Не є доходом платника податку — фізособи, яка перебуває у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому витрат на відрядження у межах фактичних витрат, зокрема на (абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):

— на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);

— обов’язкове страхування;

— інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Отже, компенсація витрат на візу не є доходом відрядженого працівника. Проте, якщо наказу про відрядження не було або воно було скасоване, така компенсація витрат стає оподатковуваним доходом працівника.

Чи буде відрядження, вирішує керівник і підтверджує це рішення наказом, зазначаючи в ньому необхідність відповідних витрат. Навіть за умови що саме керівник буде скерований у відрядження, наказ на відрядження має бути.

Тому оформлювати закордонні паспорти та візи доцільно після видання наказу про відрядження. Це дозволяє забезпечити чіткий зв’язок між витратами на оформлення документів і господарською діяльністю підприємства.

Відповідно до наведеної умови у запитанні, оформлення візи розпочато до видання наказу і сам наказ не було складено. Тож фактично витрати, понесені працівником і відшкодовані йому роботодавцем, є додатковим благом працівника.

<…>

Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!