В ІПК від 27.08.2026 р. № 5107/ІПК/99-00-24-03-03 ДПС надала відповідь на запитання платника податків.
Товариство у зверненні повідомило, що планує неодноразово направляти працівників у службові відрядження в інші населені пункти терміном на один робочий день. Такі відрядження часто: одноденні, без придбання проїзних документів, тобто на автомобільному транспорті, що використовується Товариством на праві власності; відбуваються на відкритих місцевостях, тобто, приймаюча сторона яка могла б підтвердити прибуття у місце відрядження – відсутня.
Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з питань:
- Чи є наказ про відрядження (в якому зазначено відомості щодо мети відрядження, терміну, населеного пункту д якого направляється працівник Товариства), подорожній лист (в якому зазначено службовий автомобіль та маршрут пересування), звіт про відрядження, звіт про результати випробування, тестування і навчання особового складу підрозділів у довільній формі, які погоджуються керівником Товариства, достатніми підтверджуючими документами для звільнення від оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором добових (що становлять 0,1% від мінімальної заробітної плати станом на 01 січня поточного року) у випадках одноденних відряджень працівників Товариства?
- Які інші варіанти документів можуть бути достатніми для звільнення від оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором добових, у випадках одноденних відряджень працівників Товариства?
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом ІV Кодексу.
Відповідно до п. 162.1 ПКУ платником податку на доходи фізичних осіб є, зокрема, фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з пп. 163.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід.
Перелік доходів, які не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, встановлено ст. 165 ПКУ, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ПКУ, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження (пп. 165.1.11 ПКУ).
Відповідно до пп. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ звільняються від оподаткування військовим збором доходи, що згідно з розд. IV ПКУ та підрозд. 1 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ не включаються до загального оподатковуваного доходу фізосіб (не підлягають оподаткуванню, оподатковуються за нульовою ставкою), крім доходів, зазначених у пп. 165.1.36, п.п. 3 і 4 п. 170.131 ПКУ та п. 14 підрозд. 1 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ.
Разом з тим перелік доходів, які включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку визначено п. 164.2 ПКУ, зокрема, сума надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ).
Оподаткування суми надміру витрачених коштів / електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк визначено п. 170.9 ПКУ.
Згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку – фізособи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т.ч. на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абз. 2 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
При цьому до підтвердних документів належать:
транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
інші документи, що засвідчують вартість витрат.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
При направленні працівника юридичної особи у відрядження, сума добових витрат в межах України визначається згідно з наказом (розпорядженням) про відрядження та є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження.
Одночасно слід зазначити, що зазначена позиція погоджена з Міністерством фінансів України як головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізацію єдиної державної податкової політики.
Разом з цим наголошуємо, що будь-які висновки щодо оподаткування конкретних операцій платників податків можуть надаватися за результатами детального вивчення умов, суттєвих обставин здійснення відповідних господарських операцій та всіх первинних документів, оформленням яких вони супроводжуються.
Відповідно до п. 52.2 ПКУ індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.
Джерело: “Я – Бухгалтер”
