Електронні документи мають ту саму юридичну силу, що й паперові. Але тільки якщо скласти їх правильно! Яких правил мають дотримуватися кадровики і як ставляться до електронного кадрового документообігу контролери, дізнайтеся далі.

Як ми вже повідомляли, в Україні розширено можливості використання електронного документообігу у сфері трудових відносин. Адже нещодавно було оновлено Порядок впровадження електронного документообігу. Якщо раніше цей Порядок стосувався насамперед системи управління охороною праці, то тепер його дію поширено на всю сферу трудових відносин.

Які переваги надає цифровий формат для кадрової документації?

Переваги для бізнесу та працівників:

• швидший обмін документами;
• менше паперової роботи;
• зручна взаємодія з працівниками, які працюють дистанційно або перебувають в іншому місті чи країні;
• краща організація кадрового діловодства;
• можливість належного електронного зберігання документів.

Оформлення кадрових документів в електронному вигляді: чи всі роботодавці мають на це право і чи стосується це всіх кадрових документів?

Згідно із Законом №851:

електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Ці норми стали ключовими для реформи документообігу в Україні і подальшої його цифровізації. Тепер нікого не здивуєш тим, що працівник може надати не лише паперовий, а й електронний документ — його паспорт у мобільному застосунку Дія, електронний витяг із рішення експертної команди про встановлення інвалідності, різні довідки тощо. Електронні трудові книжки (роль яких виконує електронний витяг із Реєстру застрахованих осіб, який веде ПФУ) також уже реальність.

На час воєнного стану обмін інформацією і документами між роботодавцем та працівником в електронній формі став справжнім порятунком. Особливо для випадків, коли відбувається релокація роботодавця або вимушена міграція працівників.

Для цього ст. 7 Закону №2136 встановила:

у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджений у порядку, встановленому законодавством, визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи й обліку витрат на оплату праці.

У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

<…>

Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку: