Як організувати діловодство на підприємстві таким чином, щоб кожен документ мав правильний номер, був належним чином унесений до відповідного журналу та зареєстрований? Щоб кожен потрібний документ було легко знайти і переконатися в його наявності?

Чи доводилося вам шукати потрібний документ годинами — і зрештою так і не зрозуміти: в якому році він був створений, хто його затвердив та де він зберігається?

Чи виникали суперечки з перевіряльниками через «не ту» форму наказу, відсутній гриф затвердження або неправильне засвідчення копії документа?

Саме для того, щоб службові документи працювали на підприємство, а не створювали хаос, і потрібна інструкція з діловодства.

У статті з’ясуємо, як правильно її розробити, затвердити та своєчасно вносити зміни — без зайвої бюрократії, але з повною відповідністю вимогам законодавства.

Інструкція з діловодства — це обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів з діловодства в установі (абзац сімнадцятий пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5) (далі — Правила №1000/5).

Отже, Правила №1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юрособами без винятку. А це означає, що Інструкція з діловодства має бути як у великій компанії, так і на малому підприємстві.

Види та призначення інструкцій з діловодства

Основне призначення інструкції з діловодства — це встановлення єдиних вимог до документування управлінської інформації та порядку роботи з усіма службовими документами на підприємстві з моменту їх створення чи надходження до відправлення або передання на архівне зберігання.

Є такі види інструкцій з діловодства:

— типова;

— примірна;

— індивідуальна.

Центральні та місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, великі компанії та корпорації розробляють типові та примірні інструкції для мережі підпорядкованих підприємств, установ і організацій (далі — підприємство), а також власну індивідуальну інструкцію з діловодства.

<…>

Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку: