До вересня 2023 року і відпускні і компенсація за дні невикористаної відпустки обчислювали однаково. Та було внесено правки в Порядок № 100 за якими компенсація за невикористані дні відпусток, накопичених до 31.12.2023 р., стала обчислюватися інакше, про що і розповімо у статті.

Визначення розрахункового періоду для відпускних

Обчислення середньої заробітної плати для оплати відпусток або виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. (п. 2 Порядку № 100).

Тобто ідеальний варіант для бухгалтера під час розрахунку відпускних – повний розрахунковий період.

12-місячний розрахунковий період слід відліковувати з місяця, що передує місяцю надання відпустки або виплати компенсації за невикористані відпустки.

ПРИКЛАД 1

Працівник працює з 01.01.2020 р., у відпустку йде з 01.02.2024 р. Який розрахунковий період?

Розрахунковий період тут буде повний, а саме, з 01.02.2023 р. по 31.01.2024 р.

Працівникові, який пропрацював менше року, середня зарплата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку (п. 2 Порядку № 100).

ПРИКЛАД 2

Працівник працює з 11.12.2023 р. і йде у відпустку з 15.04.2024 р. Який розрахунковий період?

В цій ситуації розрахунковим періодом буде:

01.01.2024 р. – 31.03.2024 р. (з першого числа місяця після працевлаштування на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка).

Зверніть увагу! Якщо працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця та дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний місяць (п. 2 Порядку № 100).

ПРИКЛАД 3

Працівник працює з 02.10.2023 р. і йде у відпустку з 15.04.2024 р. Який розрахунковий період?

Розрахунковий період: 01.10.2023 р. – 31.03.2024 р., оскільки 02.10.2023 р. – перший робочий день місяця, тому такий місяць до розрахунку слід брати повністю.

А якщо немає розрахункового періоду?

Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу (п. 4 Порядку № 100). Але є нюанс: треба пам’ятати про встановлений законодавчо розмір мінзарплати на час розрахунку.

В п. 4 Порядку № 100 зазначається: якщо розмір посадового окладу є меншим від передбаченого законодавством розміру мінзарплати, середня заробітна плата розраховується виходячи з установленого розміру мінімальної заробітної плати на час розрахунку.

Нагадаємо, розмір мінзарплати в 2024 році становить 7100,00 грн з 1 січня і підвищиться з 1 квітня до 8000,00 грн.

Розрахунок відпускних

Алгоритм розрахунку відпускних потребує відповіді на такі запитання:

1. Який розрахунковий період (повний, неповний чи взагалі немає)?
2. Які виплати і періоди слід виключити з розрахункового періоду?
3. Які виплати та періоди включати до розрахунку середньої зарплати?
4. Як визначити середньоденний заробіток?
5. Як визначити суму відпускних?

Які бувають розрахункові періоди та як їх визначати ми вже розглянули , тож відразу перейдемо до питання № 2.

Які виплати і періоди слід виключити з розрахункового періоду?

З розрахункового періоду виключаємо:

• все, про що йдеться в п. 4 Порядок № 100;
• відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку відповідно до медичного висновку);
• відпустки без збереження заробітної плати, надані згідно зі ст. 25 і 26 Закону “Про відпустки” (лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. № 1203/13/84-12);
• час простою не з вини працівника у випадку збереження за ним 2/3 тарифної ставки (лист Мінпраці від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07);
• неповний робочий тиждень: виключаються дні роботи за неповним робочим тижнем (якщо неповний робочий тиждень запроваджено з ініціативи роботодавця);
• час, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану;
• період призупинення дії трудового договору.

Зверніть увагу! Під час запровадження додаткових виплат працівникам відразу ставте собі запитання: як цю виплату будете враховувати під час розрахунку середньої зарплати з урахуванням п 4 Порядку № 100.

Наприклад, доволі спірним є питання як врахувати під час розрахунку середньої зарплати виплату бонусів, матеріальної допомоги на оздоровлення тощо, якщо таку виплату плануєте здійснювати щомісячно. Справа в тому, що в п 4 Порядку № 100 зазначається: при обчисленні середньої зарплати не враховуються одноразові виплати і з-поміж них згадується матеріальна допомога.

Які виплати входить до розрахунку середньої зарплати

У п. 3 Порядку № 100 зазначається: при обчисленні середньої зарплати враховуються всі суми нарахованої заробітної плати згідно із законодавством та умовами трудового договору (окрім тих про які зазначали вище).

Зверніть увагу: суми нарахованої заробітної плати та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуються у тому місяці, за який вони нараховані, та у розмірах, в яких вони нараховані.

ПРИКЛАД 4

Працівник був у щорічній основній відпустці у березні 2023 р., розрахунковий період – березень 2022 – лютий 2023.

У липні 2023 р. нараховуємо доплату за інтенсивність праці за червень 2022 р.

У такому випадку відпускні слід перерахувати з урахуванням доплати за інтенсивність.

При обчисленні середньої зарплати для оплати за час відпусток до фактичного заробітку включаються також виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток:

• за час попередньої щорічної відпустки;
• виконання державних і громадських обов’язків;
• службового відрядження;
• вимушеного прогулу;
• та допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, період перебування у відпустці по вагітності та пологах.

Премії в розрахунку

Премії та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період під час обчислення середньої зарплати враховують в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому їх нараховано.

ПРИКЛАД 5

Якщо премію за 2022 рік нарахували і виплатили в серпні 2023 року, до розрахункового періоду вона потраплятиме з серпня 2023 по липень 2024 р. включно.

Обчислення відпускних

В п. 7 Порядку зазначається: обчислення середньої зарплати для оплати часу відпусток проводиться шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за фактично відпрацьований період (розрахунковий період) на відповідну кількість календарних днів розрахункового періоду.

Отриманий результат множиться на число календарних днів відпустки.

Зверніть увагу! Загалом, відповідно до п. 7 Порядку № 100 із розрахунку мають виключатися святкові та неробочі дні, встановлені законодавством – ст. 73 КЗпП. Але на період дії воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не застосовуються (ст. 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX). Тож наразі це правило не працює, тому, приміром, якщо розрахунковий період становить 12 к.дн. середню зарплату слід ділити на всі 365 (366) к.дн., що припадають на розрахунковий період.

ПРИКЛАД 6

Працівник працює з 2020 року на підприємстві. Йде у відпустку з 05.02.2024 року на 24 календарних дні. В розрахунковому періоді працівник сукупно заробив 245000,00 грн. В цю суму входять:

• відпускні (працівник був у відпустці у розрахунковому періоді) – 24000,00 грн
• компенсація за невикористану відпустку 1000,00 грн;
• матеріальна допомога на оздоровлення 3000,00 грн.

Відпусток без збереження не було.

Який розмір відпускних слід виплатити працівнику?

Отже, йдемо за алгоритмом.

1. Визначаємо розрахунковий період.

Розрахунковий період: лютий 2023 – січень 2024 року.

2. Визначаємо виплати і періоди, які виключаємо з розрахункового періоду.

Виключаємо такі виплати:

• компенсацію за невикористані дні відпустки в розмірі 1000,00 грн, оскільки це одноразова виплата;
• матеріальну допомогу в розмірі 3000,00 грн.

Тож до розрахунку беремо: 245000,00 грн – 1000,00 грн – 3000,00 грн = 241000,00 грн

3. Визначаємо, які виплати залишаються в розрахунку.

До розрахунку беремо суму 241000,00 грн, у т.ч. суму відпускних, оскільки період перебування у оплачуваній відпустці з розрахунку не виключаємо.

4. Визначаємо середньоденний заробіток:

241000,00 грн ÷ 365 к.дн. = 660,27 грн

5. Визначаємо суму відпускних:

660,27 грн × 24 к.дн =  15846,48 грн.

Як рахувати відпускні, якщо немає розрахункового періоду

Ми вже розглянули, що за відсутності розрахункового періоду відпускні рахуємо або з окладу, або з МЗП.

У п. 4 Порядку № 100 сказано: якщо розрахунок середньої зарплати проводиться виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінзарплати на кількість місяців розрахункового періоду.

Отже, загалом маємо такий план дій:

• перевіряємо розміру окладу працівника;
• порівнюємо оклад з розміром мінзарплати;
• якщо розмір окладу більший за мінзарплату, рахуємо середньоденну, виходячи з окладу, якщо ні – рахуємо з МЗП.

ПРИКЛАД 7

Оклад – 25000,00 грн. Працівник йде у відпустку в лютому 2024 року. Як визначити середньоденну для розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо немає розрахункового періоду?

Порівнюємо оклад і МЗП. В даному випадку очевидно, що оклад більше за МЗП, тож розраховуємо середньоденну, виходячи з окладу.

25000,00 грн × 12 міс ÷ 365 к.дн = 821,92 грн.

ПРИКЛАД 8

Оклад – 5000,00 грн. Працівник йде у відпустку в лютому 2024 року. Як визначити середньоденну для розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо немає розрахункового періоду?

Порівнюємо оклад і МЗП. Оскільки МЗП більше за оклад, розрахунок проводимо, виходячи з мінімалки:

7100,00 грн × 12 міс ÷ 365 к.дн = 233,42 грн.

Компенсація за невикористані дні відпусток

Ось тут нам законотворці підкинули «подарунок» 12 вересня 2023 р. До слова, нічого складного в розрахунках немає, утім, слід бути уважними.

Отже, в п. 2 Порядку № 100 зазначається: обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 р., проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Таким чином:

• зміни стосуються лише днів невикористаних відпусток, які працівник накопичив за всі роки включно по 31 грудня 2023 року:
• з накопиченими днями невикористаних днів відпусток у 2024 році будемо працювати вже в 2024 році, як і до 12 вересня 2023 року. Тобто рахуватимемо так, як відпускні.

ПРИКЛАД 9

Працівник звільняється 1 липня 2024 року. У працівника є накопичені дні щорічної відпустки до 31.12.2023 року – 78 календарних днів, а також вже невикористані дні відпустки, на яку він набув право у 2024 році – 12 днів. Як рахувати середній заробіток для розрахунку компенсації?

В цій ситуації слід буде рахувати ДВІ середніх зарплати:

1) для компенсації за 78 днів невикористаної відпустки рахуватимемо середній заробіток з виплат, нарахованих у 2023 році;

2) для обчислення компенсації за 12 днів невикористаної відпустки (ті які накопичили у 2024 році) рахуватимемо середній заробіток за загальними правилами.

Далі визначимо розрахунковий період: липень 2023 р.  – червень 2024 і діємо за знайомим алгоритмом, який ми розглянули в опередньому розділі статті.

Автор:

Галина КАЗНАЧЕЙ,
незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці