якщо відряджений працівник скористався послугами підприємця з проживання, слід узяти до уваги таке:

  • при оплаті готівкою за надані ним послуги з проживання підприємець не може виписувати прибутковий ордер і видавати його корінецьяк підтвердження проведених готівкових розрахунків;
  • готельний рахунок, виписаний підприємцем, без розрахункового документа не може підтвердити понесені витрати у відрядженні;
  • для підтвердження витрат, понесених працівником під час відрядженнявін має надати, окрім рахунків готелів, проїзних квитків, видаткових накладних, інших первинних документів, також документи, що підтверджують здійснені готівкоючи за допомогою платіжних карток розрахунки, а саме: фіскальні касові чеки, розрахункові квитанції, спрощені розрахункові квитанції, чеки банкомата, сліпи, квитанції платіжних терміналів тощо.

Такої позиції щодо підтвердження витрат на проживання у відрядженні, наданих підприємцем, дотримуються й суди (див. ухвалу Житомирського апеляційного адміністративного суду від 03.07.2014 р. за справою № 806/604/14, ухвалу ВАСУ від 17.02.2015 р.№ К/800/40262/14 за справою № 806/604/14).

Окрім того, абз. 17 ст. 2 Закону про РРО називає розрахунковим документом товарний чек, але його форму не встановлено, хоча на практиці його використовують. Із тим, щотоварний чек (за наявності в ньому всіх обов’язкових реквізитів) може виступати розрахунковим документом, погоджується й ДПАУ в листі від 27.04.2011 р. № 7966/6/23-7015/515. Водночас вона наголошує, що для визначення його як розрахункового документа він має відповідати вимогам, установленим для інших розрахункових документів, тобто в товарному чеку слід указати: назву господарської одиниці, адресу господарської одиниці, загальну суму ПДВ за всіма зазначеними в чеку товарами (для платників ПДВ), кількість, вартість придбаних товарів, вартість одиниці виміру товарів, найменування товарів, загальну вартість придбаних товарів, дату (день, місяць, рік) проведення розрахункової операції, підпису особи, що здійснює розрахунки. Однак у роз’ясненні йдеться про товар, а не про послуги.

Послуги з перевезення. Оскільки підприємці надають такі послуги як на приміських маршрутах, так і на міжміських, то відряджені працівники доволі часто користуються послугами підприємців-перевізників.

Для пасажира (відрядженого працівника), що скористався послугами автомобільного пасажирського транспорту, підтвердним документом є квиток на проїзд в автобусі (абз. 4 ч. 2 ст. 39 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III).

Квиток на проїзд ― документ установленої форми, який підтверджує факт укладення договору перевезення (пп. 10 п. 2 Правил надання послуг пасажирського автомобільного транспорту, затверджених постановою КМУ від 18.02.1997 р. № 176).

У бланки квитків друкованим способом уноситься вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхова сума (п. 2Наказу № 503).

Спеціалісти ДФС у підкатегорії 109.02 системи «ЗІР» наголошують, що фізособи-підприємці (платники єдиного податку), які здійснюють перевезення пасажирів, не зобов’язані застосовувати розрахункові книжки та книги обліку розрахункових операцій, а повинні видавати відповідні документи за формою, затвердженою Наказом  № 503.

Отже, факт надання послуг із перевезення підприємцем-перевізником підтверджується квитками на проїзд у пасажирському транспорті загального користування за формами, передбаченими Наказом № 503.

Чи потрібно підтверджувати підприємницький статус, якщо послуги з проживання чи перевезення відрядженому працівнику надавав підприємець?

ДФС у минулорічних роз’ясненнях наголошувалау разі отримання послуг від підприємців-єдинників достатньо на дату виплати доходу перевірити інформацію про них у згаданому вище реєстрі (підкатегорія 107.12 системи «ЗІР», лист ДФС від 11.12.2015 р.№ 26417/6/99-99-17-03-03-15).

Але у випадку, коли підприємство лише компенсує витрати працівника на відрядження, податківці вважають, що у формі № 1ДФ не потрібно відображати суму, сплачену підприємцю відрядженим працівником.

Отже, підприємство, яке направило працівника у відрядження, фактично не має жодних господарських відносин із підприємцем, послугами якого скористався відряджений працівник (оскільки він ними скористався як фізособа). Адже підприємство (юрособа) жодних договорів із підприємцем не укладало й розрахунків із ним не проводило, тобто фактичної виплати (нарахування) доходу підприємцю не відбувалося. А отже, воно в цьому випадку не є податковим агентом.

Ольга СМОЛІНА,

бухгалтер-експерт
газети «Інтерактивна бухгалтерія»

Джерело: Інтерактивна бухгалтерія

Дозволені витрати у відрядженні й підтвердні документи

Залишити відповідь

Підписатися на розсилку свіжих новин