ЗАПИТАННЯ: Підприємством придбано автомобіль. Ним користується директор і в особистих, і в господарських цілях. Які податкові наслідки таких поїздок і як правильно вести облік на підприємстві, якщо користується він їм і на вихідних?
ВІДПОВІДЬ: Варто зазначити, що на сьогоднішній день службовий легковий автомобіль може бути не тільки способом полегшення трудового процесу (в залежності від фінансового стану підприємства), а й показником певного кар’єрного статусу працівника. З одного боку, службовий автомобіль обов’язковий для ряду професій, таких як водії, торговельні агенти, аварійні комісари і т. д., для яких виконання трудової функції без нього просто неможливо. З іншого боку, для персоналу певного рівня, наприклад, виконавчого директора, службовий автомобіль може бути наданий як додатковий бонус відповідно до рішення осіб, наділених найвищими повноваженнями. При цьому цілком логічно, що не завжди службовий автомобіль використовується виключно в робочих цілях.
Цільове використання службових автомобілів можна визначити в наказі про облікову політику. Використання службового автомобіля в робочих цілях означає, що працівник експлуатує його з метою виконання трудових обов’язків. Як правило, функції персоналу регулюються трудовими договорами, посадовими інструкціями, специфікою виду діяльності підприємства.
Що ж стосується використання службового автомобіля в неслужбових цілях, то мається на увазі, що співробітник їздить на службовому автомобілі у приватних справах, які не пов’язані з його трудовими функціями. Очевидно, що використання автомобіля директором під час відпустки, у період тимчасової непрацездатності, у вихідні дні досить наочно і може спричинити за собою податкові наслідки для підприємства. Що стосується використання автомобіля до або після закінчення робочого дня, то можливий варіант, коли місцем стоянки автомобіля може бути визначений гараж (особистий або орендований), який знаходиться поблизу місця проживання директора.
На підприємстві доцільно оформляти дорожні листи службового легкового автомобіля. Незважаючи на те, що наказ Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74, яким було затверджено типову форму первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкція про порядок її застосування, втратив чинність на підставі наказу Державної служби статистики України від 19.03.2013 р. № 95, підприємствам рекомендовано вести облік використаного на автомобіль пального із застосуванням самостійно виготовлених бланків дорожніх листів, які повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових або спеціалізованих форм. Дану вимогу передбачено пунктом 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88 (листи Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13 та МФУ від 06.12.2013 р. № 31-08410-07-27/35654). В такому дорожньому листі можна чітко розмежувати роботу автомобіля в робочий і неробочий час.
Якщо мали місце випадки використання автомобіля в особистих цілях директора, вартість таких витрат може бути утримана з заробітної плати або відшкодована підприємству шляхом внесення коштів у касу. В іншому випадку, такі витрати згідно з п.п. 164.2.17 ПКУ визнаються доходом директора, отриманим як додаткове благо (в ф. №1ДФ відображаються з ознакою “126”). Оскільки такий дохід отриманий у негрошовій формі, сума ПДФО розраховується із застосуванням “натурального” коефіцієнта.
Також операція є об’єктом оподаткування військовим збором згідно з пп. 1.2 п. 161 підрозділ. 10 розд. XX ПКУ.
Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 08.07.2010 р. № 2464-VI до бази оподаткування ЄСВ включається сума коштів, отримана найманим працівником як основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати та винагороди, за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами. При цьому до фонду оплати праці відносяться, зокрема, інші виплати індивідуального характеру (п.п. 2.3.4 розд. 2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5). Тому витрати, пов’язані з використанням службового автомобіля в особистих цілях, є базою нарахування ЄСВ за ставкою 22%.
Для цілей визначення бази оподаткування ПДФО, ВЗ і ЄСВ підприємству необхідно визначитися зі складом витрат, пов’язаних з використанням автомобіля, а також визначити частку таких витрат в частині використання автомобіля в особистих цілях директора.
Необхідно також відзначити, що згідно з п.п. 213.1.2 ПКУ використання пального для такого службового автомобіля в частині використання для особистих потреб директора є об’єктом оподаткування акцизним податком, в зв’язку з чим підприємство повинно зареєструватися платником акцизного податку та за даною операцією складати і реєструвати акцизну накладну.
Відповідно до п.п. 134.1.1.НКУ об’єктом оподаткування є прибуток, який визначається шляхом коригування фінансового результату до оподаткування на різниці згідно з розд. III ПКУ. Різниці, пов’язані з негосподарської діяльністю, не передбачені.
Що стосується ПДВ, то відповідно до п. 198.5 ПКУ платник ПДВ зобов’язаний нарахувати умовні зобов’язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ, скласти не пізніше останнього дня звітного періоду і зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну по товарах, роботах, послугах , необоротних активах, якщо вони починають використовуватися в операціях, які не є господарською діяльністю платника податку.
Ольга Буркун, Аудитор АФ «Курсор-Аудит»
Джерело: Аудиторська фірма «Курсор-Аудит»
