Основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення, є Перелік № 578. Він призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.
А ось фізичні особи — підприємці (далі — ФОП) положення цього документа застосовувати можуть (але не зобов’язані!). Це випливає з абзацу другого п. 1.4 Переліку № 578. Підтверджував рекомендаційний характер зазначеного Переліку для ФОП і Укрдержархів у листі від 30.10.2012 р. № 01.2/3388.
Які ж правила обчислення строків зберігання документів установлено Переліком № 578
1. Усі строки зберігання в зазначеному Переліку диференційовані за двома групами підприємств:
— підприємства, у діяльності яких створюються документи, що підлягають включенню до Національного архівного фонду (далі — НАФ). Строки зберігання документів для них наведено в графі 3 Переліку № 578 (п. 2.4зазначеного Переліку);
— підприємства, у діяльності яких не створюються документи НАФ. Строки зберігання документів цих організацій містить графа 4 Переліку № 578 (п. 2.5 цього Переліку).
Нагадаємо: НАФ — це сукупність архівних документів, які відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації (ст. 1 Закону № 3814).
Більшість комерційних підприємств у своїй діяльності документи НАФ не створюють, а отже, при визначенні строків зберігання їм слід орієнтуватися на графу 4 Переліку № 578.
2. Обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578). Так, наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2019 році, розпочалося з 1 січня 2020 року.
Строки зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проєкту.
<…>
Джерело: Податки та бухгалтерський облік – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
Щоб отримати доступ до повного тексту статті заповніть, будь ласка, заявку для оформлення передплати:
