З організаційними моментами проведення інвентаризації ви вже знайомі, тому саме час приступити до її безпосереднього проведення. Дивлячись на відсутність можливості детально зупинитися на всіх складових процесу, сфокусуємося на інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованостей, оскільки вони, поза сумнівом, актуальні для кожного підприємства.
Конкретні рекомендації, що стосуються порядку проведення інвентаризації, знайдете в розд. ІІІ Положення № 8791, в окремому підрозділі якого описані базові правила інвентаризації дебіторської і кредиторської заборгованостей. Давайте зупинимося на них детальніше.
1 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Обов’язкову інвентаризацію розрахунків з дебіторами і кредиторами необхідно проводити щорічно перед складанням річної фінзвітності. Робити це абз. 2 п. 10 розд. І Положення № 879зобов’язує в період 3 місяців до дати балансу.
Які види заборгованості інвентаризувати? У ході річної інвентаризації розрахунків шляхом документальної перевірки встановлюють:
— правильність розрахунків з банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;
— заборгованість підзвітних осіб;
При інвентаризації підзвітних сум перевіряють відповідність даних бухобліку виданим авансам і звітам підзвітних осіб про них.
— правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає в перевірці причин, з яких затримуються розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі і віднесення її на винних осіб або списання в установленому порядку;
— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі суми кредиторської і депонентської заборгованостей, за якими строк позовної давності сплив;
— реальність заборгованості працівникам з оплати праці.
Крім того, встановлюють реальність заборгованості громадянам2 із соціальних виплат, а також за безготівковими розрахунками із цих виплат.
2 Безпосередньо або через роботодавців.
Покрокова інструкція. Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованостей полягає у звірянні документів та записів у реєстрах обліку і перевірці таких заборгованостей стосовно (п. 7.3 розд. ІІІ Положення № 879):
— дотримання строку позовної давності;
— обґрунтованості сум, що обліковуються на рахунках обліку розрахунків з покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, отриманих і виданих векселів, отриманих позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами та кредиторами.
Інвентаризація дебіторської заборгованості розпочинається з того, що підприємство-кредитор передає всім своїм дебіторам (боржникам) виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованість.
Такі виписки, зазвичай, мають форму актів звіряння розрахунків.
Дебітори повинні підтвердити заборгованість або заявити заперечення за нею. Отримані від них акти звіряння пред’являють інвентаризаційній комісії3 для підтвердження реальності заборгованості.
3 Або робочій інвентаризаційній комісії.
Після підписання актів звіряння розрахунків з дебіторами на відповідних рахунках бухобліку повинні залишатися виключно погоджені суми заборгованостей.
Але в окремих випадках, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими, кожна сторона відображає розрахунки з дебіторами в сумах, які виходять із записів у бухобліку і визнаються нею вірними.
Увага: згідно з ч. 1 ст. 264 ЦКУ при здійсненні особою дії, яка свідчить про визнання нею свого боргу або іншого обов’язку, переривається перебіг строку позовної давності4. А після переривання такий строк починає новий відлік.
4 Детальніше про таке переривання — у статті минулого номера журналу «Строк позовної давності — його переривання і призупинення».
Але що тут показове? У п.п. 4.4.1 постанови № 105 ВГСУ уточнює, що до дій, що свідчать про визнання боргу або іншого обов’язку, з урахуванням конкретних обставин справи, може належати і підписання уповноваженою посадовою особою боржника разом з кредитором акта звіряння взаєморозрахунків, що підтверджує наявність заборгованості в сумі, щодо якої виник спір.
5 Постанова Пленуму ВГСУ «Про деякі питання практики застосування позовної давності у вирішенні господарських спорів» від 29.05.2013 р. № 10.
Тому для того, щоб строк позовної давності почав «нове коло», підпису представників бухгалтерських служб та інших «рядових» членів інвентаризаційної комісії (які не є посадовими особами підприємства) може виявитися недостатньо. Для переривання перебігу строку позовної давності акт повинен підписати керівник підприємства-боржника (або інші особи, уповноважені на розпорядження майном і грошовими коштами).
Такий акт може бути не визнаний як документ, що свідчить про визнання боргу, з усіма наслідками, що виходять.
Інвентаризацію кредиторської заборгованості, у свою чергу, здійснюють на підставі актів звіряння, отриманих від кредиторів.
Тобто кредитори (у межах проведення власної інвентаризації дебіторської заборгованості) повинні надіслати вам такі акти.
Якщо ж таких актів від них ви не отримали, можете взяти ініціативу у свої руки і самостійно направити їм акти звіряння розрахунків, щоб було чим підтвердити суми кредиторської заборгованості.
Якщо контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської і кредиторської заборгованості6.
6 Усе тому, що згідно з п. 3 розд. IV НП(С)БО 1 згортання статей активів і зобов’язань є неприпустимим, окрім випадків, передбачених відповідними П(С)БО.
Документик до документика: акт до акта. Документальне оформлення інвентаризації полягає в складанні:
1) актів звіряння розрахунків з усіма підприємствами-контрагентами;
2) акта інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.
Типова форма акта звіряння розрахунків нормативними документами не встановлена, тому вам доведеться розробити її самостійно. Причому пам’ятайте, що в цьому документі мають бути наведені такі дані: (а) найменування документа; (б) дата його складання; (в) найменування підприємства, від імені якого складений документ; (г) найменування підприємства-контрагента, з яким здійснюється звіряння взаєморозрахунків; (ґ) найменування, дата складання і номер документа, на підставі якого виникла (погашена) заборгованість; (д) сума дебіторської (кредиторської) заборгованості за даними підприємства-кредитора (дебітора); (е) сума заборгованості за даними підприємства-контрагента; (є) розбіжності в сумі заборгованості між даними підприємств-контрагентів.
Як прототип своєї форми ви можете використовувати форму, наведену в додатку 1до наказу № 148/234/3837.
7 Наказ Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998» від 10.11.98 р. № 148/234/383.
За результатами інвентаризації розрахунків оформляють акт інвентаризації. У таких актах обов’язково вказують найменування проінвентаризованих субрахунків та суми виявленої неузгодженої дебіторської і кредиторської заборгованостей, безнадійних боргів, а також кредиторської і дебіторської заборгованостей, за якими строк позовної давності сплив (згідно з абз. 1 п.п. 7.5 розд. ІІІ Положення № 879).
Форму акта інвентаризації ви можете обирати з декількох форм, таких як:
— акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами, затверджений наказом № 5728. До нього додають довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, за якими строк позовної давності сплив. У цій довідці вказують: (а) найменування і місцезнаходження дебіторів або кредиторів, (б) суми заборгованостей зі строком позовної давності, що сплив, (в) причини і підстави виникнення заборгованості, (г) дату, на яку строк позовної давності за заборгованістю сплив. Форму довідки також можна знайти в наказі № 572;
8 Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 р. № 572.
— акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками й іншими дебіторами і кредиторами (форма № инв-17), затверджений постановою № 2419.
9 Постанова Держкомстату СРСР «Про затвердження форм первинної облікової документації для підприємств і організацій» від 28.12.89 р. № 241.
У комплекті із цим актом іде довідка, що є додатком до форми № инв-17.
Крім того, за необхідності окремо складають:
— акт інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої сплив і яка планується до списання, затверджений наказом № 572;
— акт інвентаризації розрахунків з відшкодування матеріального збитку, затверджений наказом № 572. У ньому вказують такі дані: (а) П. І. Б. боржника; (б) за що і коли виник борг; (в) дата прийняття судового рішення або рішення іншого органу (добровільної згоди боржника) про відшкодування суми матеріального збитку.
Якщо таке рішення не прийняте, вказують дату пред’явленого підприємством позову і суму заборгованості на дату інвентаризації.
Ви можете не зупинятися на затверджених формах, а розробити їх самостійно. При цьому такі форми повинні містити всі обов’язкові для первинних документів реквізити і надавати всю потрібну інформацію, передбачену Положенням № 879.
Товстоп’ят Юрій, податковий експерт
Джерело: Бухгалтер 911 – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
