Наказом Мінюсту від 16.03.2026 р. № 667/5 затвердило зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Документ оновлює норми ведення документації для державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств і установ, а також скасовує наказ Міністерства Мін’юсту від 07.09.2015 р. № 1656/5 «Про забезпечення зберігання документів, вивезених з тимчасово окупованої та території проведення антитерористичної операції».
Основні зміни
Уточнення оформлення документів: встановлено, що відмітка «Копія» має проставлятися у правому верхньому куті першого аркуша.
Оновлення норм щодо знищення документів: запроваджено вимогу додавати довідку в разі вилучення фінансових документів, яка підтверджує відсутність перевірок, спорів і необхідності їх подальшого зберігання.
Розширення переліку архівних документів: зокрема, додано персоніфіковані відомості про зарплату та інші виплати застрахованих осіб.
Цифровізація архівів: дозволено створювати фонд користування у вигляді цифрових і аналогових копій, а облік вести у довільній формі.
Правила доповнено окремим розділом XVI «Поводження з документами та їх зберігання в умовах особливого періоду». Так, порядок організації діловодства в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців стосовно прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і час демобілізації після закінчення воєнних дій визначається розпорядчим документом керівника установи з урахуванням інших актів законодавства України.
Також передбачено механізм фіксації втрат архівів на деокупованих територіях — із фото- та відеодоказами, актами та залученням відповідних служб.
Цей наказ набере чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування (станом на 24.03.2026 р. не опубліковано).
Джерело: “Я – Бухгалтер”
