Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити (ч. 2 ст. 9 Закону № 996):
• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст й обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що надають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Розгляньмо детально такий реквізит первинного документа, як “особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції”. Хто має право такого підпису та про що йдеться під “іншими даними”? Про це – далі…

Цей реквізит варто розглядати в розрізі двох реквізитів:

• “особистий підпис”;
• “інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції”.

Особистий підпис особи

Хто повинен ставити підпис на первинному документі

Первинний документ має підписати особисто особа, яка брала участь у здійсненні господарської операції (п. 2.5 Положення № 88). На цей час про електронні первинні документи не говоримо. Детальніше про накладення електронного цифрового підпису читайте в матеріалі “Електронні первинні документи: як це виглядає”.

Які саме особи повинні підписувати первинні документи?

Ідеться саме про тих осіб, які безпосередньо беруть участь у цій господарській діяльності та мають відповідне право підпису. Отже, керівник підприємства повинен затвердити перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи, і надати дозвіл на здійснення господарської операції, пов’язаної з відпуском (витрачанням) коштів і документів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна.