Тысячи актов и договоров, счета, другие документы компании – это тонны, которые нужно хранить. И это реалии почти всех компаний в нашей стране. Однако все чаще предприниматели делают выбор в пользу электронного документооборота, отказываясь от бумаг и почтовых пересылок. И у них на это есть минимум семь причин. Каких – рассказывают эксперты онлайн-сервиса обмена документами “Вчасно”.
Причина 1. Повышение эффективности бизнеса
Какие сейчас реалии компаний? Печать огромного количества документов, процесс их подписания, подшивка в папки и прочее. А для обмена этими документами с контрагентами еще нужно заниматься упаковкой в конверты и отправкой по почте. Хотя уже сейчас “материальный” процесс обмена документами можно заменить на цифровой – подписывать любые первичные документы украинского предприятия с помощью ЭЦП (электронно-цифровой подписи) и пересылать партнерам в несколько кликов.
После внедрения электронного документооборота сотрудники компании получат возможность уделить время задачам, которые создадут для ваших клиентов дополнительную ценность. Да и зачем увеличивать время ожидания подписания и обмена документами, если это можно сделать всего за несколько минут?
Причина 2. Сокращение затрат вашей компании
Первая экономия ресурсов после перехода на электронный документооборот – это сокращение закупаемой вашим предприятием бумаги для печати первичных документов. Уменьшаются и затраты на почтовые услуги. Реже используется офисная техника, сотрудники меньше времени тратят на выполнение механической работы и больше уделяют интеллектуальной.
В целом экономия административных затрат при переходе на электронный документообмен составляет в среднем 70%. Проблема “где хранить все эти документы и какая комната в офисе станет архивом для бумаг” – исчезает сама собой. А сэкономленные на бумаге и пересылке деньги могут быть перераспределены на развитие бизнеса или любые другие нужды компании.
Причина 3. Удобное цифровое решение для ваших партнеров и клиентов
Наверняка ваши клиенты ищут для своих компаний сервисы и решения, которые обеспечат максимально эффективную и удобную работу. Они уже отдают предпочтение облачным сервисам, CRM-системам, облачным дата-центрам. Каждое предприятие в Украине использует ЭЦП. А в 2018 году, возможно, индивидуальную ЭЦП получит и каждый мобильный клиент – то есть каждый платежеспособный украинец. Поэтому компании, которые хотят быть конкурентными и обеспечивать лучший сервис, просто не могут упустить этот тренд.
Причина 4. Простота
Технология электронного документообмена работает достаточно давно, а законодательная база для того процесса в нашей стране существует с 2003 года. Просто именно сейчас – в связи с повсеместным доступом к интернету и стремительным развитием цифровых технологий – интерес к электронному обмену документами вырос в разы. Но главная причина, почему обмениваться документами онлайн становится трендом – это появление удобных и недорогих SaaS (software as a service) сервисов, внедрение которые на любом предприятии не составляет труда.
Простота, эффективность и доступность делают любой сервис массовым, и его начинают использовать как крупный бизнес, так и маленькие компании. Каждый пользователь находит вариант для себя и начинает использовать. А это существенно упрощает работу его предприятия.
Причина 5. Надежность
Опасения, что в процессе обмена документами онлайн их можно потерять, напрасны. Наоборот: сохранность документов в электронном виде существенно выше, чем у бумажных – они хранятся в облаке, изъять откуда их просто невозможно. При этом получить к ним доступ можно в любой момент с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.
Кроме этого, сервис электронного документооборота – хороший способ быстро проверить достоверность. Ведь обрабатывая тысячи документов в месяц, ваш бухгалтер вряд ли сверяет каждую подпись и заказывает экспертизу подписи партнера для каждого документа. А сервис проверяет ЭЦП, идентифицирует лицо, подписавшее документ, и определяет, принадлежит ли ЭЦП подписанта предприятию-контрагенту. К тому же на каждом документе ставится метка времени подписания.
Причина 6. Законность
В Законах Украины “Про електронні документи та електронний документообіг” и “Про електронний цифровий підпис” четко указано, что хранить и вести всю первичную документацию можно и в бумажной, и в электронной форме. А электронный документ, подписанный в соответствии с требованиями законодательства, имеет такую же значимость, как и бумажный.
Электронный документооборот не создаст проблем и в случае проверок. Ведь Государственная фискальная служба Украины обязала предприятия подавать отчетность в электронной форме. Поэтому вам не нужно собирать кипы бумаг для проверок – все можно сделать в электронном формате. Проверки могут проходить в удаленном режиме, с помощью специального ПО, что исключает “человеческий фактор” и снижает коррупционные риски.
Причина 7. Гарантия прозрачности и ответственности сотрудников за свою работу
Сервис онлайн-обмена документами – это не только технологичное и эффективное решение для работы компании, а еще и четкая ответственность каждого сотрудника за свои действия. Ведь порядок обмена и хранения документов в электронном виде такой, что любые действия фиксируются: когда и кем документ был создан, когда подписан, кому отправлен, какие корректировки или комментарии к нему были добавлены. Это обеспечивает максимальную прозрачность и исключает возможность манипуляций. Недобросовестные контрагенты не могут заявить, что документы не пришли или потерялись.
