Ольга Гонтаренко
експерт з податкового обліку Експертус Головбух, Київ
Запитання
Працівник повернувся із закордонного відрядження та надав рахунок на проживання в готелі на суму 200 євро. В рахунку зазначено, що проживання «повністю оплачено депозитом». Інших документів про оплату немає. Вирішили компенсувати працівнику ці витрати. Як розрахувати ПДФО та військовий збір, якщо утримуємо їх з працівника та якщо податки сплачує підприємство за працівника? Як це відобразити в бухобліку?
Якщо працівник документально підтвердить, що депозит за проживання в готелі сплатив саме він, можете компенсувати йому 200 євро без утримання ПДФО та військового збору. У разі коли підтвердження немає, безпечніше визнати виплату оподатковуваним доходом працівника.
Умови, за яких не оподатковують фактичні витрати у відрядженні
До оподатковуваного доходу працівника не включають суму відшкодованих в установленому законодавством порядку витрат на відрядження у межах фактичних витрат, зокрема, на:
- проїзд;
- проживання в готелях (мотелях);
- найм інших житлових приміщень;
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з відрядженням.
Такі витрати не є оподатковуваним доходом лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат. До підтвердних належать документи, що:
- отримали від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;
- містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти. Наприклад, виписки та/або відомості з рахунку;
- підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- засвідчують вартість витрат (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України; ПК).
Отже, рахунок готелю на 200 євро підтверджує факт і вартість проживання. Але потрібно окремо перевірити, чи підтверджує він той факт, що витрати поніс саме працівник.
<…>
Джерело: Експертус Головбух – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку:
