Головне управління ДПС у Запорізькій області в ІПК від 08.04.2024 р. № 1878/ІПК/08-01-24-05-10 за результатами розгляду звернення (…..) щодо практичного застосування окремих норм чинного законодавства та, керуючись статтею 52 глави 3 розділу ІІ Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.
Платник податків у зверненні повідомив, що працівники бюджетної організації перебували у відрядженні відповідно до наказу керівника. При цьому вони не мали витрат на проїзд, оскільки їздили у відрядження на службовому автомобілі разом з водієм.
Таким чином, платник податків просить надати індивідуальну податкову консультацію з питань:
- Чи можливо вважати документом, що підтверджує фактичне перебування працівника у відрядженні посвідчення про відрядження з відповідними відмітками?
- Чи звільняються від оподаткування суми добових витрат у разі наявності у відрядженого працівника наказу та посвідчення про відрядження за умови відсутності будь – яких витрат у відрядженні (проїзд, проживання)?
Щодо питання 1 та 2
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, відповідно до пп. 162.1.1 якого платником податку є фізична особа – резидент, яка отримує доходи з джерела їх походження в Україні.
Згідно з пп. 163.1.1 Кодексу об’єктом оподаткування резидента є загальний місячний (річний) оподатковуваний дохід, до якого не включаються, зокрема кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 Кодексу (пп. 165.1.11 ст. 165 Кодексу).
Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 р. № 2888-IX, який набрав чинності 01.04.2023 р., внесено зміни до Кодексу, зокрема, п. 170.9 Кодексу викладено в новій редакції.
Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 Кодексу не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Зазначені в абзаці другому пп. «а» пп. 170.9.1 Кодексу витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
При цьому до підтвердних документів належать:
- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
- інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Разом з тим до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 01 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Сума добових визначається в разі відрядження, зокрема, у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), – згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.
Слід зауважити, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.
Крім того, відповідно до пп. 170.9.2 Кодексу у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.
Слід також зазначити, що наказ ДПА України від 28.07.1997 р. № 260, яким було затверджено форму посвідчення про відрядження, втратив чинність згідно з наказом Міністерства фінансів України від 21.06.2011 р. № 738, відповідно посвідчення про відрядження не може вважатися документом, що підтверджує фактичне перебування працівника у відрядженні.
Водночас згідно з частиною першою ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон № 996) підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Частиною другою ст. 9 Закону № 996 передбачено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені цією частиною.
Відповідно до абзацу третього частини п’ятої ст. 8 Закону № 996 підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.
Таким чином, фактичне перебування посадової особи або працівників у відрядженні, при забезпеченні їх транспортом, може бути документи первинного обліку, зокрема, але не виключно виписка та/або відомості з рахунку, подорожній лист тощо.
Одночасно повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону № 996).
Таким чином, з питання визначення переліку документів, які підтверджують фактичне перебування посадової особи або працівників у відрядженні, доцільно звернутися до Міністерства фінансів України, як центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку.
Джерело: “Я – Бухгалтер”
