На сегодняшний день форма авансового отчета утверждена Приказом № 841. Порядок заполнения данного отчета, к сожалению, не содержит четких рекомендаций касательно того, как заполнять отдельные графы. Поэтому зачастую возникает ряд вопросов. Как заполняется каждая строка авансового отчета — рассмотрим далее
Форма отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, — его еще называют авансовый отчет — утверждена приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Приказ № 841). Порядок заполнения авансового отчета, утвержденный Приказом № 841 (далее — Порядок № 841), повторяет общие нормы п. 170.9 НКУ относительно сроков подачи авансового отчета и особенностей налогообложения излишне израсходованных денежных средств.
Как же правильно заполнить авансовый отчет?
Прежде всего отметим: отчет составляется налогоплательщиком (подотчетным лицом), который получил(о) такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица (абз. 1 п. 6 Порядка № 841).
Согласно абз. 2 п. 6 Порядка № 841, физическое лицо, которое получило денежные средства на командировку или под отчет, заполняет все поля авансового отчета, кроме полей, которые заполняет лицо, предоставившее такие денежные средства:
- поле «Звіт перевірено»;
- поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
- бухгалтерских проводок;
- расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные израсходованные средства на командировку или под отчет;
- поле «Звіт затверджено», где проставляет свою подпись руководитель (налоговый агент).
То есть авансовый отчет должно заполнять подотчетное лицо, а не бухгалтер предприятия. Подчеркивает это, в частности, Апелляционный суд Ивано-Франковской области в определении от 01.08.2013 г. по делу № 345/724/13-ц и Черновицкий окружной админсуд в постановлении от 31.03.2015 г. по делу № 824/274/15-а.
Рекомендации относительно заполнения граф авансового отчета представлены в таблице.
Таблица
Названия граф авансового отчета публикуются на языке оригинала
Особенности заполнения авансового отчета
№ п/п |
Название графы авансового отчета | Кто заполняет | Пояснения к заполнению |
Лицевая сторона авансового отчета | |||
1 | Номер авансового отчета | Подотчетное лицо проставляет номер согласно журналу (ведомости) регистрации авансовых отчетов, который ведется в бухгалтерии | Как правило, авансовые отчеты нумеруются последовательно по мере их поступления в бухгалтерию. Поэтому уместно вести журнал для их регистрации или аналитическую ведомость регистрации в электронном виде, где фиксировать, в частности, данные о номере авансового отчета, лице, составившем его, куда была командировка, на какой период, дату принятия отчета бухгалтерией, дату его утверждения, утвержденную сумму расходов, перерасход или остаток, а также делать отметку об их погашении.
Подчеркивают это и судебные органы. Так, Ленинский районный суд в г. Запорожье в решении от 10.09.2014 г. по делу № 334/4562/14-ц отметил: «каждый следующий авансовый отчет неразрывно связан с предыдущим и данными бухгалтерского учета предприятия, содержит информацию о хронологии выдачи, отчетности и возврата денежных средств» |
2 | Дата составления авансового отчета | Подотчетное лицо | Указывается фактическая дата составления авансового отчета. Данный реквизит должен совпадать с датой предоставления авансового отчета, проставленной бухгалтером на отрывной части (Расписка). Поскольку именно дата, указанная на отрывной части авансового отчета, показывает — вовремя или нет отчитались об использовании подотчетных денежных средств |
3 | «Найменування податкового агента» | Подотчетное лицо | Указывают наименование юрлица или же самозанятого лица, предоставлявшего денежные средства под отчет. Указывая наименование, следует учитывать общие правила формирования названий.
Напомним Название юрлица состоит из организационно-правовой формы и наименования. Например: ООО «Сопілка». Можно также указывать и сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами юрлица. Более подробно касательно правил указания наименования субъекта хозяйствования читайте в материале «Название предприятия, от имени которого составлен документ как один из обязательных реквизитов первичного документа» газеты № 31/2015 |
4 | «Код за ЄДРПОУ» | Подотчетное лицо | Указывают код ЕГРПОУ юрлица — налогового агента.
Если денежные средства под отчет выдавало самозанятое лицо, то указывается его налоговый номер (или серия и номер паспорта, если данное самозанятое лицо отказалось от идентификационного номера). В последнее время случается, что контролеры пристально относятся к авансовым отчетам, в которых код ЕГРПОУ указан в одной ячейке, а не каждая цифра в отдельной ячейке. Отметим, что такие требования проверяющих являются неправомерными. Объясним. В соответствии с п. 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88, первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. При этом допускается, что документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм. То есть, мы считаем, что нет оснований признать документ таковым, который составлен неправильно, если соблюдены все обязательные реквизиты утвержденной формы бланка, однако один из них немного видоизменен, нежели на утвержденном бланке. Главное, чтобы данный реквизит был. И код ЕГРПОУ указывается, а поэтому это не нарушает целостность всей информации, которая должна быть в таком отчете |
5 | «Відділ»/«Посада»,
«Цех»/«Професія» |
Подотчетное лицо | Указывают место работы (отдел, цех) и должность (профессию) лица, которому выдали денежные средства под отчет |
6 | «П.І.Б.» | Подотчетное лицо | Указывают полностью фамилию, имя и отчество подотчетного лица (согласно его паспортным данным) |
7 | «Податковий номер (серія і номер паспорту*)» | Подотчетное лицо | В данном реквизите указывают номер учетной карточки подотчетного лица или его серию и номер паспорта, если такое лицо по своим религиозным убеждениям отказалось от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (имеет соответствующую отметку в паспорте) |
8 | «Призначення авансу» | Подотчетное лицо | Указывают, на какие цели выдавались денежные средства под отчет.
Например: «На командировки», «На хозяйственные нужды», «На приобретение канцтоваров» и пр. |
9 | «Залишок попереднього авансу/Перевитрата» | Подотчетное лицо | В данной графе указывают (при наличии) сумму предыдущего аванса (в гривнях с копейками), не возвращенного на дату составления авансового отчета, или не погашенную по состоянию на такую дату сумму перерасхода, о которой уже отчитались.
Если нет ни остатка предыдущего аванса, ни перерасхода, то в этих графах проставляются прочерки |
10 | «Одержано
(від кого, № та дата)» |
Подотчетное лицо | Указывают сумму полученного аванса, а также способ, которым такой аванс был получен (выдан из кассы, перечислен на личный карточный счет или снят с помощью корпоративной платежной карты).
Если денежные средства выдают из кассы на основании расходного кассового ордера, то запись может быть следующей: «Из кассы по РКО № 45 от 05.08.2015 г.». Если денежные средства были перечислены на личный карточный счет, то следует указать дату и номер платежного поручения. В случае же если денежные средства сняты с помощью корпоративной платежной карты, то необходимо указать номер счета и документ, подтверждающий факт снятия наличных Обратите внимание Передача подотчетных денежных средств одним работником другому запрещается. Акцентирует на этом внимание и Черновицкий окружной админсуд в постановлении от 31.03.2015 г. по делу № 824/274/15-а |
11 | «Сума (грн, коп.)» | Подотчетное лицо, а в отдельных случаях — с помощью бухгалтера | Если речь идет о выдаче денежных средств под отчет в гривнях, то указывается цифрой сумма выданных денежных средств в гривне с копейками.
Если под отчет выдавалась иностранная валюта (например, на заграничную командировку), то из формы отчета напрашивается — составлять авансовые отчеты нужно только в нацвалюте — гривнях. То есть все расходы в валюте нужно переводить в гривню по официальному курсу (кросс-курсу) НБУ. А это правильно сделает только бухгалтер, учитывая правила п. 5 П(С)БУ 21. Поэтому, прежде чем заполнять данную графу, подотчетному лицу стоит обратиться к бухгалтеру за помощью. Кроме того, подтверждающие документы содержат суммы понесенных расходов в командировке в инвалюте. Поскольку аванс выдавался в иностранной валюте, вполне логично будет в данной графе через дробь указывать сумму денежных средств в гривнях и в той валюте, в которой выдавались денежные средства под отчет. Например: 45654,85 грн Если на заграничную командировку выдавались денежные средства в нескольких валютах (например, в гривнях и евро), то сумма выданных денежных средств отражается отдельно по каждой валюте |
12 | «Усього отримано» | Подотчетное лицо | Указывают общую сумму выданных денежных средств под отчет.
Обратите внимание Достаточно интересная ситуация получается, если подотчетному лицу выдают денежные средства в нескольких валютах (например, в гривнях, долларах США и в евро). В любом случае общий итог полученных денежных средств должен отражаться в гривнях (инвалюту пересчитывают по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств). Однако, как показать в общем итоге сумму инвалюты? Как вариант, можно записать следующим образом: «65452,00 грн (в т.ч. 1000 долл. США и 500 евро)». При этом, учитывая то что четкие правила заполнения авансового отчета не утверждены, указать просто общую сумму полученных денежных средств в гривнях (без уточнения «в т.ч.») — не будет ошибкой, поскольку все остальные данные указываются на обратной стороне авансового отчета |
13 | «Витрачено» | Подотчетное лицо | В данной графе указывают фактически потраченную сумму средств на основании подтверждающих документов. Эта сумма должна быть равна показателю со строки «Всего» обратной стороны авансового отчета |
14 | «Залишок» | Подотчетное лицо | Указывают сумму аванса, оставшуюся неиспользованной. Данную сумму подотчетное лицо должно вернуть в кассу (или на текущий счет лица, выдававшего денежные средства под отчет) в четко установленные сроки.
Важно Неиспользованный остаток денежных средств, выданных под отчет, работник (физлицо) должен вернуть в кассу или зачислить на банковский счет предприятия, выдавшего такие денежные средства, до или во время подачи авансового отчета (пп. 170.9.2 НКУ) |
15 | «Залишок унесений в сумі___» | Бухгалтерия | Здесь указывают сумму остатка денежных средств, которую подотчетное лицо вернуло, а также способ их возврата (на текущий счет или в кассу) |
16 | «Перевитрата» | Подотчетное лицо | Указывают сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающую сумму выданного аванса и подлежащую компенсации |
17 | «Перевитрата видана в сумі ___» | Бухгалтерия | В данной графе указывают сумму фактических расходов (подтвержденных документально), превышающих сумму выданного аванса, которые компенсируются подотчетному лицу. А также указывают — на основании какого документа были возвращены данные денежные средства |
18 | Дата и подпись | Бухгалтерия | Ставится дата возврата остатка (выдачи перерасхода) и подпись бухгалтера |
19 | «Додаток __ документів» | Подотчетное лицо | Указывают количество подтверждающих документов, которое подотчетное лицо прилагает к авансовому отчету |
20 | «Звіт затверджено в сумі» | Руководитель | Указывается прописью сумма фактически израсходованных денежных средств в командировке, которая отражается в учетных регистрах |
21 | «Керівник (підпис)» | Руководитель | Руководитель предприятия (самозанятое лицо) утверждает сумму расходов по авансовому отчету своей подписью.
Отсутствие такой подписи руководителя может расцениваться как нарушение п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88. Подчеркивает это, в частности, Полтавский окружной админсуд в постановлении от 19.03.2009 г. по делу № 2-а-10888/09 |
22 | «Звіт перевірено» | Бухгалтерия | Указывается сумма фактических расходов в командировке после проверки всех предоставленных подотчетным лицом документов и указанных на их основании сумм в авансовом отчете. То есть бухгалтерия должна утвердить те суммы расходов, которые подтверждены первичными документами.
Ведь, собственно, авансовый отчет без наличия подтверждающих расчетных документов (например, чеков, накладных и т.п.) не может быть свидетельством использования денежных средств для хозяйственных нужд предприятия и правомерности использования таких средств. Акцентируют на этом внимание и судебные органы (см., скажем, определение ВАСУ от 07.06.2012 г. по делу № 2а-8371/08/2070). В ходе проверки авансового отчета особое внимание следует уделить соблюдению подотчетными лицами установленных сроков составления и предоставления в бухгалтерию соответствующих отчетов, своевременности возврата в кассу предприятий остатка неиспользованных средств (одновременно с соответствующим отчетом), наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению и т.п. При этом учтите, что предоставление отчетов об использовании денежных средств с нарушением установленных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или другими обстоятельствами, имеющими документальное подтверждение. (п. 7.39 Положения № 637). Однако в индивидуальной налоговой консультации от 13.05.2017 г. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК ГФС утверждает, что пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ не предусмотрен перенос срока подачи работником Авансового отчета и возврат суммы излишне израсходованных средств, полученных таким работником на командировку, в случае его временной нетрудоспособности. При проверке правильности оформления выдачи наличных под отчет как на командировку, так и на другие нужды устанавливается достоверность подтверждающих документов, прилагаемых к отчетам об использовании денежных средств. Именно о таком порядке проверки отмечает Тернопольский окружной админсуд в постановлении от 18.01.2016 г. по делу № 819/3514/15 |
23 | «Дата»
«Бухгалтер_______» |
Бухгалтерия | Указывают дату проверки авансового отчета и подпись бухгалтера, проверившего его |
24 | «Дебет/Кредит» | Бухгалтерия | После проверки авансового отчета бухгалтер указывает счета бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке по авансовому отчету, и сумму данных расходов |
25 | «РОЗПИСКА» | Бухгалтерия | Бухгалтер, получивший авансовый отчет, заполняет расписку о том, что он принял отчет для проведения проверки (именно дата, указанная в расписке, считается датой подачи авансового отчета).
Здесь указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, дата получения авансового отчета, сумма денежных средств, израсходованная подотчетным лицом, а также количество оригиналов подтверждающих документов, прикрепленных к авансовому отчету. Расписка скрепляется подписью бухгалтера. Расписка является для подотчетного лица документом, подтверждающим своевременность подачи авансового отчета (см., в частности, решение Ленинского районного суда в г. Запорожье от 10.12.2015 г. по делу № 334/12329/14-ц) |
25 | Розрахунок суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження чи під звіт | Бухгалтерия | При наличии излишне израсходованных денежных средств, не возвращенных подотчетным лицом в установленные сроки (или не подтвержденных документально или подтвержденных ненадлежащим документом), бухгалтер должен после начисления всех выплат за отчетный месяц рассчитать и удержать НДФЛ и военный сбор (поскольку для военного сбора не предусмотрено отдельное поле, придется эту информацию вписывать в авансовый отчет дополнительно).
Данный расчет внизу подписывает бухгалтер, составляющий его. Также указывается дата составления расчета. Кроме того, подотчетное лицо нужно ознакомить под подпись с данным расчетом. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетного лица и дата проставления подписи |
Обратная сторона авансового отчета | |||
26 | «Дата документа» | Подотчетное лицо | Указывают дату документа (расчетного), подтверждающую факт оплаты подотчетным лицом услуг |
27 | «Кому, за що і на підставі якого документа заплачено» | Подотчетное лицо | Указывается следующая информация:
· данные о контрагенте, который выписал документ (название лица); · содержание операции (оплата проезда, суточные, оплата проживания в гостинице и т.п.); · наименование и реквизиты документа, на основании которого осуществлялась оплата (счет, транспортный билет и т.п.), и сумма расходов. Кроме того, если данные расходы были понесены в инвалюте, то уместно будет обратиться за помощью к бухгалтеру и привести порядок перерасчета суммы расходов по инвалюты в гривне |
28 | «Сума (грн., коп.)» | Подотчетное лицо | Как и в случае заполнения графы «Сума», на лицевой стороне авансового отчета в заполнении данной строки существуют определенные особенности.
Так, если расходы были понесены в гривне, то в этой строке указывается сумма понесенных расходов из подтверждающего документа. Если же расходы были осуществлены в инвалюте, то логично будет здесь через дробь указать сумму расходов в иностранной валюте (из расчетного документа) и ее эквивалент в гривнях. Для этого необходимо будет подробно прописать пересчет расходов по инвалюте в гривне, который мы рекомендовали привести в предыдущий графе |
29 | «Дебет рахунку» | Бухгалтерия | Указывается дебет счета, на который следует отнести расходы, осуществленные подотчетным лицом (Дт 23 (91, 92, 93, 94) |
30 | «Усього» | Подотчетное лицо | Указывается общий итог фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом в командировке. Данная сумма должна соответствовать сумме денежных средств, указанной в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета |
31 | «Підпис підзвітної особи»/ «Дата» | Подотчетное лицо | Своей подписью подотчетное лицо удостоверяет правильность данных, внесенных при заполнении авансового отчета, также указывается дата составления авансового отчета
Такая подпись является обязательным реквизитом авансового отчета. |
Widget not in any sidebars
Особенности составления авансового отчета для зарубежных командировок
Нюансы заполнения авансового отчета о расходовании средств для заграничных командировок заключаются лишь в том, что, поскольку расчеты в таком случае проводятся в валюте (о чем свидетельствуют чеки, квитанции и другие расчетные документы), то и суммы в авансовом отчете должны указываться в такой валюте, и пересчет в гривнях — в частности, в полях «Одержано», «Витрачено», «Залишок», «Перевитрата», а также на обратной стороне авансового отчета. Все остальные графы авансового отчета заполняются аналогично — как и при командировках по Украине. Поэтому вышеприведенная таблица-подсказка является универсальной, и в ней описаны основные моменты, которые касаются в т.ч. и зарубежных командировок.
Вместе с авансовым отчетом подаются документы (в оригинале), удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежной картой, безналичным расчетом).
При заполнении авансового отчета о расходовании средств на заграничную командировку учитываем также следующие особенности:
- По окончании командировки вместе с другими подтверждающими документами работник может подать документ, подтверждающий обмен валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки(например, доллары на шекели для проведения расчетов в Израиле). Так, в данном документе указывается курс валют, по которому такой обмен осуществлялся. Вот поэтому возникает логичный вопрос: по какому курсу отражать операцию в учете: по курсу, указанному в документе об обмене валюты, или по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета?
Для бюджетных учреждений (организаций) данный момент четко прописан в Инструкции о командировках. В ней определено: при отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту государства командировки (в нашем случае — доллары США на шекели) пересчет расходов, осуществленных в командировке, подтвержденных документально, осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу НБУ на день утверждения авансового отчета (абз. 2 п. 19 р. ІІІ Инструкции о командировках). А если такой документ есть, отражать обменянную сумму все же придется по курсу валюты, указанному в данном документе.
Аналогичный порядок можно использовать и для хозрасчетных предприятий. То есть если работник, например, в Израиле обменял доллары на шекели, то перерасчет таких денежных средств уместно будет провести по курсу на дату обмена, указанному в документе, подтверждающем такой обмен. А если данного документа нет, то — по кросс-курсу на день утверждения авансового отчета. Однако порядок пересчета одной валюты в другую лучше тоже зафиксировать в разделе положения о командировке предприятия, посвященном заграничным командировкам.
- Если во время командировки потрачено несколько валют, то теоретически возможны 2 пути предоставления отчета:
1) можно составить мультивалютный авансовый отчет, в который одновременно вписать разные командировочные валюты (валюту аванса и валюту страны командировки)
2) можно оформить два авансовых отчета: один — будет фиксировать расходы (например, в долл. США), второй — будет фиксировать расходы (к примеру, в польских злотых). Мы согласны, что это нестандартный вариант, к которому все привыкли, но он не запрещен законодательством, хотя прямо и не предусмотрен. Поэтому если для кого-то такой способ удобнее, то можно смело его применять.
Помните: в авансовом отчете инвалютные командировочные расходы нужно фиксировать в соответствующих валютах и дублировать в гривнях по соответствующему курсу.
Источник: Интерактивная бухгалтерия – не забудьте оформить подписку на любимое издание!