Кожний структурний підрозділ юрособи повинен мати номенклатуру справ. Це стосується і бухгалтерії, адже внаслідок діяльності цього підрозділу формуються у справи та зберігаються протягом певного періоду первинні бухгалтерські документи, облікові регістри, звітні та розрахункові документи, які мають бути впорядковані належним чином.
Як показує практика, у поточному діловодстві бухгалтерії зберігається найбільша (порівняно з іншими структурними підрозділами) кількість документів і, отже, ведеться найбільше справ, зокрема звітна статистична та звітна фінансова документація.
Номенклатура справ бухгалтерії призначена для:
— встановлення порядку формування паперових та електронних фінансових документів у справи;
— визначення строків зберігання справ;
— забезпечення обліку справ;
— оперативного пошуку документів за їх видом та змістом.
Крім того, номенклатура справ бухгалтерії є основою для складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Розроблення проєкту номенклатури справ
Керівник повинен видати наказ, яким призначити осіб, відповідальних за діловодство щодо кожного структурного підрозділу юрособи, зокрема й бухгалтерії. Саме ці відповідальні особи складатимуть номенклатури справ у відповідних структурних підрозділах.
Таким чином, розроблення проєкту номенклатури справ бухгалтерії буде покладено на працівника, відповідального за організацію бухгалтерського діловодства.
За потреби працівники служби діловодства (департаменту документаційного забезпечення, відділу діловодства і контролю, канцелярії тощо) юрособи мають надавати методично-консультативну допомогу працівникові бухгалтерії у розробленні номенклатури справ.
Згідно з п. 8 глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5), підготовлену номенклатуру справ підписує керівник бухгалтерії (головний бухгалтер) і візує особа, відповідальна за архів юрособи. Номенклатура справ бухгалтерії, як і номенклатури справ решти структурних підрозділів юрособи, затвердженню не підлягає.
<…>
Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку:
