Print Friendly and PDF
Заменили справку на больничный лист: начисляем, облагаем, отражаем в отчетности
Заменили справку на больничный лист: начисляем, облагаем, отражаем в отчетности

В апреле 2017 года наш работник предоставил из больницы справку о временной нетрудоспособности по форме № 036/о (30.03.2017 г. — 05.04.2017 г.). Выдача такой справки вместо больничного лис­та была обусловлена отсутст­вием в больнице бланков последнего, которую мы соответственно не оплачивали. В сентябре в больницах и поликлиниках региона выдача больничных листов установленной формы возобновилась. Работник, заменив справку на больничный лист, предоставил его на работу для оплаты. Подскажите, как рассчитывать больничные в таком случае? Как отразить их в отчетности: ЕСВ-отчете и налоговом расчете по форме № 1ДФ?

Оформляем документы. После обмена справки на листок нетрудоспособности нужно внести некоторые исправления в табель учета рабочего времени. Период, на который была выписана справка работнику, замените на нужную кодировку: «НН» (неоплачиваемую временную нетрудоспособность) на «ТН» (оплачиваемую временную нетрудоспособность). Ведь теперь временная нетрудоспособность будет оплачиваться. Далее комиссия по соцстрахованию, созданная на предприятии, должна принять решение об оплате такого больничного листа. И, как следствие, составить соответствующий протокол.

Рассчитываем больничные. При расчете средней зарплаты для оплаты больничного расчетным периодом будут 12 календарных месяцев или фактически отработанные месяцы (с 1-го по 1-е число), предшествующие месяцу наступления страхового случая (п. 25 Порядка № 1266*). Если работник состоял в трудовых отношениях меньше календарного месяца, то расчетным периодом являются фактически отработанные календарные дни до даты начала болезни.

Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

В рассматриваемой ситуации страховой случай у работника наступил в марте 2017 года. Значит, расчетным периодом для него будут 12 календарных месяцев, предшествующих марту: март 2016 года — февраль 2017 года.

Месяцы, на протяжении которых работник трудился с момента предоставления справки и до дня предъявления больничного листа (предоставленного взамен справки), в расчете больничных не участвуют!

Далее расчет больничных осуществляйте по обычной схеме.

Помните, что при расчете больничных необходимо учитывать ограничения, установленные ч. 2 ст. 24 и п. 1 ч. 4 ст. 19 Закона № 1105**.

** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

Так, для работников, чей страховой стаж за последние 12 месяцев перед месяцем болезни составил меньше 6 месяцев, сумма больничных в расчете на месяц не может превышать размер минзарплаты, установленной законом в месяце наступления страхового случая (п. 1 ч. 4 ст. 19 Закона № 1105).

На протяжении всего 2017 года действует один размер минзарплаты — 3200 грн.

А согласно ч. 2 ст. 24 Закона № 1105 общая сумма больничных в расчете на месяц ограничивается максимальной величиной базы взимания ЕСВ, установленной в последнем месяце расчетного периода.

Максимальная величина базы взимания ЕСВ равна 25 размерам прожитминимума для трудоспособных лиц (п. 4 ч. 1 ст. 1 Закона о ЕСВ). А это значит, что размер максимальной суммы больничных в течение года несколько раз повышается.

01.01.2017 г. — 30.04.2017 г. — 40000 грн.; 01.05.2017 г. — 30.11.2017 г. — 42100 грн.; 01.12.2017 г. — 31.12.2017 г. — 44050 грн.

Облагаем НДФЛ, военсбором, заполняем ф. № 1ДФ. НКУ относит больничные к зарплате (см. п.п. 169.4.1). Следовательно, их сумму в общей сумме зарплаты за месяц:

— учитываем при определении предельного размера дохода, который дает право на налоговую социальную льготу (НСЛ);

— облагаем НДФЛ (ставка 18 %) и военсбором (ставка 1,5 %).

Для целей правильного налогообложения больничные прошлых периодов, начисленные в текущем периоде, относят к месяцам, за которые они начислены. Основание — абз. 3 п.п. 169.4.1 НКУ.

Так, для сравнения с предельным размером дохода, который дает право на применение НСЛ, больничные за март и апрель, начисленные в сентябре, отнесите к месяцам, за которые они начислены (к марту и апрелю). После этого общую сумму зарплаты и за март, и за апрель с учетом начисленных больничных сравнивайте с предельным размером дохода (в 2017 году — 2240 грн., или кратно количеству детей).

Если до начисления «запоздавших» больничных доход марта и апреля позволял работнику воспользоваться НСЛ, а после такого начисления оказалось, что общий размер дохода, который дает право на ее применение, превышен, то НДФЛ нужно доначислить и доудержать.

В ф. № 1ДФ больничные за прошлый период, начисленные в текущем отчетном квартале, отражаем в общей сумме зарплаты, которая начислена за отчетный квартал.

Признак дохода — «101».

Начисляем ЕСВ. Заполняем ЕСВ-отчет. Начисляя ЕСВ, сумму больничных следует отнести к тем месяцам, за которые они начислены. При этом напомним, что в случае начисления «переходящих» больничных работодатели применяют особый порядок выполнения требования об уплате ЕСВ с фактической базы начисления ЕСВ, но не ниже минзарплаты. Так, если общий доход за отчетный месяц неизвестен в связи с тем, что работник болел, а листок нетрудоспособности не предоставлен (выписана справка), ЕСВ начисляют на фактическую базу начисления. После предоставления листка нетрудоспособности и начисления больничных их суммы для целей сравнения с минзарплатой «разбрасывают» по месяцам, за которые они начислены.

См. письмо ГФСУ от 02.02.2017 г. № 1925/6/99-99-13-02-01-15.

Если после распределения больничных база начисления ЕСВ за прошлый месяц будет ниже минзарплаты, установленной законом на такой месяц, нужно определить разницу между этими величинами (допбазу ЕСВ) и начислить на нее ЕСВ.

В то же время, если, получив справку от работника, вы не уверены в том, что он в дальнейшем принесет замену в виде больничного листа, то вы можете подстраховаться и сразу начислить ЕСВ на минзарплату. Если работник все же принесет больничный, то при начислении больничных за этот месяц (месяцы) в отношении ЕСВ нужно будет осуществить корректировку: начислить ЕСВ на сумму больничных и откорректировать ЕСВ, начисленный на допбазу.

Перейдем к заполнению ЕСВ-отчета. Внимание на таблицу 6. Заполняя ее по работнику, принесшему больничный лист за прошлые периоды, учитываем следующие правила:

1) «запоздавшие» больничные нужно отражать в Отчете по форме № Д4 за тот отчетный месяц, в котором они были фактически начислены;

П.п. 3 п. 3 разд. IV Инструкции № 449***, п. 9 разд. IV Порядка № 435****.

*** Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование от 20.04.2015 г. № 449.

**** Порядок формирования и предоставления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

2) по больничным формируем столько строк, на сколько месяцев приходится период временной нетрудоспособности;

3) суммы больничных распределяем пропорционально дням болезни, приходящимся на каждый месяц болезни, указывая в графе 9 код категории застрахованного лица «29»;

Если болел работник-инвалид — «36».

4) месяц, на который приходятся дни временной нетрудоспособности, проставляем в графе 11, а количество календарных дней болезни в этом месяце — в графе 13;

5) графу 15 по строке с больничными заполняем только в том случае, если в месяце, за который начислены больничные, работнику не начислялась зарплата.

В графе 17 указываем начисленную работнику сумму больничных за соответствующий месяц, а в графе 18 — сумму, которая вошла в базу начисления ЕСВ в пределах максимальной величины базы начисления ЕСВ. В графе 21 проставьте сумму ЕСВ, которую вы начислили на больничные. Графы 22 — 25 заполняйте в общем порядке.

Отражение допбазы ЕСВ будет зависеть от того, какую позицию в отношении начисления ЕСВ в месяце предъявления работником справки вы выбрали.

Позиция 1 — в месяце предъявления справки вы начислили ЕСВ на фактический доход, а после начисления больничных доход за этот месяц оказался ниже минзарплаты, установленной законом на такой месяц. В этом случае в таблице 6 ЕСВ-отчета за текущий отчетный месяц, помимо строк с зарплатой за текущий месяц и больничными за прошлые периоды, нужно заполнить строку с допбазой ЕСВ за месяц болезни и начисленным на нее ЕСВ.

Позиция 2 — в месяце, в котором болел работник, вы начислили ЕСВ на фактический доход, а также начислили ЕСВ на допбазу, а после начисления больничных осуществили перерасчет ЕСВ: начислили ЕСВ на сумму больничных и откорректировали ЕСВ, начисленный на допбазу. При таком варианте отражения ЕСВ в таблице 6 ЕСВ-отчета вам нужно «снять» ранее показанную допбазу (или ее часть) и начисленный на нее ЕСВ. Для этого, помимо строк с зарплатой за текущий месяц и больничными за прошлые периоды, нужно заполнить строку с допбазой ЕСВ за месяц болезни и начисленным на нее ЕСВ, но при этом:

— в графе 9 («код категорії ЗО») поставить «01»;

— в графе 10 («код типу нарахувань») указать «3» (КТН уменьшения базы начислення ЕСВ);

— в графе 11 — месяц (болезни);

— в графе 19 — излишне отраженную допбазу ЕСВ;

— в графе 21 — ЕСВ, излишне начисленный на допбазу.

Огай Елена, эксперт по вопросам оплаты труда

Источник: Бухгалтер 911не забудьте оформить подписку на любимое издание!

Читайте также

О праве работающего студента на оплату дней болезни и отпуска по беременности и родам
views 42
О праве работающего студента на оплату дней болезни и отпуска по беременности и родам Фонд социального страхования Украины в письме от 02.10.2017 г. № 5.2-28-681 разъясняет, что так как во время учебы между студентом и учебными заведениями не возни...
Может ли работодатель отказаться принимать листок нетрудоспособности
views 68
Может ли работодатель отказаться принимать листок нетрудоспособности Законом Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.1999 г. № 1105 (далее - Закон № 1105) функций по принудительному принятию листка нетрудоспосо...
Перенос рабочего дня, 29 июня, на субботу, 23 июня: как быть, если в эти дни отпуск или больничные
views 137
Перенос рабочего дня, 29 июня, на субботу, 23 июня: как быть, если в эти дни отпуск или больничные Традиционно в данном случае возникают вопросы: как оформлять перенос рабочих дней, что проставлять в табеле в эти дни, нужно ли выходить на работу 23...
Алименты из больничных: когда удерживать, а когда нет
views 64
Алименты из больничных: когда удерживать, а когда нет Ситуация. По решению суда из зарплаты работника ежемесячно взыскиваются алименты на содержание ребенка. В апреле такой работник продолжительное время болел. Больничные ему были начислены в мае. ...
Оформление и оплата листков нетрудоспособности лицам, выполняющим работы по ГПД
views 92
Оформление и оплата листков нетрудоспособности лицам, выполняющим работы по ГПД Физлица, выполняющие работы (предоставляющие услуги) по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД), начиная с 11.10.2017 как застрахованные лица имеют право на получен...
Заменили справку на больничный лист: начисляем, облагаем, отражаем в отчетности обновлено: Октябрь 5, 2017 автором: admin
Заменили справку на больничный лист: начисляем, облагаем, отражаем в отчетности

Подписаться на рассылку свежих новостей