Відрядження — тема завжди актуальна, адже вона стосується широкого кола бухгалтерсько-бізнесової аудиторії. А зважаючи на те що під час відрядження може виникати чимало нетипових ситуацій (спізнився на літак, згубив квиток, скористався таксі замість трамваю тощо), потрібно чітко знати про бухгалтерсько-податкові наслідки таких ситуацій.
Тому в цьому матеріалі ми намагатимемося згрупувати найпоширеніші запитання про відрядження по Україні й надати стислі та водночас зручні й аргументовані відповіді на них

Витрати на таксі під час відрядження

Питання в тому, чи може відряджений працівник, перебуваючи у відрядженні, пересуватися за допомогою таксі? Чи не вважатиметься така «розкіш» додатковим благом для працівника. Щодо цього немає однозначної позиції контролерів. Останні листи податківців свідчать про те, що фахівці ДФС погоджуються з використанням таксі без податкових наслідків для працівника, якщо відрядження закордонне. Якщо ж ідеться про відрядження по Україні, контролери воліють вважати компенсацію вартості таксі працівнику додатковим благом.

Своєю чергою, і в першому, і в другому випадках податківці посилаються на норми Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 р. № 59 (далі ― Інструкція № 59), які, по суті, не стосуються госпрозрахункових підприємств.

Ми вважаємо, немає значення, чи відрядження в межах України, чи за кордон. Умови звільнення від оподаткування витрат, понесених у відрядженні (як по Україні, так і за кордон), прописані в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, де немає заборони користуватися таксі.

Однак для відшкодування послуг із використання таксі (без оподаткування) потрібно мати розрахунковий документ (касовий чек) і підтвердження зв’язку відрядження з госпдіяльністю підприємства.

Забезпечити видачу касових чеків під час поїздок на таксі має електронний таксометр (наразі в Державному реєстрі РРО зареєстровано 3 моделі таксометрів). Це, по суті, РРО, який додатково забезпечує попереднє програмування тарифів за проїзд й облік вартості наданих послуг із перевезень пасажирів (абз. 10 ст. 2 Закону про РРО ).

Тож із використанням таксі під час відрядження потрібно бути обережними. Якщо керівник надає дозвіл на використання таксі у відрядженні, то це краще прямо прописати в наказі про відрядження. Але за відсутності розрахункового документа відшкодовані витрати на таксі слугуватимуть додатковим благом для працівника, яке обкладається ПДФО за ставкою 18% і військовим збором — за ставкою 1,5%.

Відряджена особа загубила квиток

Фактично в такому випадку відсутній розрахунковий документ, який підтверджує понесені витрати. Чи можна компенсувати вартість квитка працівнику? Які податкові наслідки?

За правилами пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, витрати на проїзд як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження, відшкодовані роботодавцем працівнику, не включаються до оподатковуваного доходу лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість витрат: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), електронних квитків за наявності посадкового талона й документа про сплату за всіма видами транспорту.

Якщо в працівника немає квитка, то витрати на проїзд йому можуть компенсувати на підставі його заяви з поясненнями ― за рішенням керівника. Однак така компенсація для працівника вже вважатиметься додатковим благом, яке обкладається ПДФО за ставкою 18% та військовим збором — за ставкою 1,5%.

Квиток заповнений вручну

Це питання часто виникає, якщо відряджена особа користується послугами приватного перевізника (міжміська маршрутка, автобус). Саме в такому випадку трапляється, що водій видає пасажиру квиток із заповненими власноруч полями з вартістю проїзду та датою поїздки. Іноді на практиці буває й так, що водій узагалі не заповнює квиток, а видає пасажиру пустий бланк квитка з печаткою.

Продаж квитків може здійснюватися водієм автобуса за відсутності в населеному пункті автостанції чи агентства з продажу квитків, а також після закриття квитково-касової відомості на автостанції.

Тож постає запитання: чи вважати такий квиток розрахунковим документом?

Для відповіді на запитання звернімося до вимог ст. 2 Закону про РРО, яка допускає заповнення вручну розрахункових документів. До того ж форми бланків квитків на міжміські та приміські маршрути можуть мати пусті поля, що означає можливість їх заповнення як друкарським способом, так і вручну.

Водночас у п. 2 Наказу № 503  зазначено, що вартість проїзду за розрахунками пасажирських перевізників, інформація про перевізника, страховика та страхова сума вносяться у квитки друкованим способом.

Однак у доволі свіжому листі Мінінфраструктури від 06.01.2017 р. № 62/25/10-17 фахівці Міністерства наголосили: у разі якщо придбаний у водія квиток відповідає типовій формі, містить інформацію про перевізника, страховика, страхову суму, а вартість проїзду, відстань проїзду, пункти відправки та прибуття вписані у квиток вручну друкарськими літерами, це не вважатиметься порушенням вимог Наказу № 503.

Фахівці ДФС мають іншу точку зору щодо цього питання. У листі від 01.12.2016 р. № 26059/6/99-99-08-02-01-15 податківці наголосили: для підтвердження витрат на проїзд працівника підприємства, що перебував у відрядженні, якщо у квитку на міжміські перевезення реквізити, передбачені п. 2 Наказу № 503, уписані від руки чи не вказані, необхідно долучити також відповідну розрахункову квитанцію, видану перевізником.

Однак реалізувати таку вимогу ДФС на практиці може бути доволі складно.

Відряджена особа винаймає житло у ФОПа: чи буде роботодавець податковим агентом

Працівник, вирушивши в тривале відрядження до іншого міста, оселився в готелі, послуги з проживання в якому надає ФОП. Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ, податкові агенти зобов’язані подавати форму № 1ДФ до контролюючого органу за місцем свого розташування, у якій відображаються в т.ч. виплати доходу на користь ФОПів з ознакою доходу «157».

Тож виникає запитання: чи слід у формі № 1ДФ відображати дохід, виплачений ФОПу за надані послуги проживання в готелі відрядженої особи?

У цьому випадку все залежить від того, яким чином здійснюватиметься оплата за вказані послуги. Якщо відряджений працівник особисто сплачує кошти за отримані послуги від приватного підприємця, пов’язані з проживанням у готелі, то за таких обставин підприємство, котре компенсує працівникові понесені витрати, не є податковим агентом підприємця. Відповідно — відображати у формі № 1ДФ суми компенсації не потрібно.

Однак якщо розрахунок за надані послуги здійснюється корпоративною карткою, можуть виникнути проблеми, адже при цьому незалежно від того, що картку використав працівник, — фактичним платником (за витягом) буде юрособа з усіма наслідками, що випливають, у частині відображення виплати доходу підприємцю у формі № 1ДФ.

Чи можна направити у відрядження ФОПа (не працівника підприємства), який надає послуги

Направляти у відрядження особу, яка виконує роботи не за трудовим договором, а за цивільно-правовим (це стосується й договору із ФОПом), не можна, оскільки така особа не є працівником підприємства.

Право на відшкодування витрат й одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями відповідно до ст. 121 КЗпП надається лише працівникам підприємства.

Якщо ж у підприємства виникла необхідність направити фізособу, з якою воно працює на умовах ЦПД, у відрядження для надання послуг в інший населений пункт, то компенсацію витрат на проїзд і проживання тощо доцільно включити в ціну (суму) винагороди за надані послуги.

Відрядження до ВЕЗ «Крим»: українські чи закордонні добові?

Як відомо, розмір неоподатковуваних добових по Україні становить не більш ніж 320 грн на день, а для відряджень за кордон — не більше 80 євро на день за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, у розрахунку за кожен такий день (пп. 170.9.1 ПКУ).

Водночас якщо йдеться про відрядження до ВЕЗ «Крим», під час розгляду питання оподаткування (у т.ч. питання оподаткування добових), слід орієнтуватися на п. 26 підрозділу 10 р. XX «Перехідні положення» ПКУ, відповідно до якого на період дії Закону № 1207  норми ПКУ застосовуються з урахуванням особливостей, визначених Законом про ВЕЗ «Крим» .

Тимчасово окупована територія України є невід’ємною частиною території України, на яку поширюється дія Конституції та законів України (ст. 1 Закону № 1207).

Отже, до оподатковуваного доходу відрядженого працівника, який поїхав до ВЕЗ «Крим», не включається сума добових у межах 320 грн (адже відрядження до Криму, згідно з українським законодавством, є відрядженням по Україні). Цю точку зору висловили й фахівці ДФС у підкатегорії 103.17 системи «ЗІР».

Відрядження не відбулося — у які строки слід повернути виданий аванс?

У пп. 170.9.2 ПКУ прописані лише строки подання авансового звіту — до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

• завершує відрядження;
• закінчує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Однак пояснень, як бути у випадку, якщо відрядження не відбулося, ПКУ не надає. Для відповіді на запитання звернімося до Інструкції № 59. Хоча вона й стосується лише бюджетників, проте податківці частенько звертаються до цього документа, роз’яснюючи питання відрядження на госпрозрахункових підприємствах.

Отже, у п. 11 Інструкції № 59 знаходимо відповідь на наше запитання: якщо працівник отримав аванс на відрядження та не виїхав, то він повинен протягом 3-х банківських днів із дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Саме на цей строк повернення коштів потрібно орієнтуватися і бюджетним, і госпрозрахунковим підприємствам. На цьому наголошують і фахівці ДФС у підкатегорії 103.17 системи «ЗІР».

Чи потрібно в такому випадку складати авансовий звіт? Питання не однозначне. Найімовірніше, податківці наполягатимуть на оформленні цього документа, однак про законність цієї вимоги та позицію суду щодо цього поговоримо в одному з наступних номерів газети «Інтерактивна бухгалтерія».

Одна відряджена особа та двомісний номер у готелі: як компенсувати?

Ситуація «имеет место быть», адже одномісних номерів у готелі зазвичай не так багато, а придбати ліжко-місце там не завжди вдається. Тож іноді доводиться обирати: або замовляти двомісний номер, або ночувати на дворі. Однак, що стосовно такої «розкоші» кажуть податківці.

У підкатегорії 103.17 системи «ЗІР» зовсім нещодавно з’явилося роз’яснення цього питання. Податківці однозначно наголосили:

«…у разі якщо відряджений працівник сплатив за проживання в двохмісному номері готелю за двох, то відшкодування йому витрат із віднесенням їх до складу витрат підприємства здійснюється з розрахунку вартості проживання тільки однієї особи. Якщо підприємство відшкодовує працівнику повну вартість двомісного номера, то вартість другого місця в даному номері буде вважатися додатковим благом…».

Як аргумент фахівці ДФС використали норму все тієї ж Інструкції № 59, у п. 5 р. ІІ якої зазначено, що підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з розрахунку вартості одного місця в готелі.

Як визначити, одномісний номер чи двомісний? Зазвичай цю інформацію вказують у рахунку на оплату готельних послуг. Тож якщо в рахунку прямо вказано, що номер двомісний і роботодавець компенсує повну вартість проживання, можуть виникнути проблеми з оподаткуванням вартості другого як додаткового блага. Якщо ж у рахунку вказана лише загальна вартість проживання в номері, проблем бути не повинно.

Наразі це все, однак із прийняттям безвізу, на нас усіх чекають нові цікаві питання пов’язані з відрядженням працівників за кордон. Уже цього тижня ми розпочнемо публікувати матеріали на цю цікаву та, безумовно, актуальну тематику.

Євген ПАНЧИШИН,

бухгалтер-експерт
газети «Інтерактивна бухгалтерія»

Джерело: Інтерактивна бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!