Публікується мовою оригіналу
Не папки с бумагами – а мегабайты файлов. Не печать и автографы от руки – а электронно-цифровая подпись. Не заваленные документами шкафы под стенкой, а облачное хранилище. Именно такие реалии компаний, которые перешли на электронный документооборот. Однако в технологию пока поверили не все – многие представители бизнеса до сих пор опасаются подписывать и обмениваться документами онлайн. И в частности из-за довольно распространенных мифов.
Специально для IBuh.info эксперты онлайн-сервиса электронного документооборота “Вчасно” развенчивают мифы, связанные с электронным документооборотом.
Миф 1. Высокий риск заразить компьютер вирусом
Используя сервисы электронного документооборота, можно с высокой вероятностью заразить файлы на своем компьютере. Как это случилось этим летом, когда через популярную бухгалтерскую программу документооборота произошла кибератака вирусом Petya.A.
На самом деле:
Это опасение беспочвенно, если использовать решение, которое является облачными сервисом. Такие программы для обмена документами не нужно устанавливать на компьютер, и в связи с этим они не несут угрозу хранящимся там файлам. Документы же, которыми компания обменивается через онлайн-сервис, находятся в облаке и благодаря этому полностью защищены.
Миф 2. Документы могут исчезнуть или потеряться
Документы должны быть сложены в напечатанном виде в ровные стопки в шкафу, закрыты на ключ или хотя бы разложены по папкам на персональном компьютере. Иначе они могут потеряться или оказаться у посторонних людей.
На самом деле:
Облачный сервис для хранения документов – одно из самых безопасных и надежных решений, которые сейчас есть. Ни получить доступ к файлам, ни тем более их испортить или удалить не может никто из посторонних. Только прошедшие проверку по ЭЦП лица, которые загружали или подписывали документы, могут осуществлять какие-либо действия с этими документами. Кроме этого, ни один файл не может быть удален бесследно, поскольку всё хранится в облаке распределенно.
Миф 3. Для налоговой проверки документы все равно нужно предоставлять в распечатанном виде
В ходе проверок Государственной фискальной службе Украины (ГФСУ) нужно подавать только распечатанные документы с подписью и мокрой печатью. Документы в любом другом виде предоставлять незаконно.
На самом деле:
75-я статья Налогового Кодекса Украины уже предусматривает проведение электронных налоговых проверок. И Закон Украины №1982-VIII гласит, что из-за отсутствия мокрой печати документ не признается недействительным. Были внесены изменения и в Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности”. Теперь в нем нет формулировки, что обязательно подписывать документы непосредственно в момент или сразу после совершения хозяйственной операции. Согласно статье 9, основанием для бухгалтерского учета являются первичные документы, которые могут быть и электронными.
Миф 4. Электронный документооборот – слишком сложная процедура
Технология обмена через онлайн-сервис очень сложная. Поэтому сотрудник, который подписывает или обменивается документами, должен обладать специальными знаниями и навыками.
На самом деле:
Работа с электронными документами не требует длительного обучения персонала или найма новых сотрудников. Как показывает практика, для успешного старта работы с сервисом достаточно рассказать и показать, как происходит этот процесс. А перевести предприятие на электронный документообмен можно всего за несколько часов. Для этого компания просто регистрируется в сервисе и сообщает своим партнерам о желании обмениваться документами онлайн. Само подписание и отправка – вопрос нескольких секунд.
Миф 5. Электронным документообменом в нашей стране никто не пользуется
В Украине все работают “по старинке” – с печатными документами. Обмен документами с помощью онлайн-сервисов – технология будущего, которую еще никто не использует.
На самом деле:
Безусловно, нельзя утверждать, что электронный документооборот есть во всех без исключения компаниях. Но уже многие, в том числе и государственные, переводят всю документацию онлайн. Например, технологию электронного документообмена уже внедрили “Укрпошта” и “Укрзалізниця”.
Миф 6. Обмен документами онлайн не дает никаких преимуществ
Если все и так отлично работает, использование сервисов электронного документооборота ничего не поменяет в компании.
На самом деле:
Переход на электронный документообмен точно принесет компании пользу. В частности, позволит существенно сэкономить деньги на подготовке и отправке. Стоимость создания и пересылки распечатанного и подписанного от руки документа составляет около 10 гривен. А максимальная цена подписания и отправки электронного не превышает 2 гривен. Если предприятие работает с большим количеством документов, экономия в итоге составит десятки тысяч гривен в месяц.
Про семь причин, почему вам стоит внедрить в компании электронный документооборот до конца года, читайте здесь.
