Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) здійснюється відповідно до вимог ПКУ та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29.12.2010 р. № 1246 (далі – Порядок № 1246).

Згідно з положеннями п. 5 Порядку № 1246 податкова накладна та/або розрахунок коригування приймаються до ЄРПН у разі дотримання вимог, установлених п. 192.1 ст. 192, пп. 200 прим. 1.3, 200 прим. 1.9 ст. 200 прим. 1, пп. 201.1, 201.10 і 201.16 ст. 201 ПКУ та п. 97 підрозд. 2 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ, а також з урахуванням Законів України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 р. № 2155-VIII (далі – Закон № 2155), «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну України від 06.06.2017 р. № 557 (далі – Порядок № 557).

Статтею 201 ПКУ визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі – кваліфікований електронний підпис), уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та зареєструвати її в ЄРПН у встановлений ПКУ термін.

Правила складання податкової накладної та/або розрахунків коригування регулюються ст. 201 ПКУ та регламентуються Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Мінфіну України від 31.12.2015 р. № 1307 (далі – Порядок № 1307).

Згідно з п. 20 Порядку № 1307 усі податкові накладні скріплюються кваліфікованими електронними підписами посадових осіб платника податку та кваліфікованим електронним підписом (за наявності), що є аналогом відбитка печатки постачальника (продавця).

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платника податку визначені п. 10 Порядку № 1246.

Так, для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, відповідний орган ДПС відповідно до Порядку № 557.

Згідно з пп. 3 та 4 розд. ІІІ Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення за визначеною Порядком № 557 формою в електронному вигляді повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, до якого вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, Законів № 851 та № 2155.

Пунктом 2 Порядку № 1246 визначено, зокрема, що податкова накладна – електронний документ, який складається платником ПДВ відповідно до вимог ПКУ в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.

До ЄРПН приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням:

• кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
• кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем (п. 10 Порядку № 1246).

Після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки, у тому числі чинності кваліфікованого електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податків такої податкової накладної та/або розрахунку коригування (п. 12 Порядку № 1246).

Перевірка набуття права складання та підписання податкової накладної відповідальними особами підприємства здійснюється на підставі отриманих даних про:

• керівника підприємства відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;
• головного бухгалтера відповідно до поданої до ДПС заяви за формою 1-ОПП (додаток 5 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну України від 09.12.2011 р. № 1588;
• уповноваженої особи відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (за формою визначеною Порядком № 557) яким керівником підприємства уповноважено таку особу на підписання податкової накладної.

У разі надсилання на реєстрацію до ЄРПН посадовою особою податкових накладних, які складені посадовою/уповноваженою особою відповідно до ст. 6 Закону № 851, податкові накладні приймаються до реєстрації, за умови проходження всіх обов’язкових перевірок визначених п. 12 Порядку № 1246.

Отже, у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати податкові накладні/розрахунки коригування до податкових накладних, реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).

Головне управління ДПС в Одеській області

Джерело: “Я – Бухгалтер”