Військовий облік на підприємстві охоплює цілий пакет документів. Саме вони підтверджують, що роботодавець організував і веде облік призовників, військовозобов’язаних та резервістів відповідно до вимог законодавства.
Основу такого пакета становлять документи, передбачені Порядком № 1487: наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку, інструкція відповідальної особи, списки персонального військового обліку, відомість оперативного обліку, копії військово-облікових документів (далі – ВОД), повідомлення до ТЦК та СП, графік звіряння, журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння облікових даних, електронні повідомлення та підтвердження їх опрацювання через Портал Дія або кабінет персонального обліку.
Окремі документи оформлюють лише за наявності відповідної ситуації. Наприклад, якщо підприємство бронює працівників, потрібні документи з бронювання. Якщо роботодавець отримав розпорядження ТЦК та СП про оповіщення працівників, потрібно мати документи, які підтверджують виконання такого розпорядження.
У цій статті розберемо, які документи з військового обліку мають бути на підприємстві, які оформлюють за окремих обставин і на які норми законодавства варто спиратися під час формування такого пакета.
З деякими документами ви вже детально знайомі з попередніх статей. З іншими, зокрема зі списками персонального військового обліку, докладніше працюватимемо в наступних публікаціях.
Таблиця 1. Документи з військового обліку на підприємстві
| № | Документ / справа | Коли має бути | Коментар |
| 1 | Наказ про покладення обов’язків із ведення військового обліку | Коли обов’язки з ведення військового обліку покладають на конкретного працівника | Оригінал наказу зберігають у відповідній кадровій справі. У робочому пакеті з військового обліку доцільно мати засвідчену копію |
| 2 | Інструкція особи, відповідальної за ведення військового обліку | Коли на працівника покладено обов’язки з ведення військового обліку | В інструкції варто закріпити конкретні дії відповідальної особи: перевірку ВОД, ведення списків, подання повідомлень, звіряння, перевірка відповідності ВОД даним Реєстру під час прийняття на роботу, використання е-ВОД, сформованого не раніше ніж за 72 години до дати прийняття, робота через Портал Дія або кабінет персонального обліку; електронне звіряння та формування повідомлень за додатком 281, оповіщення, взаємодію з ТЦК та СП тощо |
| 3 | Повідомлення до ТЦК та СП за додатком 1 до Порядку № 1487 | У разі призначення, звільнення або увільнення керівника чи особи, відповідальної за організацію та ведення військового обліку | Повідомлення подають у семиденний строк з дати видання відповідного наказу. У підприємства має залишитися копія повідомлення та докази його направлення |
| 4 | Правила військового обліку за додатком 2 до Порядку № 1487 | Мають бути на підприємстві постійно | Працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними або резервістами, потрібно ознайомлювати з Правилами під особистий підпис під час прийняття на роботу |
| 5 | Списки персонального військового обліку за додатком 5 до Порядку № 1487 | Ведуться на підприємстві, де працюють призовники, військовозобов’язані або резервісти | Списки складають окремо за групами: офіцерський склад; рядовий, сержантський і старшинський склад; військовозобов’язані та резервісти з числа жінок; призовники |
| 6 | Відомість оперативного обліку за додатком 12 до Порядку № 1487 | Ведеться разом зі списками персонального військового обліку | До відомості вносять інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних і резервістів |
| 7 | Справа зі списками персонального військового обліку та копіями ВОД | Має бути, якщо підприємство веде персональний військовий облік працівників | Списки формуються у справу і зберігаються разом із копіями паперових ВОД або електронних ВОД, у т.ч. роздрукованих |
| 8 | Окрема справа з копіями ВОД осіб, виключених або знятих з військового обліку | Якщо на підприємстві є працівники, яких виключено або знято з військового обліку ТЦК та СП, органами СБУ або розвідувальними органами | Не стосується осіб, яких виключено з військового обліку через досягнення граничного віку перебування в запасі. Для таких осіб окрему справу за п. 38 Порядку № 1487 не формують |
| 9 | Повідомлення за додатком 4 до Порядку № 1487 | У разі прийняття, звільнення або зміни облікових даних призовника, військовозобов’язаного чи резервіста: ПІБ, реквізитів паспорта громадянина України, адреси задекларованого / зареєстрованого або фактичного місця проживання, місця роботи та посади | У підприємства мають залишатися копії повідомлень і докази їх направлення до ТЦК та СП. Якщо йдеться про заклад освіти, додаток 4 також застосовують у разі завершення навчання або відрахування.
1. У разі прийняття на роботу або звільнення – повідомлення за додатком 4 подають у 7-денний строк із дня видання наказу; за технічної можливості – через Портал Дія або кабінет персонального обліку без паперового дублювання. 2. За зміни визначених облікових даних – повідомлення подають щомісяця до 5 числа через кабінет персонального обліку, а без технічної можливості – у паперовій формі |
| 10 | Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з ВОД працівників | Для періодичного звіряння даних працівників
Звіряння проводять не рідше одного разу на рік. Для нього використовують ВОД в електронній формі, сформований засобами Державного вебпорталу електронних публічних послуг у сфері національної безпеки і оборони або Порталу Дія на дату звіряння, або ВОД у паперовій формі |
Графік затверджує керівник підприємства. За ним звіряють дані списків із ВОД працівників. |
| 11 | До 27.06.2026
Графік звіряння з ТЦК та СП, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів за місцем перебування призовників, військовозобов’язаних і резервістів на військовому обліку |
Коли проводиться звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими документами відповідних органів військового обліку | Такий графік Порядок №1487 прямо не вимагався як обов’язковий документ підприємства. Автор рекомендував його складати для планування звіряння з тими ТЦК та СП, у яких працівники фактично перебувають на військовому обліку. Це зручно, оскільки призовники, військовозобов’язані та резервісти часто перебувають на обліку не в тому самому ТЦК та СП, за місцезнаходженням якого зареєстроване підприємство. Такий внутрішній графік допомагав відповідальній особі спланувати запити, направлення витягів зі списків, отримання підтверджень та контроль строків. Не слід плутати цей робочий графік підприємства з графіком звіряння, який затверджується розпорядженням голови відповідної держадміністрації або міського голови |
| 12 | Після 27.06.2026
Листування або інший документ, що підтверджує погодження строку звіряння з районними (міськими) ТЦК та СП в інших адміністративно-територіальних одиницях |
Якщо серед працівників є призовники, військовозобов’язані або резервісти, які перебувають на військовому обліку в ТЦК та СП, розташованих в інших адміністративно-територіальних одиницях | Звіряння з такими ТЦК та СП проводять у строки, погоджені з ними, але не пізніше 1 грудня поточного року. За наявності технічної можливості використовують Портал Дія або кабінет персонального обліку. Якщо технічної можливості немає, до таких ТЦК та СП надсилають у 2-х примірниках витяги зі списків персонального військового обліку та копії ВОД. Зберігайте листування про погодження строку, докази відправлення та примірник витягу з відміткою про звіряння |
| 13 | Після 27.06.2026
Документи, що підтверджують організацію звіряння з ТЦК на території відповідальності яких перебувають підприємства |
Під час щорічного звіряння даних списків персонального військового обліку | До справи доцільно долучати копію графіка звіряння, якщо підприємство до нього включене; листування або інші докази погодження строку звіряння, якщо підприємство не включене до графіка.
Цитата «Звіряння даних списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які працюють, на підприємствах, з обліковими відомостями (документами), які зберігаються у відповідних ТЦК та СП, здійснюється згідно з графіком звіряння, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації (військової адміністрації), міського голови…. Підприємства, які не включені до такого графіка, проводять звіряння у строки, погоджені з відповідним ТЦК….(виділено авт. – Г.К.)» – п. 46. Порядку № 1487 |
| 12 | Документи, що підтверджують звіряння з ТЦК та СП | Після проведення звіряння з ТЦК та СП | Підприємство зберігає документи, що підтверджують проведення звіряння. Якщо звіряння здійснювали у паперовому порядку, на наступний день після його завершення підприємству надсилають один примірник витягу зі списків персонального військового обліку. Витяг має бути засвідчений особистим підписом посадової особи, яка провела звіряння, скріплений гербовою печаткою та містити відмітку відповідного районного (міського) ТЦК та СП, органу СБУ або підрозділу розвідувального органу: «звірено ___ ________ 20__ року».
Якщо звіряння проведено через Портал Дія, підприємство зберігає сформоване та підписане електронне повідомлення про проведення звіряння |
| 13 | Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку та звіряння облікових даних за додатком 9 до Порядку № 1487 | Має вестися і зберігатися на підприємстві | У журналі фіксують результати перевірок і звіряння |
| 14 | Наказ або інший внутрішній документ про визначення потреби / відсутність потреби у підвищенні кваліфікації відповідальних осіб | Щороку до 1 жовтня | Порядок № 1487 вимагає щороку визначати потребу в підвищенні кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку. Саме форму такого документа Порядок не встановлює |
| 15 | Документ про проходження підвищення кваліфікації відповідальної особи | Після проходження навчання | Це може бути сертифікат. Підвищення кваліфікації проводиться не рідше одного разу на п’ять років |
| 16 | Наказ або розпорядження про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік | Щороку до 1 лютого | У наказі визначають завдання щодо методичного забезпечення військового обліку, підвищення кваліфікації відповідальних осіб та інші заходи для поліпшення стану військового обліку |
| 17 | Документи щодо оповіщення працівників за розпорядженням ТЦК та СП | Якщо підприємство отримало розпорядження ТЦК та СП про оповіщення | До пакета можуть входити розпорядження ТЦК та СП, наказ керівника про оповіщення, докази ознайомлення або направлення повідомлень працівникам, копія наказу та підтвердні документи, надіслані до ТЦК та СП |
| 18 | Документи з бронювання військовозобов’язаних | Якщо підприємство бронює працівників | Окрему справу зі списками для заброньованих за Порядком № 1487 створювати не потрібно. Відомості про заброньованих виокремлюють у загальних списках персонального військового обліку військовозобов’язаних |
| 19 | Листування з ТЦК та СП і докази взаємодії | За наявності запитів, відповідей, супровідних листів, направлення документів, уточнення даних, звіряння або оповіщення | До справи доцільно долучати запити та відповіді ТЦК та СП, органів СБУ, відповідних підрозділів розвідувальних органів, супровідні листи, описи вкладення, поштові квитанції, повідомлення про вручення, а також інші докази подання чи отримання документів.
Якщо повідомлення про зміну облікових даних за додатком 4 подано засобами Порталу Дія або через кабінет персонального обліку, зберігають електронне підтвердження його подання. Паперову форму такого повідомлення додатково не подають. У разі електронного звіряння через Портал Дія доцільно зберігати сформовані повідомлення про отримання відомостей із Реєстру, внесення змін до списку персонального військового обліку, зокрема про додавання або видалення працівника, а також повідомлення про проведення звіряння. Також доцільно зберігати повідомлення Реєстру, що надходять до Порталу Дія за результатами опрацювання змін: про підтвердження або відхилення внесених змін із зазначенням причини. Правила електронного звіряння за додатком 281 не застосовують щодо військовозобов’язаних і резервістів СБУ та розвідувальних органів |
| 20 | Електронні повідомлення та підтвердження за додатком 281 | За наявності технічної можливості та використання Порталу Дія | Зберігайте повідомлення про отримання актуальних відомостей, внесення змін до списку, додавання або виключення працівника, проведення звіряння, а також підтвердження чи відхилення змін |
Строки зберігання документів з військового обліку
Ця стаття є частиною тематичного спецвипуску iBuh-облік “Військовий облік на підприємстві” (дата публікації – 09.07.2026). Повний текст статті – у спецвипуску.
Ознайомитися зі змістом та замовити спецвипуск
Галина КАЗНАЧЕЙ,
експерт з питань трудового законодавства, оплати праці,
військового обліку та бронювання
