Коли табель обліку часу заповнюється вручну – це не просто втрата часу бухгалтера, це системна помилка, яку багато хто продовжує ігнорувати. Це зона ризику. Один зайвий прочерк, неправильний код або плутанина в годинах і виникають питання у перевіряючих, помилки в зарплаті або збої у кадровому обліку. У віддаленому форматі це ускладнюється ще більше: фактична присутність працівника не завжди збігається з тим, що зафіксовано у табелі.
Найпростіший спосіб зняти ці ризики — перейти на електронний табель обліку робочого часу. Він фіксує час точно, автоматично і без зайвої ручної роботи.
Далі покажемо, чому це справді працює.
Що загрожує компанії через неточності у табелі
Фінансові санкції, трудові спори, порушення кадрової дисципліни – усе це може бути наслідком «просто неточної цифри» в обліковому документі. Закон не враховує людський фактор – але ДПС, інспекція з праці та аудитори враховують усе. І що найгірше — помилок у табелі неможливо пояснити на словах.
Тому компанії починають шукати рішення, яке дозволяє:
- мати підтвердження присутності працівника не лише за табелем, а й за фактом
- синхронізувати графік роботи з реальними діями
- уникати ручного введення і дублювання даних
- бачити зайнятість по відділах і ролях у реальному часі
Програма обліку робочого часу фіксує години, активність, зміни темпу й точки просідання. Це повна картина робочого дня.
Дані системи визнаються як підтвердження робочого часу під час перевірок Держпраці, ДПС і аудитів.
Як працює система обліку робочого часу: бухгалтерський погляд
Для бухгалтера або кадрового спеціаліста головне – звіт. У правильному форматі, із кодами, відпрацьованими днями, відсутностями, лікарняними чи відпустками. Але щоб такий звіт сформувався коректно — потрібна база. І саме система обліку робочого часу створює її автоматично.
Вона фіксує:
- коли працівник увімкнув комп’ютер і почав робочий день
- які програми були активні в цей період
- скільки часу витрачено на робочі, нейтральні чи нецільові дії
- коли день завершено і скільки було фактичної зайнятості
Ці дані об’єднуються у щоденні, тижневі та місячні табелі. Фінальний файл — це не вигадане значення, а фактова статистика, яку можна подати у звіт або підтвердити при перевірці.
Чому це важливо саме зараз
В умовах зростання віддаленої зайнятості, нестабільних графіків і нових форм праці (фриланс, гібрид, проектна оплата) – компанії більше не можуть дозволити собі вести облік “на око”. Ні керівник, ні бухгалтер не мають часу на звіряння таблиць. А помилка може обернутися штрафом або зіпсованою репутацією.
Тайм-трекінг через програму Yaware тут: https://yaware.com.ua/uk/, це не контроль, а захист. І для бухгалтера це не додаткова робота, а спосіб спростити рутину й мати чисту відповідь на будь-яке запитання.
Питання, які найчастіше виникають у бухгалтерів
Чи можна дані з трекера використовувати при складанні табеля?
Так. Вони фіксують присутність, відсутність, час початку і завершення роботи. Дані деталізовані й прийнятні для внутрішнього та зовнішнього аудиту.
А якщо працівник не за комп’ютером, а в полі чи на виїзді?
Є мобільна версія, можливість гнучких налаштувань активності, категоризація задач. Це покриває польову роботу або змішаний формат.
Скільки часу займає впровадження системи?
Налаштування базового функціоналу – до 5 хвилин. Далі – працює автоматично. Для бухгалтера доступна звітна частина у вже знайомій структурі.
Чи можна інтегрувати систему з іншими обліковими платформами?
Так. Система підтримує експорт у форматах, що легко імпортуються до внутрішніх бухгалтерських і кадрових рішень.
Що бачить керівник у звіті системи обліку часу, окрім табеля?
Окрім табеля, є аналітика по продуктивності, графік активності працівників, деталізація за відділами – усе це допомагає в управлінні ресурсами і навантаженням.
