Як не дивно, подеколи виникають такі питання: як правильно визначати робочий рік для надання щорічної відпустки, чи впливає на відлік робочого року відпустка по догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років. Тож розгляньмо ці питання на конкретних прикладах

За загальним правилом, відлік робочого року розпочинають із дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки). І надалі дата відліку робочого року не змінюється. А ось якщо на частину робочого року припав період, який не зараховується до стажу для надання щорічної основної чи додаткової відпустки, то тривалість відпустки за відповідний робочий рік розраховують пропорційно відпрацьованому часу в такому робочому році.

[tip]Нагадаємо

Якщо працівник був на лікарняному, у відпустці без збереження заробітної плати, на курсах підвищення кваліфікації тощо чи не відпрацював у деякі робочі дні половину норми тривалості робочого часу, ці дні не зараховуються до стажу роботи, що надає право на щорічну додаткову відпустку за важкі та шкідливі умови праці та за особливий характер праці.[/tip]

Розрахунок стажу для надання щорічної відпустки

Щорічну додаткову відпустку за важкі та шкідливі умови праці й за особливий характер праці працівникам надають тривалістю, яку розраховують  пропорційно до фактично відпрацьованого часу. Це випливає з п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки та листа Мінпраці від 27.01.2011 р. № 14/13/116-11.

Приклад 1

Для працівника, прийнятого на роботу 26.05.2016 р., робочим роком, за який надається щорічна основна відпустка повної тривалості, є період із 26.05.2016 р. до 25.05.2017 р. Тривалість щорічної основної відпустки — 24 к.дн., щорічної додаткової відпустки за ненормований робочий день — 7 к.дн. Протягом зазначеного періоду працівник хворів у жовтні 2016 року — 21 к.дн. (15 р.дн.) і лютому 2017 року — 15 к.дн. (11 р.дн.).

Право на щорічну основну відпустку повної тривалості в працівника виникає після 6-ти місяців безперервної роботи на цьому підприємстві, тобто вже з 26.11.2016 р. він міг узяти щорічну основну відпустку повної тривалості.

Припустімо, працівник бере щорічну основну відпустку за робочий 2016–2017 рік із 03 травня 2017 року, тоді стаж для надання щорічної основної відпустки становитиме:

365 дн. – 11 н.дн. = 354 к.дн.

Для щорічної додаткової відпустки стаж визначаємо за фактично відпрацьований час із 26.05.2016 р.  по 25.05.2017 р., включаючи період щорічних відпусток:

• 1-й варіант— відраховуємо невідпрацьовані робочі дні:

365 к.дн. – 11 н.д. – 21 к.дн. – 15 к.дн. = 318 к.дн.;

• 2-й варіант— обчислюємо пропорційно відпрацьованим робочим дням:

4 р.дн. + 20 р.дн. + 21 р.дн. + 22 р.дн. + 22 р.дн. +20 р.дн. + (22 р.дн. – 15 р.дн.) + 22 р.дн.+ 20 р.дн.+ (20 р.дн. – 11 р.дн.) + 22 р.дн. + 19 р.дн.+ 16 р.дн. = 224 р.дн. із 250-ти.

Тоді працівник за 2016–2017 робочий рік має право на:

• щорічну основну відпустку повної тривалості — 24 к.дн.;
• щорічну додаткову відпустку тривалістю:

1-й варіант:

(7 к.дн. : (365 к.дн. – 11 н.дн.)) × 318 к.дн. = 6,3 к.дн., з округленням 6 к.дн.;

2-й варіант:

(7 к.дн. : 250 р.дн. × 224 р.дн. = 6,3 к. дн., з округленням 6 к.дн.

Отже, у цьому випадку за обома варіантами отримуємо однакову тривалість щорічної додаткової відпустки. Але так буде не завжди, тому варіант розрахунку тривалості щорічної додаткової відпустки залежно від відпрацьованого часу в шкідливих та важких й особливих умовах праці потрібно визначити в колективному чи трудовому договорі.

[tip]Зверніть увагу

Для того щоб узяти чергову щорічну відпустку, потрібно спочатку відпрацювати повністю робочий рік, за який таку відпустку вже надали.[/tip]

Тому після 25.05.2017 р. працівник може звернутися із заявою про надання чергової щорічної відпустки за 2017–2018 рік, але в такому випадку він її візьме наперед. У разі якщо він звільниться до 25.05.2018 р., то повинен буде повернути відпускні за незароблені дні відпустки.

Відпустку по догляду за дитиною не зараховують в стаж для відпустки

Кількість календарних днів стажу, за які надається щорічна основна відпустка за робочий рік, залежить від того, чи були в робочому році періоди, які до стажу для надання щорічної відпустки не зараховуються. Це передусім відпустки по догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років, а також відпустки без збереження зарплати більшої тривалості, ніж передбачено законодавством.

Приклад 2

Жінку прийняли на роботу 28.04.2013 р., а з 09.11.2013 р. по 14.03.2014 р. вона перебувала у відпустці по вагітності та пологах (126 к.дн.). Із 16.03.2014 р. до 25.01.2017 р. вона знаходилася у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років. Тривалість щорічної основної відпустки — 30 к.дн. За який період їй надавати відпустку, якщо вона бере відпустку повної тривалості з 12 червня 2017 року.

[tip]Зверніть увагу

До стажу для щорічної основної відпустки включається період відпустки по вагітності та пологах, а відпустка по догляду за дитиною до 3-х (6-ти) років — ні.[/tip]

Відлік робочого року для жінки розпочинається з 28.04.2013 р., але при цьому до стажу для надання відпустки:

• зараховується за 2013–2014 робочий рік період із 28.04.2013 р. до 14.03.2014 р., що налічує (за вирахуванням святкових і неробочих днів):

3 к.дн. + (31 к.дн. – 4 н.дн.) + (30 к.дн.- 2 н.дн.) + 31 к.дн. + (31 к.дн. – 1 н.дн.) + 30 к.дн. + 31 к.дн. + 30 к.дн. + 31 к.дн. + (31 к.дн.- 2 н.дн.) + 28 к.дн. + (14 к.дн. – 1 н.дн.)  = 311 к.дн.;

• не зараховується період із 15.03.2014 р. до 25.01.2017 р.(відпустка по догляду за дитиною до 3-х років);

За 2016–2017 рік (тобто за період із 28.04.2016 р. до 27.04.2017 р.) стаж для надання щорічної основної відпустки включає лише період із 26.01.2017 р. по 27.04.2017 р. (без урахування святкових і неробочих днів), який налічує:

• 6 к.дн. + 28 к.дн. + (31 к.дн. – 1 н.дн.) + (27 к.дн. – 1 н.дн.) = 90 к.дн.

[tip]Зверніть увагу

Відлік початку робочого року не змінюється![/tip]

Тому жінка має право на щорічну основну відпустку:

• за 2013–2014 рік тривалістю:

(30 к.дн. : (365 к.дн. – 10 н.дн.)) × 311 к.дн. = 26,2 к.дн., з округленням 26 к.дн;

• за 2016–2017 рік тривалістю:

(30 к.дн. : (365 к.дн. – 10 н.дн.)) × 90 к.дн. = 7,6 к.дн., з округленням 8 к.дн.

Отже, жінка може взяти невикористану частину відпустки за 2013–2014 рік (26 к.дн.) і за 2016–2017 рік (8 к.дн.). А з 28.04.2017 р. розпочинається відлік для надання відпустки за 2017–2018 робочий рік.

Працівник бере відпустку, не відпрацювавши 6-ти місяців

Якщо працівник бере щорічну відпустку до спливу 6-місячного строку роботи в такого роботодавця, то тривалість щорічної, додаткової відпусток обчислюють пропорційно відпрацьованому часу (ч. 2 ст. 79 КЗпП, ч. 6 ст. 10 Закону про відпустку).

Приклад 3

Працівника прийнято на роботу 17.02.2017 р. Він просить надати відпустку з 01 липня 2017 року. Тривалість щорічної основної відпустки для такої категорії працівників — 28 к.дн.

У цьому випадку проводять пропорційний розрахунок, тобто:

• визначають стаж для надання щорічної основної відпустки (за період із 17.02.2017 р. до 30.06.2017 р.), що налічує:

12 к.дн. + (31 к.дн. – 1 н.дн.) + (30 к.дн. – 1 н.дн.) +(31 к.дн. – 3 н.дн) + (30 к.дн. – 2 н.дн.) = 127 к.дн.;

• розраховують тривалість відпустки пропорційно відпрацьованому часу:

(28 к.дн. : (365 к.дн. – 10 н.дн.)) × 127 к.дн. = 10 к.дн.

Із 17.08.2017 р. працівник може взяти залишок відпустки, оскільки матиме право на відпустку повної тривалості.

Отже, відлік робочого року для працівника не змінюється протягом періоду його роботи на цьому підприємстві, а тривалість щорічної відпустки за відповідний робочий рік залежить від наявності періодів, які не включаються до стажу для основної та додаткової відпусток.

Чи можна взяти наперед щорічну додаткову відпустку

Як уже мовилося, до стажу для щорічних додаткових відпусток не враховують час, коли працівник фактично не трудився, але за ним згідно із законодавством зберігали місце роботи (посаду) і зарплату повністю (окрім щорічних основної та додаткових відпусток) або частково. Тобто під час розрахунку стажу для щорічної додаткової відпустки не беруть, зокрема:

• час оплаченого вимушеного прогулу, спричиненого незаконним звільненням або переведенням на іншу роботу тощо;
• період тимчасової непрацездатності;
• дні відпустки без збереження зарплати, передбаченої ст.ст. 25, 26 Закону про відпустки;
• період відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років(за медичним висновком — 6-ти), а якщо дитина хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), — 16-річного віку;
• інші періоди роботи, такі як: навчальна відпустка, відпустка на дітей, чорнобильська відпустка, курси підвищення кваліфікації, відрядженнятощо.

З огляду на сказане вище, немає прямої заборони щодо надання щорічної додаткової відпустки до відпрацювання робочого року, за який її надають. Однак роботодавець не може визначити фактично відпрацьований час за майбутні періоди. Тому щорічні додаткові відпустки варто надавати лише за фактично відпрацьований час у робочому році, за який її надають.

Приклад 4

Працівник просить надати з 24.04.2017 р. щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день ― 4 к.дн. за період із 17.02.2017 р. по 16.02.2018 р. Чи може він узяти щорічну додаткову відпустку наперед?

В описаній ситуації щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день можна надати за відпрацьований період у робочому році, тобто за період із 16.02.2017 р. по 23.04.2017 р., який налічує:

13 к.дн. + (31 к.дн. – 1 н.дн.) + (23 к.дн. – 1 н.дн.) = 65 к.дн.

Якщо припустити, що він працює на умовах повної зайнятості та всі робочі дні за цей період відпрацьовані, то тривалість щорічної додаткової відпустки:

4 к.дн. : (365 к.дн. – 10 к.дн.) х 65 к.дн. = 0,73 к.дн., округлюємо до 1.

Якщо навіть надати працівнику 1 к.дн. щорічної додаткової відпустки, то це потрібно буде врахувати під час надання залишку щорічної додаткової відпустки за цей робочий рік.

Тож простіше надавати належну кількість днів щорічної додаткової відпустки (пропорційно фактично відпрацьованому часу) після закінчення робочого року, тобто після 18.02.2018 р. Тим більше що в Законі про відпуски прописано, що таку відпустку надають за фактично відпрацьований час у важких і шкідливих умовах, а також в особливих умовах праці.

Джерело: Інтерактивна бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!