Первичные документы являются основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете (п. 44.1 ст. 44 НКУ и ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” (далее – Закон о бухучете)).
В соответствии с требованиями п. 44.3 ст. 44 НКУ и п. 7 ст. 9 Закона № о бухучете субъект хозяйствования обязан обеспечить хранение первичных документов на протяжении установленного срока.
Во исполнение норм Закона о бухучете Минфином разработано Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), которое содержит, в частности, требования относительно хранения документов (п. 6 Положения № 88).
Перечень типовых документов, создаваемых в период деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документовутвержден приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).
Сроки хранения документов можно разделить на несколько категорий:
- постоянный. Это относится к документам Национального архивного фонда (НАФ), которые признаются на основании экспертизы культурными ценностями и сдаются в НАФ в соответствии с Законом Украины от 24.12.93 г. № 3814-XII “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях” (далее – Закон № 3814);
- на время действия предприятия. Это относится, в частности, к учредительным документам и отчетности, которые подлежат хранению до момента ликвидации предприятия (ст. 43 Закона Украины от 06.02.2018 г. № 2275-VIII “Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью”);
- на 75 лет. Это относится к документам по личному составу работников. Такие документы подлежат передаче в архив, так как связаны с социальным обеспечением граждан (Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда, утвержден приказом Минюста от 14.03.2013 г. № 430/5). Приказом Минюста от 02.03.2015 г. № 295/5 утвержден Порядок выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок (копий, извлечений), который устанавливает основные требования к выполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов, а также для оформления архивных справок, копий или извлечений из документов. Выполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе наименования организации, ее местонахождения (для юридического лица), фамилии, имени, отчества, места жительства (для физического лица), темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации;
- временно, на определенный срок. Это относится к бухгалтерским первичным документам. Минимальный срок хранения первичных документов составляет 3 года (финансовых – 5 лет, документов, относящихся к контролируемым операциям, – 7 лет) при условии, что контролирующие органы осуществили проверку периода, к которому относятся эти документы (п. 336 раздела 4.2 Перечня № 578). Если период, к которому относятся первичные документы, не проверен налоговыми органами, то срок их хранения должен быть продлен до окончания проверки, а в случае возникновения разногласий, споров, следственных и судебных дел – до вынесения окончательного решения (п. 44.4 ст. 44 НКУ). Если до истечения проверки документы не предоставлены, считается, что такие документы отсутствуют (п. 44.6 ст. 44 НКУ).
<…>
Источник: Аверс-Бухгалтерия – не забудьте оформить подписку на любимое издание!
Чтобы БЕСПЛАТНО получить доступ к полному тексту статьи заполните, пожалуйста, заявку