Публікується мовою оригіналу

Законодательством определены минимальные сроки хранения первичных документов, которые необходимо строго соблюдать всем субъектам хозяйствования. То есть в течение этих сроков первичная документация должна быть у субъекта хозяйствования в наличии.

Это предусмотрено п. 44.3 ст. 44 НКУ и п. 7 ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” (далее – Закон о бухучете).

Минфином разработано Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), которое содержит, в частности, п. 6.10, определяющий порядок действия субъекта при восстановлении утерянных документов.

Порядок хранения первичных документов и ответственность за нарушение сроков их хранения рассмотрены в темах Хранение и уничтожение первичных документов, а также Ответственность за нарушение порядка оформления первичных документов и их сохранность.

Обращаем внимание, что срок хранения первичных документов связан с фактом осуществления органом ГФС проверки за соответствующий налоговый период. То есть при любом установленном сроке хранения первичные документы должны быть в наличии у субъекта хозяйствования, если период, за который они выписаны, не проверен органом ГФС.

Вместе с тем, в соответствии со ст. 102 НКУ органы ГФС имеют право осуществлять проверку и начислять денежные обязательства не позднее окончания 1 095 календарного дня, следующего за последним днем предельного срока представления декларации (2 555 – для контролируемых операций). При этом, следует учитывать, что в случае представления налогоплательщиком уточняющего расчета к налоговой декларации орган ГФС имеет право определить сумму налоговых обязательств по такой налоговой декларации в течение 1 095 дней со дня представления уточняющего расчета.

Таким образом, если плательщик не предоставит первичные документы, составленные в периоде, который выходит за рамки проверяемого периода, то применение штрафных санкций в этом случае, на наш взгляд, будет неправомерным.

Отметим также еще один момент. ГФС настаивает на том, что за нераспечатку (несохранение) фискального чека к налогоплательщикам могут быть применены штрафы в соответствии с п. 121.1 ст. 121 НКУ в размере 510 грн., а также административная ответственность согласно ст. 155¹ КУоАП (База знаний “ЗІР”, подкатегория 109.20). Однако НКУ предусмотрена ответственность за несохранение именно первичных документов, а также других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов. Фискальный чек к таким документам не относится, то есть применение ответственности согласно НКУ, на наш взгляд, в данном случае также является неправомерным.

В случае утери, повреждения или досрочного уничтожения первичных документов субъект хозяйствования согласно п. 44.5 ст. 44 НКУ обязан в пятидневный срок со дня такого события письменно уведомить об этом орган ГФС по месту учета в порядке, установленном настоящим кодексом для представления налоговой отчетности, и контролирующий орган, которым было осуществлено таможенное оформление соответствующей таможенной декларации. При этом субъект хозяйствования обязан восстановить утерянные документы в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в орган ГФС.

Пунктом 6.10 Положения № 88 предусмотрено, что в случае утери или повреждения первичных документов субъект хозяйствования должен:

• в письменном виде уведомить об этом правоохранительные органы (полицию);
• приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи либо уничтожения. Каких-либо требований к оформлению приказа действующее законодательство не предусматривает. Но в приказе все же следует четко прописывать функции комиссии и срок ее полномочий, например, 3 месяца. Также законодательством не предусмотрено каких-либо требований к численности и персональному составу комиссии. Оптимальной является комиссия, состоящая из 3 членов – по одному представителю бухгалтерии, юридического департамента и службы безопасности. Для участия в работе комиссии кроме сотрудников предприятия приглашаются представители следственных органов, а также органов охраны и государственного пожарного надзора. Данное требование применительно к случаям утраты документов в результате кражи либо же пожара. Тем не менее, с целью получения дополнительных гарантий все же лучше направить соответствующие приглашения в полицию и Государственную службу по чрезвычайным происшествиям (в случае затопления – коммунальную службу). Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия;
• предоставить в 10-дневный срок копию акта органу, к сфере управления которого относится предприятие, а также органу ГФС. Следует отметить, что п. 6.10 Положения № 88 обязывает предоставлять копии акта всем контролирующим органам (территориальному органу центрального органа исполнительной власти, который реализует государственную налоговую политику, государственную политику в сфере государственного таможенного дела, государственную политику по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, государственную политику в сфере борьбы с правонарушениями во время применения налогового, таможенного законодательства, а также законодательства по вопросам уплаты единого взноса). Однако, на наш взгляд, достаточно будет направить уведомление в ГФС по месту своей регистрации. Если предприятие является бюджетным, то уведомление необходимо также направить органу, в сфере управления которого находится такое предприятие, и финансовому органу (см. письмо Госкомпредпринимательства от 27.09.2000 г. № 2-223/3573).

Комиссия устанавливает причину и четкий перечень утерянных (поврежденных) документов. При этом проводится инвентаризация и составляется соответствующий акт. Такой акт утверждается руководителем предприятия. Как и в случае с комиссией, законодательство не выдвигает к оформлению акта каких-либо формальных требований. Однако, в нем лучше указывать как можно более полный перечень утраченных документов и причины их утраты.

После определения четкого перечня утерянных (поврежденных) документов начинается непосредственно процедура их восстановления.

Уведомление органа ГФС

Пункт 44.5 ст. 44 НКУ обязывает в пятидневный срок со дня обнаружения пропажи документов уведомить об этом налоговый орган. При этом п. 6.10 Положения № 88 обязывает предоставить налоговому органу копию акта комиссии по расследованию причин пропажи документов в десятидневный срок.

В письме от 27.01.2016 г. № 859/З/99-99-19-02-02-15 ГФС разъясняет, что о факте пропажи первичных документов налогоплательщик обязан уведомить налоговый орган в пятидневный срок в порядке, установленном для представления налоговой отчетности, то есть согласно п. 49.3 ст. 49 НКУ одним из следующих способов:

• лично налогоплательщиком или уполномоченным на это лицом;
• почтой с уведомлением о вручении и описью вложения;
• средствами электронной связи в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц в порядке, определенном законодательством.

Форма данного уведомления законодательством не определена, поэтому составляется оно в произвольной форме, но с указанием всей необходимой информации, удовлетворяющей требованиям п. 44.5 ст. 44 НКУ и п. 6.10 Положения № 88.

В уведомлении следует указать следующее:

• наименование и реквизиты субъекта хозяйствования, а также органа ГФС, в который направляется уведомление;
• дату обнаружения пропажи (порчи) первичных документов;
• обстоятельства или установленные причины, при которых документы были утеряны (испорчены);
• перечень и реквизиты утерянных (испорченных) первичных документов. При невозможности приведения подробного списка можно указать период, за который документы были выписаны.

Если объем документов очень большой, то можно привести неполный перечень документов, указав, что по завершению работы комиссии будет составлен соответствующий акт (но в 10-дневный срок!), в котором будет указан полный перечень утраченных документов. Хотя ГФС в своих разъяснениях настаивает только на уведомлении, от которого отсчитываются 90 дней – срок восстановления документов (см. письмо ГФС от 11.03.2016 г. № 5246/6/99-99-22-04-02-15).

К письменному заявлению об утрате документов также следует приложить:

• документ, подтверждающий утрату первичных документов (справка органа полиции, справка территориального управления ГСЧС, справка коммунальных служб и проч.);
• акт комиссии, созданной для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин пропажи.

Отметим, что ГФС в ИНК от 22.08.2017 г. № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК сообщает, что НКУ не содержит требования уведомлять орган ГФС об окончании процедуры восстановления документов, но, по мнению данного органа, это уведомление необходимо с целью обеспечения выполнения требований в части переноса сроков проведения проверки до даты восстановления документов.

Напомним, что в случае отсутствия документов срок проверки переносится до даты восстановления и предоставления документов на проверку в пределах определенных п. 44.5 ст. 44 НКУ сроков. Если до окончания проверки субъект не предоставляет документы, подтверждающие показатели, отраженные им в отчетности, считается, что такие документы отсутствовали у такого налогоплательщика на момент составления такой отчетности. Если же до принятия решения органом ГФС налогоплательщик все-таки предоставляет первичные документы, то такие документы должны быть учтены при рассмотрении вопроса о принятии решения (п. 44.6 ст. 44 НКУ).

На наш взгляд, уведомление об окончании процедуры восстановления документов необязательно. Данное уведомление имеет смысл только в случае, если налогоплательщик быстро восстановил документы и хочет сократить срок, чтобы орган ГФС провел проверку быстрее.

<…>

Джерело: Аверс-Бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!

Чтобы БЕСПЛАТНО получить доступ к полному тексту статьи заполните, пожалуйста, заявку