Оформлення як формений (фірмовий) одяг

Це найкращий та найбезпечніший варіант з погляду оподаткування: якщо встановити внутрішніми документами (наказом, положенням про дрес-код, колективним договором), що футболки з логотипом є обов’язковим елементом форменого одягу для ідентифікації працівників та дотримання корпоративного стилю під час виконання ними трудових обов’язків.

Тобто, якщо такі футболки носитимуть лише працівники і тільки на роботі (а поза роботою — ні), а після звільнення, в разі пошкодження чи на пряму вимогу роботодавця ці футболки повертатимуться працівниками (власник футболок не змінюється), то їхня вартість не розглядається як дохід працівника.

Документальне оформлення: наказ керівника про запровадження форменого одягу, затвердження переліку посад, для яких він є обов’язковим, та норм видачі. Факт видачі фіксують у відомості.

Оподаткування: вартість такого одягу не є доходом працівника, тому ПДФО, ВЗ та ЄСВ не нараховуються (на підставі пп. 165.1.9 ПКУ).

Оформлення як негрошовий подарунок/додаткове благо

Якщо футболки передаються у власність працівників і вже не повертаються роботодавцю, їх вартість є додатковим благом.

ПДФО (18%): базою оподаткування є вартість футболки, збільшена на «натуральний» коефіцієнт (1,219512) (п. 164.5 ПКУ).

Військовий збір (5%): утримується з чистої вартості футболки без застосування коефіцієнта.

ЄСВ (22%): припущення про відсутність ЄСВ є ризикованим. Податкові органи зазвичай наполягають, що вартість індивідуальних подарунків працівникам, тим більше коли йдеться про всіх або більшість працівників, і про надання частіше ніж раз на рік (а з футболками, найімовірніше, так і буде), є частиною фонду оплати праці (як заохочувальна виплата) і, отже, є базою для нарахування ЄСВ. Безпечніше нарахувати ЄСВ, щоб уникнути спорів.

<…>

Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!