Директор, находясь в загранкомандировке, потратил с корпоративной платежной карточки (КПК) 50 долл. США на личные нужды. Возмещению эти расходы не подлежат. Как оформить такую операцию? Нужно ли отражать ее в авансовом отчете? Должен ли директор вернуть предприятию потраченные на себя средства? Или можно произвести взаимозачет?
Случаи, когда средства с КПК работники расходуют на личные цели, на практике случаются достаточно часто. Во всяком случае вопросы, подобные озвученным, поступают к нам с завидной регулярностью. Давайте разберемся, как действовать, если такое произошло.
Авансовый отчет и возврат средств
Средства на КПК — это деньги на счете предприятия. А с момента снятия/списания с КПК они считаются выданными под отчет ее держателю. Значит,
[tip]директор обязан отчитаться за потраченные с КПК средства путем предоставления авансового отчета[/tip]
В общем случае сделать это он должен до окончания пятого банковского дня, следующего за днем окончания командировки (п.п. 170.9.2 НКУ).
Но если во время командировки директор рассчитывался исключительно КПК, а срок предоставления авансового отчета не превышает десяти банковских дней, при наличии уважительных причин его можно продлить до двадцати банковских дней. Цель — снять вопросы в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ). Ну а за снятую с КПК наличку нужно успеть отчитаться в срок до трех банковских дней (см. п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ, письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК).
Заметьте: прилагать к авансовому отчету документы о расходах на личные нужды и перечислять их на обратной стороне отчета не нужно. Ведь возмещать эти расходы предприятие не собирается. Потраченные директором на себя 50 долл. США будут учтены в сумме полученных в подотчет средств (в графе «Одержано (від кого, № та дата)»), но они не повлияют на потраченную сумму, отраженную в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета.
<…>
Автор : Ольховик Ольга, налоговый эксперт
Источник: Налоги и бухгалтерский учет – не забудьте оформить подписку на любимое издание!
Чтобы получить доступ к полному тексту статьи заполните, пожалуйста, заявку для оформления подписки: