Відповідно до пп. 1, 2 гл. 4 розд. II Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. № 547 (далі – Порядок), суб’єкт господарювання повинен забезпечити використання КОРО з тим РРО, до якого така книга зареєстрована, та зберігання в господарській одиниці останньої належним чином закінченої КОРО (це положення не поширюється на транспортні засоби, об’єкти виїзної торгівлі та пересувної торговельної мережі, а також об’єкти, де за бажанням суб’єкта господарювання не зареєстрована КОРО).
Перед початком використання КОРО на її титульній сторінці слід зазначити дату початку використання. Записи в КОРО мають виконуватися кульковою ручкою з пастою темного кольору (п. 4 гл. 4 розд. II Порядку).
Згідно з п. 6 гл. 4 розд. II Порядку використання КОРО, зареєстрованої на РРО, передбачає:
- наявність КОРО на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
- у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії – здійснення записів за обліком розрахункових квитанцій.
Суб’єкт господарювання має забезпечити збереження щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ.
Збереження суб’єктом господарювання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі здійснюється у будь-який зручний та не заборонений чинним законодавством спосіб.
При цьому спосіб збереження суб’єктом господарювання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі має забезпечити (у тому числі під час проведення перевірки) можливість візуального перегляду такого Z-звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки та повноти обліку здійснених розрахункових операцій.
Дані наданих для перегляду Z-звітів в паперовій та/або електронній формі мають співпадати з даними електронних копій таких Z-звітів, що містяться у фіскальній пам’яті РРО та/або на фіскальному сервері контролюючого органу.
Пунктом 8 гл. 4 розд. II Порядку передбачено, що за бажанням суб’єкта господарювання у графах 5-10 розд. «Облік руху готівки та сум розрахунків» КОРО, зареєстрованої на РРО, можна створювати додаткові графи для зазначення сум розрахунків, суми податку на додану вартість, суми акцизного податку або іншого податку (збору) та виданих при поверненні товару коштів, які отримані (видані) з використанням електронних платіжних засобів, платіжних чеків, жетонів тощо. Крім того, у розділі «Облік руху готівки та сум розрахунків» КОРО на РРО або в КОРО на господарську одиницю можна виконувати додаткові записи, що підсумовують дані за розрахунками за день чи за місяць.
У графі 10 зазначається сума коштів, виданих держателям електронних платіжних засобів за рахунок готівкової виручки або готівки, отриманої з банку (у разі якщо така послуга передбачена правилами відповідної платіжної системи).
Відповідно до п. 9 глави 4 розд. II Порядку у розділі «Облік розрахункових квитанцій» КОРО, зареєстрованої на РРО, обліковуються розрахункові квитанції, використані під час відключення електроенергії або в період ремонту РРО. Графи 1-5 заповнюються до початку використання розрахункової книжки (далі – РК), графи 6-8 – до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту.
Якщо початок та закінчення одного циклу використання РК при відключенні електроенергії чи на період ремонту РРО припадають на різні робочі дні, за кожний робочий день у розділі «Облік розрахункових квитанцій» КОРО на РРО здійснюються окремі записи, при цьому графи 1, 2 заповнюються тільки в перший, а графа 8 – тільки в останній день одного циклу використання розрахункової книжки (п. 10 гл. 4 розд. ІІ Порядку).
Крім того, на підставі даних розрахункових квитанцій щодня здійснюються записи в розділі «Облік руху готівки та сум розрахунків» книги ОРО; до запису за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3-10) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовані дані в цьому фіскальному чеку.
Після закінчення використання КОРО на її титульній сторінці необхідно зазначити дату закінчення. У разі відсутності у суб’єкта господарювання бухгалтерії до останньої сторінки КОРО підклеюються акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку (п. 11 гл. 4 розд. II Порядку).
Пунктом 12 гл. 4 розд. II Порядку визначено, що виправлення записів у КОРО може бути зроблено тільки тими особами, які здійснювали ці записи, або особами, які виконують їх обов’язки. Виправлення повинно засвідчуватись підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або самої ФОП.
Зіпсовані аркуші КОРО та такі, на яких зроблено більше 5 виправлень, слід перекреслити по діагоналі з обох боків, зробити на них напис «Анульовано», проставити дату анулювання, засвідчити підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання – фізичної особи – підприємця. Усі дані з анульованого аркуша переносяться на новий аркуш КОРО, номер якого проставляється на анульованому аркуші (п. 13 гл. 4 розд. II Порядку).
Використані КОРО зберігаються відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 р. № 265/95-ВР (п. 14 гл. 4 розд. II Порядку).
Джерело: “Я – Бухгалтер”
