Службовий лист є основним засобом ділової комунікації юросіб між собою та з громадянами. Розглянемо в цій статті (із зразками), як скласти службовий лист і на що треба звернути увагу при його оформленні та опрацюванні

Що таке службовий лист і з яких питань його складають?

Службовий лист – це документ, який використовують для офіційного обміну інформацією між юрособами, а також між юрособами і громадянами. У Класифікаторі управлінської документації (НК 010:2021) він належить до класу організаційно-розпорядчої документації (код форми 0101047), тому його оформлюють відповідно до вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020).

Згідно з п. 9 глави 1 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5), юрособи в межах своєї компетенції можуть надсилати листи при виконанні оперативних зв’язків з органами вищого рівня, функціональними органами, підлеглими та іншими установами, а також громадянами.

Водночас Правила №1000/5 рекомендують уникати так зване «внутрішнє листування» між структурними підрозділами і застосовувати усні роз’яснення, вирішення питань по телефону тощо. Виняток становить лише внутрішнє листування з територіально відокремленими структурними підрозділами. Таким чином на підприємстві мають обертатися лише два основні потоки службової кореспонденції – вхідні та вихідні листи.

Важливо!

Службові листи складають із різних питань діяльності юрособи: планування, фінансування, звітності, роботи з кадрами, військового обліку, встановлення виробничих, наукових, культурних та інших зв’язків.

Як правильно класифікувати листи?

Службові листи класифікують за такими ознаками: авторством, сферою взаємовідносин, рівнем управління, місцем у документообігу, призначенням, змістом, складністю, формою носія та способом передання інформації.

За авторством листи поділяють на:

• службові;
• приватні.

Службові листи складають від імені юрособи, її структурного підрозділу або посадової особи в межах її службових повноважень.

<…>

Джерело: Дебет-Кредит – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку: