Пособие по беременности и родам – один из видов социальных выплат, которые гарантирует женщине государство. Получить такую выплату женщина, состоящая в трудовых отношениях, может по каждому месту работу. Регулируется порядок такой выплаты нормами Закона № 1105 (в частности, ч. 4 ст. 19, ст. 25-26, 32-33).

Краткий алгоритм проведения операций, связанных с выплатой пособия по беременности и родам, таков:

1) Сотрудница предоставляет больничный лист с диагнозом «беременность и роды» (в случае, если сотрудница – внешний совместитель, подается копия такого больничного листа и справка о средней зарплате с основного места работы).

2) Комиссия (уполномоченный) по соцстраху рассматривают документы, поданные сотрудницей (максимальный срок рассмотрения – 10 дней) и выносят решение, выплачивать пособие или нет. Оформляется такое решение протоколом.

3) Составляется приказ о  предоставлении отпуска (по желанию работодателя!).

4) Бухгалтерия и отдел кадров заполняют заднюю часть больничного листа, рассчитывают среднюю зарплату и начисляют пособие по беременности и родам.

5) Бухгалтерией составляется заявление-расчет, на основании которого Фонд соцстраха перечисляет на спецсчет финансирование на выплату пособия по беременности и родам.

6) Работодатель рассчитывает и уплачивает ЕСВ исходя из суммы пособия. Само пособие выплачивается в сроки ближайшей выплаты зарплаты после его зачисления на спецсчет работодателя.

Теперь рассмотрим каждый шаг подробнее.
Шаг 1. Подача документов сотрудницей и их проверка комиссией (уполномоченным) по соцстраху

Заявление на получение пособия и отпуска подавать не обязательно – больничный лист сам по себе основание для их предоставления (ст. 17 Закона об отпуска, ст. 25 Закона № 1105).

Но, прежде чем предоставлять сотруднице такие гарантии, следует убедиться, что больничный лист был составлен верно. Для этого его проверяют на соответствие Инструкции про порядок его заполнения.

При этом нужно учитывать, что:

• больничный лист должен быть типовой формы, утвержденной в Украине.
• больничный лист с ошибками не дает право на получение пособия(и отпуска);
• в больничном листе допускается не более 2-х исправлений.
• если сотрудница желает получить отпуск и пособие по совместительству, она предоставляет копию больничного листа и справку о средней зарплате, исходя из которой по основному месту работы ей было начислено пособие по беременности и родам (п. 30 Порядка № 1266).

Шаг 2. Протокол комиссии (уполномоченного) по соцстраху

Порядок осуществления деятельности такими комиссиями (уполномоченным) установлен Положением № 25. А форма протокола, которым оформляется решение выплачивать или не выплачивать пособие по беременности и родам, приведена в приложении к Положению № 25.

Обратите внимание: в протоколе нужно указать не только позитивное решение, но и размер пособия (для пособия по беременности и родам он всегда будет 100%), не только отказ, но и причину отказа (в случае с пособием по беременности и родам отказ может быть только в случае неправильного составления поданных сотрудницей документов или их подача не в полном объеме). 

Шаг 3. Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам

Как разъясняет Гоструда, отпуск по беременности и родам предоставляется женщинам на основании медицинского заключения (листка нетрудоспособности). Этот отпуск оформляется без издания приказа, в соответствии с листком нетрудоспособности.

Впрочем, если кроме оформления листка нетрудоспособности, работодателем будет дополнительно издан приказ (например, для удобства учета отпусков в отделе кадров), это не будет нарушением, поскольку это действие не влечет за собой никаких правовых последствий.

Типовая форма приказа о предоставлении отпуска (форма№ П-3) утверждена приказом Госкомстата № 489.

В приказе четко указывается, с какого по какое число такой отпуск предоставляется.

Обратите внимание: ст. 25 Закона № 1105 указывает, что пособие по беременности и родам компенсирует потерю заработной платы (дохода) за период отпуска по беременности и родам.

При этом:

• размер пособия исчисляется суммарно и предоставляется сотруднице в полном объеме независимо от количества дней отпуска, фактически использованных до родов;
• если сотрудница подает больничный лист с диагнозом «беременность и роды» во время пребывания на другом больничном (в связи с временной потерей трудоспособности), первый больничный лист закрывается (сумма излишне начисленных больничных сторнируется), а выплата пособия начисляется с даты открытия второго больничного листа;
• если в период открытия больничного листа сотрудница находится в отпуске (как оплачиваемом, так и не оплачиваемом, в том числе по уходу за ребенком), такая сотрудница имеет право получить пособие в полном размере (с дня получения права на отпуск по беременности и родам), не смотря на то, что не воспользуется правом на такой отпуск.

Шаг 4. Расчет средней зарплаты и начисление пособия по беременности и родам

Для расчета суммы пособия используется показатель средней заработной платы, который определяется в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением КМУ от 26.09.2001 г. № 1266.

С 4 июля 2015 года указанный порядок изложен постановлением КМУ от 22.06.2015 г. № 439 в новой редакции, которая существенно отличается от ранее действующей. В связи с этим, а также с целью оказания практической помощи работодателям и органам социального страхования в применении новой редакции указанного порядка приказом Минсоцполитики от 21.10.2015 г. № 1022  были разработаны и утверждены Примеры исчисления средней заработной платы по видам общеобязательного государственного социального страхования.

Отличительной особенностью пособия по беременности и родам является то, что оно предоставляется в размере 100 % средней заработной платы и не зависит от страхового стажа (ч. 1 ст. 26 Закона № 1105).

Основные правила при расчете суммы пособия

Согласно п. 2 Порядка № 1266 сумма страховых выплат определяется путем умножения 100 % среднедневной заработной платы на количество календарных дней декретного отпуска (126 к. д.). Этим же пунктом предусмотрены ограничения, аналогичные указанным в ст. 26 Закона № 1105. Та, сумма пособия в расчете на месяц не должна:

• превышать размер максимальной величины базы начисления единого взноса
• и не может быть менее, чем размер минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая.

Среднедневная заработная плата исчисляется в соответствии с п. 3 Порядка № 1266 путем деления начисленной за расчетный период заработной платы (на которую начислен ЕСВ) на количество календарных дней занятости в расчетном периоде без учета календарных дней, не отработанных по уважительным причинам.

Расчетным периодом является:

• 12 календарных месяцев перед месяцем наступления страхового случая (открытия больничного листа);
• если сотрудница состоит с работодателем в трудовых отношениях менее, чем 12 месяцев, расчетным периодом является меньшее количество целых отработанных календарных месяцев;
• если сотрудница не отработала ни одного целого календарного месяца, то расчетным периодом является количество фактически отработанных календарных дней до дня наступления страхового случая.

Если больничный лист открыт в первый рабочий день (или в течение расчетного периода сотрудница не имела заработка), то расчет средней зарплаты осуществляется исходя из оклада (тарифной ставки) сотрудницы и установленного Порядком № 1266 среднемесячного количества календарных дней (30,44). Если размер должностного оклада (тарифной ставки) сотрудницы на этот момент не установлен, расчет средней зарплаты проводится исходя из минимальной зарплаты (или ее части, в случае, если сотрудница работает не на полную ставку), установленной законом на день наступления страхового случая.

К уважительным причинам для уменьшения расчетного периода относятся:

• временная нетрудоспособность,
• отпуск по беременности и родам,
• отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста или шестилетнего возраста по медицинскому заключению,
• отпуск без сохранения заработной платы.

Дни, а также месяцы расчетного периода (с 1-го до 1-го числа), в которых застрахованное лицо не работало по уважительным причинам, исключаются из расчетного периода. Не принимаются в расчет и суммы начисленных за такие дни и месяцы выплат (например, больничного, а также разовых выплат, которые не относятся к фонду оплаты труда и не облагаются единым взносом и налогом на доходы).

Обратите внимание: суммы отпускных из расчета не исключаются, так как оплачиваемые отпуска не относится к уважительным причинам в понимании п. 3 Порядка № 1266. Не исключаются также выходные и праздничные дни.

Специальные правила!

Правило первое.
Как предусмотрено п. 4 Порядка № 1266, среднедневная заработная плата не может превышать максимальную величину базы начисления ЕСВ в расчете на один календарный день, которая исчисляется путем деления установленного ее размера в последнем месяце расчетного периода на среднемесячное количество календарных дней (30,44). Таким образом, бухгалтер работодателя обязан:

— в расчет средней зарплаты брать месячные доходы сотрудницы в размере, который не превышал максимальную величину, на которую начислялось ЕСВ;

— после расчета среднедневной зарплаты сравнить ее размер с размером среднедневной зарплаты, рассчитанной исходя из максимальной величины дохода, на которую начислялся ЕСВ в последнем месяце расчетного периода.

Например, если таким месяцем является октябрь 2016 г., максимальная величина составляет 25 х 1450 = 36250 грн. А среднедневная зарплата, рассчитанная исходя из ее размера, составит 36250/30,44 = 1190,87 грн. Если по какой-то причине среднедневная зарплата, рассчитанная из фактических доходов сотрудницы, превышает такой размер, использоваться должна меньшая из величин.
Правило второе.
Оно предусмотрено п. 29 Порядка № 1266 (ч. 4 ст. 19 Закона № 1105), и касается застрахованных лиц, у которых в течение 12 месяцев перед наступлением страхового случая по данным Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее — Госреестр) страховой стаж составляет менее 6 месяцев.

Напомним, что страховым стажем является период (срок), в течение которого лицо подлежало страхованию в связи с временной утратой трудоспособности и за который ежемесячно уплачены страховые взносы в сумме не менее минимального страхового взноса (ч. 1 и 2 ст. 21 Закона №1105). Подтвердить наличие такого стажа сотруднице, принятой на работу менее, чем год назад, поможет справка из ПФУ.

Если по данным Госреестра застрахованное лицо не имеет суммарно в 12-месячном периоде, предшествующем страховому случаю, шестимесячного страхового стажа, средняя заработная плата для расчета пособия по беременности и родам определяется исходя из начисленной заработной платы, с которой уплачиваются страховые взносы, но в расчете на месяц не выше двукратного размера минимальной заработной платы (2 МЗП) и не менее размера минимальной заработной платы (МЗП), установленной в месяце наступления страхового случая.

Как указывает Минсоцполитики, пособие по беременности и родам в таком случае необходимо рассчитывать в такой последовательности:

1) рассчитывается среднедневная зарплата исходя из фактических выплат, из которых уплачиваются страховые взносы;

2) рассчитываются суммы среднедневной максимальной и минимальной выплаты;

3) сумма фактической среднедневной выплаты сравнивается с минимальной (рассчитанной как МЗП/30,44) и максимальной среднедневной выплатой (рассчитанной как 2МЗП/30,44);

4) если сумма фактической среднедневной выплаты является большей минимальной среднедневной выплаты, но не превышает максимальной среднедневной выплаты, эта сумма умножается на количество дней, подлежащих оплате;

5) если сумма фактической среднедневной выплаты превышает максимальную выплату, то сумма пособия рассчитывается исходя из максимальной выплаты.

Если в полном месяца периода отпуска по беременности и родам рассчитанная сумма выплаты превышает двукратный размер минимальной заработной платы (это, как правило, месяцы, в которых 31 календарный день), то сумма пособия по беременности и родам в этом месяце ограничивается этой величиной. Соответственно уменьшается общая сумма страховых выплат.

Правило третье.
Если сумма пособия по беременности и родам в расчете на месяц меньше размера минимальной заработной платы, то необходимо осуществить доплату до суммы пособия по беременности и родам, рассчитанную из размера минимальной заработной платы, установленной на момент наступления страхового случая.

А вот как осуществлять такую доплату, четкой позиции у контролирующих органов нет. В начале 2016 года ФСС придерживался такого мнения:  «Сумма доплаты рассчитывается как разница между фактическим размером пособия и размером пособия, рассчитанной таким образом: 1378 грн. (минимальная зарплата, установленная в последнем месяце расчетного периода – ред.) : 30,44 х 126 к.дн. = 5704,02 грн. При этом размер пособия в расчете на месяц не нужно корректировать в каждом месяце отдельно, поскольку расчет уже осуществлен из размера минимальной заработной платы».

Но летом 2016 года Минсоцполитики в письме № 215/18/99-16 говорит прямо противоположное: если начисленная сумма помощи в расчете на месяц меньше размера минимальной заработной платы (в примере, приведенном в письме, это июнь), то необходимо осуществить в этом месяце доплату к указанной сумме и соответственно увеличить сумму пособия по беременности и родам.

Поскольку данное разъяснение более свежее, далее мы приводим пример расчета пособия исходя из него. А работодателям рекомендуем на всякий случай письменно обратиться в ФСС по ВПТ по месту учета с тем, чтобы выяснить, какой позиции придерживается на сегодня тот орган, который в конечном итоге будет проверять правильность такого расчета.

Пример.
Расчет пособия при стаже менее 6 месяцев (в помесячном расчете сумма страховой выплаты менее размера МЗП)

В июле 2016 года работнице предприятия с окладом 1 450 грн. предоставлен декретный отпуск 126 календарных дней на основании выданного ей с 28 июля по 30 ноября 2016 года листка нетрудоспособности в связи с беременностью и родами.

Страховой стаж работницы в 12-месячном периоде перед наступлением страхового случая по данным Госреестра менее 6 месяцев (принята на работу с 1 марта 2016 года, ранее нигде не работала).

В расчетном периоде заработная плата работницы составила 5 800 грн, размер расчетного периода 122 дней (31 + 30 + 31 + 30).

Дальнейший расчет пособия представлен в Таблице.

Таблица

*Но не торопитесь: окончательный расчет пособия приведен после Таблицы!

Помесячный расчет пособия будет следующим:

—    июль (4 к. д.) — сумма пособия равна 190,52 грн (47,63 грн. x 4 к. д.). Поскольку речь идет о пособии не за полный календарный месяц, доплату делать не нужно;

—   август (31 к. д.) — сумма пособия равна 1 476,53 грн (47,63 грн x 31 к. д.);

—    сентябрь (30 к. д.) — сумма пособия равна 1 428,90 грн (47,63 грн. x 30 к. д.), что не превышает МЗП. B расчет принимаются 1 450 грн;

—   октябрь (31 к. д.) — сумма пособия равна 1 476,53 грн (47,63 грн x 31 к. д.);

— ноябрь (30 к. д.) — сумма пособия равна 1 428,90 грн (47,63 грн x 30 к. д.), что не превышает МЗП. B расчет принимаются 1 450 грн.

Общая сумма пособия по беременности и родам будет равна 6 043,58 грн (190,52 грн + 1 476,53 грн + 1 450 грн + 1 476,53 грн + 1 450 грн).

Михаил Степанов, Анна Быкова, «Дебет-Кредит

Источник: Дебет-Кредит