Відповідно до п. 19 розд. II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148 (далі – Положення № 148) готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України.

Пунктом 20 розд. II Положення № 148 визначено, що фізособи – довірені особи установ / підприємств – юросіб, які відповідно до законодавства України одержали готівку з рахунку із застосуванням платіжного інструменту, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Фізособи – довірені особи установ / підприємств – юридичних осіб подають до підрозділу бухгалтерського обліку установи / підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), разом із підтвердними документами про використання коштів за призначенням та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок установи/підприємства або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України.

Форма Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання затверджені наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Абзацом 1 п. 11 розд. II Інструкції № 59 передбачено, що відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

У разі якщо відряджений працівник отримав аванс на службове відрядження готівкою, він подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи (абз. 2 п. 11 розд. II Інструкції № 59).

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою) (абз. 5 п. 11 розд. II Інструкції № 59).

При цьому, нормами законодавства не передбачено окремих строків для повернення суми коштів/електронних грошей, отриманих як аванс на відрядження або під звіт, у випадку, якщо відряджений працівник не використав частину суми такого авансу.

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження та не використав частину суми такого авансу, то він повинен до закінчення третього банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

ГУ ДПС у Дніпропетровській області

Джерело: “Я – Бухгалтер”