Законодавство не вимагає, аби фізособа підписувала заяву про повернення коштів кваліфікованим електронним підписом (КЕП). ТОВ може прийняти таку заяву звичайним листом з електронної пошти. Щоб підтвердити операцію, зберігайте заяву покупця, дані замовлення й оплати, внутрішній документ ТОВ про повернення і підтвердження фактичного повернення коштів.

Якщо повернення змінює суму компенсації, відкоригуйте ПДВ.

Як оформити звернення про повернення коштів

Законодавство не встановлює спеціальної форми заяви фізичної особи про повернення коштів за онлайн-послуги. Тому можете на свій розсуд визначити порядок такого звернення у публічній оферті та/або правилах повернення коштів. Законодавство також не вимагає, щоб клієнт обов’язково підписав таку заяву КЕП.

Електронні документи (повідомлення), пов’язані з електронним правочином, сторони можуть подавати як докази (ч. 13 ст. 11 Закону України «Про електронну комерцію» від 03.09.2015 № 675-VIII; далі — Закон № 675). При цьому закон не містить вимоги обов’язково накладати КЕП на кожне таке повідомлення.

Правочин вважають вчиненим у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований, зокрема, в електронних документах або листах, якими сторони обмінялися або які вони надсилали до інформаційно-комунікаційної системи, якою користуються (ч. 1 ст. 207 Цивільного кодексу України).

Тож, аби підтвердити волевиявлення фізичної особи, підприємство може прийняти заяву електронною поштою.