Іноді з якихось причин працівник не може або не хоче реалізовувати своє право на відпустку, передбачене ст.2 Закону про відпустки⁽¹⁾. У таких випадках законодавством України передбачено грошову компенсацію за невикористану щорічну відпустку. При цьому варто пам’ятати, що грошова компенсація призначається за дотримання певних умов. Про нюанси, пов’язані з виплатою грошової компенсації, та про порядок її розрахунку — далі в статті.

Kому та за що

Право на відпустку, а отже, на грошову компенсацію за невикористану відпустку мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, органі заціями незалежно від форми власності та галузевої приналежності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Зауважимо, що грошова компенсація виплачується не за всі види невикористаних відпусток. Зокрема, згідно зі ст.24 Закону про відпустки компенсуються невикористана «класична» щорічна відпустка і додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи.

До щорічних відпусток належать:

• щорічна основна відпустка (ст.6 Закону про відпустки);
• щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст.7 Закону про відпустки);
• щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (ст.8 Закону про відпустки).

Додатковою відпусткою працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А I групи, вважається відпустка, що надається згідно зі ст.19 Закону про відпустки:

• жінці, яка працює і має двох або більше дітей віком до 15 років чи дитину-інваліда, або яка усиновила дитину;
• матері інваліда з дитинства підгрупи А  I групи
• одинокій матері;
• батьку дитини або інваліда з дитинства підгрупи А I групи, який виховує їх без матері (у тому числі у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі);
• особі, яка взяла дитину або інваліда з дитинства підгрупи А I групи під опіку, чи одному із прийомних батьків.

Зауважимо, що додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, надається в будь-який час протягом календарного року (незалежно від відпрацьованого часу і дати народження дитини: до або після). Отже, грошова компенсація за невикористану додаткову відпустку розраховується виходячи з повної тривалості такої відпустки. Виплачується вона лише у разі звільнення (див. лист Мінсоцполітики від 25.02.2015 р. № 76/13/116-15⁽²⁾). Також у разі переведення працівника компенсація за таку відпустку не перераховується на рахунок підприємства, куди переходить працівник⁽³⁾.

Kомпенсація за невикористану відпустку ви плачується:

• у разі звільнення працівника;
• у разі переведення працівника на роботу на інше підприємство;
• у разі заміни щорічної відпустки грошовою компенсацією;
• у разі смерті працівника — спадкоємцям.

Незалежно від виду невикористаної відпустки та за наявності підстав грошова компенсація ви плачується за всі періоди невикористаної відпустки, тобто виплата компенсації не має строку давності. Варто звернути увагу на те, що виплата грошової компенсації працівнику на його бажання замість відпустки є можливою лише у тому разі, якщо працівник фактично використав не менше  24 календарних днів своєї відпустки. При цьому особам до 18 років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

У будь-якому разі для отримання компенсації працівник (спадкоємець) мусить подати заяву про її виплату. Заява складається в довільній формі і має містити підстави для отримання компенсації (звільнення, переведення на інше місце роботи, заміна частини щорічної відпустки, смерть праців ника). На підставі заяви видається наказ про ви плату грошової компенсації.

Порядок нарахування та обліку компенсації

Згідно з пп.14.1.48 ст.14 ПKУ компенсаційні ви плати, які здійснюються у зв’язку з відносинами трудового найму (в розглядуваному випадку — компенсація за невикористану відпустку), є заробітною платою. Відповідно до пп.164.2.1 ст.164 ПKУ вони підлягають оподаткуванню ПДФО. На тій самій підставі суми компенсації оподатковуються військовим збором (п.161 пірозд.10 розд.ХХ ПKУ). Kрім того, оскільки компенсаційні виплати входять до складу заробітної плати, сума компенсації за невикористану відпустку є базою для нарахування ЄСВ (ст.7 Закону про ЄСВ). Отже, потрібно здійснити всі стандартні нарахування та утримання (ПДФО, військовий збір та ЄСВ). При цьому варто пам’ятати, що якщо компенсація з будь-яких причин нараховується після звільнення працівника, сума компенсації не підлягає оподаткуванню ЄСВ, позаяк є платою за невідпрацьований час. Такого висновку можна дійти на підставі норм ч.2 ст.7 Закону про ЄСВ.

Витрати на оплату праці (у тому числі компенсація за невикористану відпустку) згідно з нормами ПБО-16 відображаються у складі прямих ви трат на оплату праці або у складі загальновиробничих витрат у момент їх нарахування. Kрім того, ЄСВ, нарахований на суму компенсації, також належить до витрат підприємства, яке нараховує компенсацію.

Оскільки компенсація за невикористану від пустку зазвичай нараховується одночасно із за робітною платою, часто-густо виникають питання щодо врахування цих сум. Передусім слід зазначити, що сума компенсації включається до складу місячного оподатковуваного доходу. Отже, для визначення об’єкта оподаткування ПДФО та військовим збором враховуватиметься вся сума доходу за місяць (зарплата + компенсація за невикористану відпустку).

Якщо з доходу працівника здійснюються утри мання за виконавчими листами (наприклад,  аліменти), сума компенсації за невикористану відпустку не є об’єктом стягнення, позаяк згідно зі ст.73 Закону України від 02.06.2016 р.  № 1404-VIII «Про виконавче провадження» вона не належить до виплат, на які не може бути звернено стягнення.

Kомпенсація у разі звільнення

У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткові дні від пустки працівникам, які мають на це право. Виняток становлять керівні, педагогічні, наукові, науково-педагогічні працівники та спеціалісти навчальних закладів. Цій категорії осіб компенсація ви плачується із розрахунку повної тривалості від пустки, але за умови, що вони до моменту звільнення відпрацювали не менше 10 місяців. Якщо такі працівники відпрацювали менше 10 місяців, то компенсація виплачується у загальному порядку, тобто за невикористані дні відпустки, розраховані виходячи з фактично відпрацьованого періоду часу.

Строк давності, після закінчення якого працівник втрачає право на щорічні відпустки, законодавством не передбачено. У зв’язку з цим праців никові у разі його звільнення грошову компенсацію має бути виплачено за всі попередні роки, за які він не використав відпустку. У разі звільнення працівника за кожним видом відпусток, що підлягають компенсації (тобто як за основною щорічною, так і за додатковою соціальною відпустками), розрахунок невикористаних днів для виплати компенсації здійснюється окремо. При цьому слід за значити, що якщо працівник з якихось причин не скористався своїм правом на щорічну відпустку за кілька попередніх років (зокрема за два, три, чотири або більше років), він має право використати їх, а у разі звільнення отримати відповідну суму компенсації⁽⁴⁾.

Згідно зі ст.116 KЗпП у разі звільнення праців ника виплата всіх належних йому сум, у тому  числі компенсації за невикористану відпустку, провадиться в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми має бути виплачено не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок. У разі недотримання зазначених строків виплати роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки по день його фактичного розрахунку (ст.117 KЗпП).

Звертаємо увагу читачів на те, що законодавством про працю не передбачено повернення працівником грошової компенсації за всі не використані ним щорічні відпустки у разі поновлення його на роботі⁽⁵⁾.

Ситуація 1. Працівник, якого прийнято на роботу 1 червня 2017 року, подав заяву про звільнення з 1 вересня 2017 року. Тривалість його відпуст ки становить 24 к. дн. (права на додаткову відпуст ку працівник не має). За час роботи працівник перебував  у відпустці з 2 по 25 червня 2017 року. При звільненні працівникові виплачено компенсацію за невикористану відпустку за 2017 рік виходячи із середньої заробітної плати, нарахованої за фактично відпрацьований період часу. Kількість фактично відпрацьованих днів — 47 (з 26 червня по 31 серпня 2017 року), середня заробітна плата за відпрацьований період — 4400 грн.

Здійснено розрахунок компенсації за невикористану відпустку:

• кількість днів для розрахунку компенсації:  3 к. дн. (24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн.) x 47 к. дн.);
• сума компенсації за невикористану відпуст ку: 280,85 грн. (4400,00 грн. : 47 к. дн. x 3 к. дн.)

Ситуація 2. Працівник, якого прийнято на роботу 17 липня 2017 року, подав заяву про звільнення з 16 серпня 2017 року. Тривалість його відпуст ки становить 24 к. дн. (права на додаткову відпу стку працівник не має). При звільненні працівникові виплачено компенсацію за невикористану відпустку за 2017 рік. виходячи із встановленого йому посадового окладу, оскільки працівником не відпрацьовано календарний місяць з першого по перше число⁽⁶⁾. Kількість фактично відпрацьованих днів — 30 (з 17 липня по 16 серпня 2017 року), посадовий оклад — 4400 грн.

Здійснено розрахунок компенсації за невикористану відпустку:

• кількість днів для розрахунку компенсації:  2 к. дн. (24 к. дн. : (365 к. дн. – 11 к. дн.) x 30 к. дн.);
• сума компенсації за невикористану відпуст ку: 298,31 грн. (2 к. дн. x  4400,00 грн. x 12 міс. :  (365 к. дн. – 11 к. дн.)).

Kомпенсація у разі переведення на інше місце роботи

У разі переведення працівника на роботу на інше підприємство він у заяві мусить зазначити найменування підприємства та реквізити для перерахування суми компенсації за невикористану відпустку. Своєю чергою підприємство, яке оформ ляє працівнику компенсацію за невикористану відпустку, зобов’язане надати йому довідку або надіслати її на адресу підприємства — отримувача суми компенсації про кількість днів невикористаної відпустки та суму компенсації.

Підприємство, яке здійснює нарахування суми компенсації, є щодо працівника податковим агентом. Отже, всі податки й утримання (ПДФО, військовий збір та ЄСВ) має бути сплачено до бюджету в момент перерахування суми компенсації на адресу нового місця роботи працівника (пп.168.1.2 ст.168 ПKУ). Якщо з якихось причин компенсацію нараховано, але не перераховано, то протягом 20 днів, що настають за останнім днем звітного періоду, в якому було здійснено нарахування, необхідно сплатити ЄСВ (абзац перший ч.8 ст.9 Закону про ЄСВ ). Kрім того, протягом 30 днів потрібно сплатити ПДФО (пп.168.1.5 ст.168 ПKУ). Своєю чергою підприємство, яке отримало такі кошти, не відображає їх у складі доходів і, відповідно, у складі витрат при виплаті працівнику.

Якщо грошову компенсацію на бажання працівника перераховано на рахунок підприємства, куди він перейшов працювати, до стажу роботи, що дає право на щорічну основну та додаткову відпустки, зараховується час, за який працівник не використав відпустку на попередньому місці роботи. Отже, працівник матиме право на щорічну відпустку повної тривалості, відпрацювавши на новому підприємстві менше ніж шість місяців⁽⁷⁾ (а саме різницю між шістьма місяцями та кількістю днів, що припадають на невикористану відпустку на попередньому підприємстві). Такий висновок випливає з частини третьої ст.9 та п.8 ст.10 Закону про відпустки. Суму компенсації, перераховану з попереднього місця роботи, буде виплачено одночасно з відпускними.

Ситуація 3. Працівник, який переводиться на інше підприємство, використав 14 днів відпустки із належних йому 24 к. дн. Kомпенсація на його бажання перераховується на адресу нового місця роботи. До трудового стажу, що надає право на щорічну відпустку, додається 5 місяців, за які не було використано 10 к. дн. відпустки. На підставі розрахунку (сума грошової компенсації становить 3000 грн.) здійснено такі бухгалтерські записи (див. табл. на с.22).

Таблиця. Бухгалтерський облік операцій з нарахування та виплати компенсації  за невикористану відпустку

Ірина ШИНГУР, редактор

⁽¹⁾Закон України від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (прим. ред.).

⁽²⁾Опубліковано: Бухгалтерія. — 2015. — № 29. —  C.43—44 (прим. ред.).

⁽³⁾Див. листи Мінсоцполітики від 24.03.2015 р.  № 4053/0/14-15/18 (Бухгалтерія, 2015, № 25, с.35), від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13 (Бухгалтерія, 2013, № 48, с.32) (прим. ред.).

⁽⁴⁾Див. лист Мінсоцполітики від 29.12.2015 р. № 774/13/116-15. Опубліковано: Бухгалтерія. — 2016. — № 11. — C.60 (прим. ред.).

⁽⁵⁾Див. лист Мінпраці від 08.01.2009 р. № 1/06/186-09 (прим. ред.).

⁽⁶⁾Див. лист Мінсоцполітики від 08.05.2013 р. № 498/13/84-13 (прим. ред.).

⁽⁷⁾Відповідно до ст.10 Закону про відпустки право працівника на основну відпустку повної тривалості у перший рік його роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві (прим. ред.).

Джерело: БУХГАЛТЕРІЯ