Форма первинних документів

1. Що таке первинний документ. Первинний документ – це лише інформація про госпоперацію чи й підтвердження її здійснення? Договір, рахунок-фактура, ВМД, інвойс, бухгалтерська довідка – первинні документи?
2. Електронні чи/та паперові. Чи треба узгоджувати з контрагентами застосування в електронній формі? Чи можна паралельно у двох: і паперовій, і електронній? Роздрукований електронний документ – то копія чи оригінал? Яка різниця і особливості? Чи треба затверджувати окремі правила для ЕДО? Якщо так, хто і як це робить
3. Типова чи довільна форма. Чи треба використовувати типові форми для основних засобів, запасів? А ТТН – можна змінити під себе форму? Чи можна використовувати скасовані форми – неочікувана судова практика. Самостійно розроблені форми треба якось затверджувати, погоджувати з контрагентом?
4. Первинні документи та реальність операцій: яка залежність. Презумпція добросовісності платника – який зв'язок з якісно оформленими первинними документами

Реквізити первинних документів (обов’язкові та додаткові)

5. Перелік обов’язкових реквізитів за Законом про бухоблік та Наказом № 88: спільне та відмінне. Чи можуть інші нормативні документи містити вимоги до обов’язкових реквізитів і чи впливає це на визнання документа первинним
6. Зміни (послаблення вимог) в документуванні операцій з надання послуг, виконання робіт, оренди (Закон від 24.02.2026 р. № 4791 опубліковано – з 01.04.2026 – нові правила!). Акти відмінено чи спрощено оформлення? Кого стосуються зміни? Які умови? Чи можуть цими правилами скористатися ФОП? Односторонні акти – коли можливо без ризиків
7. Нові реквізити ТТН (місце стоянки) – зміни з липня 2026
8. Назва документа (форми)
9. Дата складання. Чи обов’язково складати документ саме на дату здійснення господарської операції? Чи можна оформляти на будь-яку дату? Якщо оформити початком операції чи через тиждень-два по завершенню – це буде порушенням? Якщо акт підписано контрагентом іншою датою, – що вважати датою оформлення? Яка дата складання / оформлення електронного документа? Документ складено вихідним (неробочим) днем – які ризики (судова практика)
10. Назва підприємства. Чи можна зазначати скорочену назву? Чи треба вказувати код ЄДРПОУ
11. Зміст та обсяг господарської операції. Чи можна при наданні послуг обійтись загальними фразами, чи треба розшифровувати? Короткий чи розгорнутий зміст: судова практика та позиція Мінфіну. Чи можна вказувати спецкоди (партномер) товарів, а не їхні назви
12. Одиниця виміру. Чи у всіх документах треба вказувати вартісний вираз чи можна обмежитися лише натуральним? В подорожніх листах зазначати використання треба не лише в літрах, а й у грн? Чи можна лише в акті на списання ПММ вказати вартість, а в подорожніх листах – лише в літрах
13. Посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення. Чи треба затверджувати перелік осіб, які можуть підписувати первинні документи? Чи треба писати власне ім’я та прізвище? Якщо вказано ініціали і прізвище – це порушення? Якщо посади не зазначено – помилка? Судова практика. Зміни у реквізиті для послуг та робіт
14. Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу. Чи можна використовувати факсиміле? Електронний підпис – може поставити директор замість іншого працівника? Електронний підпис через місяць-два після складання документа – порушення? Позиція ДПС. Зміни у реквізиті для послуг та робіт
15. Печатка – обов’язковий реквізит? Коли печатка на первинних документах допомагає у суді: приклади з практики
16. Додаткові реквізити. Які та коли доречно

 Запізнілі первинні документи

17. Що вважається запізнілим первинним документом? Е-документ складено в одному періоді, а підписано в іншому: він запізнілий? Роз’яснення ДПС
18. Алгоритм дій із запізнілою первинкою. Як в Наказі про облікову політику прописати правила обчислення суми у разі несвоєчасного отримання документів від контрагентів? Зразки оформлення самоакту (бухдовідки)
19. Чи формується резерв на запізнілу первинку
20. Чи можна відображати операцію за фактом отримання первинного документа

Строки зберігання

21. Які первинні документи треба зберігати 5 років, а які 7 років, а які – до ліквідації підприємства
22. Чи можна знищувати документи за періоди, які не перевірялися ДПС, якщо мінімальний строк зберігання уже минув
23. Як зберігати електронні документи? Чи може їх зберігати стороння фірма? Чт треба їх роздруковувати

Втрата первинних документів

24. Втрачені первинні документи: алгоритм дій. Загальні правила. Строк повідомлення ДПС та відновлення. Акт комісії
25. Втрата документів через збройну агресію рф: особлива процедура інформування ДПС в період воєнного стану та окремі пільгові правила для відсутності перевірок та невідновлення документів (які умови). Судова практика