Чи можна зекономити час і гроші, запровадивши на підприємстві електронний документообіг?
Минуло майже 13 років з моменту набрання чинності Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг». Однак до сих пір електронний документообіг для багатьох бухгалтерів залишається якоюсь екзотикою. Паперовий документ можна помацати, на ньому є відбиток печатки та підпис — мовляв, так надійніше і спокійніше. А що таке електронний документ? Так, файлик, який може кудись подітися, зіпсуватися комп’ютерним вірусом або що ще гірше — ризикує бути не визнаним податковою.
Компанія iFin, впроваджуючи систему обігу юридично значущих електронних документів (далі — ЮЗЕД), рішуче налаштована зламати даний стереотип. ЮЗЕД — це електронний документ, що містить ідентичну паперовим аналогам документарну інформацію і реквізити, і на який накладено електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП). До речі, для накладення ЕЦП підійдуть будь-які ключі, адже iFin взаємодіє з усіма широко використовуваними АЦСК:
- Masterkey;
- АЦСК Україна (Me-Doc);
- АЦСК фіскальної служби;
- ІВК;
- ключові системи.
Зверніть увагу!
Використовуючи систему обороту ЮЗЕД від iFin ви зможете за лічені секунди передавати і обробляти не тільки документи, які пересилаються між компанією і контрагентами (накладні, акти, рахунок та ін.), а й документи, які використовуються всередині компанії (накази, заяви, довіреності, інструкції та ін.).
Які переваги від впровадження системи ЮЗЕД в порівнянні з паперовим документообігом
- ЗНИЖЕННЯ ВИТРАТ на всіх етапах документообігу від формування до зберігання документів з 5 грн до 47 копійок за документ (!).
- ПРИСКОРЕННЯ бізнес-процесів завдяки використанню хмарних технологій Microsoft Azure. Підписання документів обома сторонами займає всього 2-3 хвилини замість звичних днів, тижнів, а часом навіть місяців.
- СКОРОЧЕННЯ ТЕРМІНУ реєстрації податкових накладних та коригувань до них до 1 хвилини.
- БЕЗКОШТОВНА архівація і безстрокове зберігання документів.
- МІНІМІЗАЦІЯ ПОМИЛОК і впливу людського фактору, що забезпечує практично 100% -ву гарантію безпеки передачі документів.
Щодо останнього пункту наведемо цікаву статистику:
- до 7% річного товарообігу у вигляді податкового кредиту втрачається через затримки з реєстрацією податкових накладних;
- до 25% робочого часу бухгалтер витрачає на формування, відправлення та звірку паперових документів;
- до 7,5% документів пропадають при поштовій пересилці, а ще більший відсоток містять помилки.
Чому, переходячи на ЮЗЕД, варто довіритися саме iFin
Причин тому багато.
По-перше, гарантія дотримання всіх вимог законодавства щодо електронного документообігу та ЕЦП.
По-друге, інтеграція з будь-якими обліковими системами: 1С, SAP, МІФ, Парус, SharePoint і ін.
По-третє, безкоштовне підключення, налагодження системи і навчання персоналу (у т.ч. консультація контрагентів).
По-четверте, налаштування системи під індивідуальні потреби вашого підприємства.
По-п’яте, гнучка система обробки та форматування документів.
І, повірте, це далеко не вичерпний перелік переваг ЮЗЕД від iFin.
На завершення нагадаємо: електронний юридично значущий документ не вимагає наявності паперових оригіналів (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»). Це означає, що ви отримуєте можливість на 100% замістити паперові документи. Так давайте ж заощадимо тони паперу, не один день людино-годин для компанії і тим самим витрати на документообіг!
Хочите дізнатися як зменшити витрати на документообіг – заповніть анкету. Це забере у вас не більше 2-3 хвилин.
