Відправити документ — ще не означає завершити процес. Е-документ може «зависнути», бути відхилений або залишитися без відповідального. Чому так відбувається та як побудувати ЕДО так, щоб система контролювала документи, а не бухгалтер? Про це та інші практичні нюанси поговорили із Сергієм Кондратюком, CPO Medoc ЕДО

Запитання

Які головні проблеми найчастіше трапляються бізнесу під час переходу на електронний документообіг (ЕДО)?

С. К.: На мій погляд, головна проблема — бізнес дуже часто сприймає ЕДО як просту заміну паперового документа електронним.

Тобто раніше — ми створили акт, роздрукували його, підписали й передали контрагенту. Тепер робимо те саме, тільки замість принтера і кур’єра використовуємо електронний сервіс.

Паперу стало менше, доставка стала швидшою, але сам бізнес-процес при цьому міг залишитися практично незмінним.

А справжній ефект від ЕДО починається тоді, коли компанія дивиться на весь життєвий цикл документа.

Звідки беруться дані для його створення? Чи можна формувати документ автоматично з облікової системи? Хто повинен його погодити? Чи взагалі потрібне ручне погодження для цього типу документа? Хто підписує? Як документ відправляється контрагенту? Як контролюється його повернення? Що відбувається, якщо контрагент його відхилив або не підписав у встановлений строк?

Наприклад, менеджер створює документ, потім пише бухгалтеру «відправте його», через три дні запитує «а його вже підписали?» Бухгалтер перевіряє, пише контрагенту, а потім повертається з відповіддю менеджеру. Формально компанія вже використовує ЕДО.

<…>

Джерело: Експертус Головбух – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку: