В ІПК від 07.10.2025 р. № 5362/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК ДПСУ надає платнику податків відповіді на запитання, пов’язані з відрядженням працівників підприємства, витрати на яке в тій чи іншій мірі компенсувалися за участі третіх осіб.

Запитання. За спільним наказом Товариства працівники відбули у відрядження. Перебуваючи у відрядженні, один із відряджених працівників оплатив вартість проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників коштами з особистої платіжної картки. При цьому усі витрати, понесені цим працівником у відрядженні, належним чином оформлені в авансовому звіті, підтверджені документально та пов’язані з господарською діяльністю. Просимо підтвердити висновок Товариства, що в розумінні пп. 170.9.1 ПКУ сума коштів, сплачена одним із відряджених працівників за інших, визнається для цього працівника витратами на відрядження і не підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ.

Відповідь. У разі якщо відряджений працівник здійснив з особистої платіжної картки оплату вартості проживання, квитків на проїзд тощо за інших працівників, які також направлені у відрядження Товариством, то відшкодування йому витрат здійснюється з розрахунку вартості проживання, проїзду тільки однієї особи, тобто працівника, який сплатив кошти. Якщо підприємство відшкодовує працівнику усі зазначені витрати, то дохід у вигляді вартості проживання, проїзду інших працівників буде включатися до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податків як додаткове благо та оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах.

Запитання. Працівнику Товариства, який перебував у службовому відрядженні, треті особи (інші фізичні особи – не працівники Товариства) придбали квитки на проїзд, оплатили вартість проживання в готелі тощо коштами з особистих платіжних карток. Оплату з особистих карток такими третіми особами було здійснено у зв’язку з необхідністю термінового бронювання квитків на проїзд, проживання в готелі тощо та відсутності можливості здійснити таке бронювання / оплату особисто працівником. З метою відшкодування витрат на службове відрядження працівником Товариства оформлено авансовий звіт, документально підтверджено всі витрати на відрядження та зазначено, що частину цих витрат здійснено третіми особами. Усі понесені витрати згідно з підтвердними документами, що додаються, є пов’язаними з господарською діяльністю Товариства та враховують службову необхідність щодо їх здійснення. Просимо підтвердити висновок Товариства, що в такому разі витрати, понесені третіми особами за працівника, який перебував у відрядженні, відшкодовуються відрядженому працівнику з оподаткуванням. Тобто, сума витрат, яку Товариство компенсує відрядженому працівнику, визнається доходом такої фізичної особи та оподатковується ПДФО та ВЗ як додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 ПКУ. Чи згідно з пп. 170.9.1 ПКУ  витрати такого відрядженого працівника не є його доходом і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження?

Запитання. Працівник Товариства надав авансовий звіт разом із підтвердними документами щодо витрат, понесених під час відрядження (проживання, проїзд та інше), при цьому на підтвердження оплати за понесені витрати працівник надав платіжний документ, згідно з яким оплату було здійснено іншим працівником Товариства, який не перебував з ним у відрядженні і щодо якого не було оформлено доручення (видано наказ / розпорядження керівника) на здійснення таких витрат. Разом із тим, усі витрати відповідають меті відрядження та пов’язані з господарською діяльністю Товариства. Просимо підтвердити висновок Товариства, що суми відшкодування витрат відрядженому працівнику, оплату яких здійснив інший працівник із особистої / корпоративної платіжних карток, які безпосередньо пов’язані з відрядженням працівника (зокрема, на оплату вартості проїзду та проживання), згідно з пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом відрядженого працівника і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження. Чи в розумінні пп. 164.2.17 ПКУ суми відшкодування таких витрат визнаються доходом такого працівника та оподатковуються як додаткове благо?

Відповідь на два запитання. Оскільки витрати на проїзд та проживання несе третя сторона або працівник, який не перебував у відрядженні, тобто не працівник Товариства, то виплата відрядженому працівнику коштів у розмірі вартості поживання та проїзду не є відшкодуванням витрат у розумінні пп. 170.9.1 ПКУ, а отже включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника податку (працівника Товариства) як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.

Запитання. Працівник, якого Товариство відряджає у службове відрядження, здійснив оплату (бронювання) вартості проїзду та проживання тощо до фактичної дати видання наказу на відрядження (наприклад, через термінову службову необхідність тощо). При цьому всі витрати, понесені на/під час відрядження таким працівником, оформлені в авансовому звіті, є документально підтвердженими та мають зв’язок з господарською діяльністю Товариства. Крім того, працівником надано пояснення причин щодо термінової службової необхідності здійснення таких раніше понесених витрат, ураховуючи терміновість заходу та/або взяття участі у діловому бізнес – заході, діловій зустрічі, переговорах, виставках, конференціях, форумах, робочих поїздках керівництва та інших органів управління Товариства, а також інших заходах, що відповідають діяльності Товариства. Чи будуть у такому разі витрати, понесені відрядженим працівником на оплату (бронювання) вартості проїзду та проживання тощо до дати видання наказу на відрядження, вважатися витратами на відрядження в розумінні пп. 170.9.1 ПКУ? Чи в розумінні пп. 164.2.17 ПКУ будуть розцінюватись як додаткове благо?

Відповідь. Не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб сума відшкодованих роботодавцем витрат платнику податку – фізичній особі, понесених ним у зв’язку з відрядженням за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат (у т.ч. бронювання місць у місцях проживання, бронювання квитків та проїзд), понесених відрядженою особою.

Запитання. Помічник керівника (іншої посадової особи з керівного складу) Товариства або будь – який працівник, який за дорученням керівника (іншої посадової особи) повинен згідно з наказом/розпорядженням Компанії здійснити витрати, пов’язані з його відрядженням, – на проїзд, проживання та інші, фактично здійснюють їх як з особистих платіжних карток, так і з корпоративних, відкритих на їх ім’я. При цьому авансовий звіт разом із підтвердними документами оформляється як відрядженою (посадовою) особою щодо витрат, понесених під час відрядження, так і помічником та/або делегованим працівником щодо витрат, понесених на відрядження такої особи з особистих та корпоративних карток (зокрема, копії банківських виписок, скріншоти транзакцій тощо). Останні також додають службові записки та/або інші документи, що пояснюють ситуацію. Усі витрати відповідають меті відрядження та пов’язані з господарською діяльністю Товариства. Просимо підтвердити висновок Товариства, що суми відшкодування витрат, понесених помічником та/або делегованим працівником (за наказом/розпорядженням керівника) з особистих/корпоративних платіжних карток, які безпосередньо пов’язані з відрядженням керівника (іншої посадової особи ), зокрема, на оплату вартості проїзду та проживання, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, не є доходом такої фізичної особи і не оподатковуються за умови їх документального підтвердження. Чи в розумінні пп. 164.2.17 ПКУ суми відшкодування таких витрат визнаються доходом таких працівників та оподатковуються як додаткове благо?

Відповідь. Відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.3 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, — у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій. Для цілей п. 170.9 ПКУ до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів / електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями. Дія п. 170.9 ПКУ поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням особливостей, визначених пп. 170.9.3 ПКУ. Враховуючи викладене, кошти (безготівкові, використання корпоративних платіжних карток), отримані платником податку від роботодавця під звіт для виконання цивільно-правових дій на користь керівника, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника за умови дотримання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ.

Джерело: “Я – Бухгалтер”