Витрати на юридичну адресу регулярно виникають у бухгалтерському обліку як ТОВ, так і ФОП на загальній системі. Але саме з цим рядком витрат у бухгалтерів нерідко виникають питання при перевірках. Причина проста: не всі провайдери надають повноцінний пакет первинних документів. А без нього витрата або не визнається, або стає підставою для нарахувань.

Розберемо, які документи повинен отримати бухгалтер від провайдера юридичної адреси і для чого кожен із них потрібен.

Чому витрати на юридичну адресу потребують підтвердження

З точки зору податкового обліку, оренда юридичної адреси в місті Київ — це господарська операція, яка має бути підтверджена первинними документами відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Без них витрату не можна відобразити в обліку ані для цілей податку на прибуток, ані для єдиного податку на загальній системі.

Для ТОВ – платника податку на прибуток – витрати на оренду адреси зменшують фінансовий результат. Для ФОП на загальній системі – зменшують чистий оподатковуваний дохід. В обох випадках ДПС при перевірці запитує первинні документи для підтвердження факту господарської операції та її зв’язку з діяльністю платника.

Що має входити до пакету документів

Повноцінний пакет від провайдера юридичної адреси включає чотири основні документи:

• договір оренди нежитлового приміщення з власником;
• рахунок на оплату;
• акт наданих послуг за кожен оплачений період;
• податкова накладна, зареєстрована в ЄРПН (для платників ПДВ).

Розберемо кожен із них детальніше.

Договір оренди нежитлового приміщення. Це головний документ. Саме він є правовою підставою для реєстрації компанії за адресою і підтверджує право користування приміщенням. Договір має бути укладений із власником приміщення, а не з посередником — це підтверджується порівнянням даних договору з відомостями Державного реєстру речових прав на нерухоме майно. У предметі договору має бути чітко вказано нежитловий статус приміщення. Строк договору має покривати весь оплачений період, а сам документ – містити всі обов’язкові реквізити відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Рахунок на оплату. Він не є первинним документом у бухгалтерському розумінні, але фіксує суму, реквізити та призначення платежу. Оплата повинна проходити через банківський рахунок, а не готівкою або переказом на картку фізичної особи. Якщо оплата готівкова – обов’язковий фіскальний чек РРО або ПРРО.

Акт наданих послуг. Це основний первинний документ, що підтверджує факт надання послуги за конкретний період. Складається щомісяця або за інший погоджений у договорі строк. Акт має містити найменування послуги, період надання, вартість без ПДВ і з ПДВ, підписи та реквізити обох сторін. Без акта витрата в бухобліку не має підстав, навіть якщо договір і оплата є.

Податкова накладна (для платників ПДВ). Якщо обидві сторони є платниками ПДВ, провайдер зобов’язаний зареєструвати ПН в ЄРПН за першою подією — оплатою або підписанням акта. Без зареєстрованої ПН покупець не має права на податковий кредит. Бухгалтер повинен перевіряти статус реєстрації ПН після кожної оплати або закриття акта.

Що перевіряє ДПС і де найчастіше виникають питання

При плановій або позаплановій перевірці інспектор ДПС може запитати первинні документи для підтвердження витрат на юридичну адресу. Ось ситуації, які найчастіше викликають питання:

• є договір, але відсутні акти за окремі місяці — витрати за ці періоди нічим не підтверджені;
• договір укладено з посередником без документів на право суборенди;
• оплата здійснювалась на картку фізичної особи без фіскальних документів;
• предмет договору сформульований розмито — «надання послуг» без конкретизації. Такий договір ДПС може не прийняти як підставу для витрат;
• адреса у договорі не збігається з адресою, внесеною до ЄДР.

На що звернути увагу при виборі провайдера

Бухгалтер, який веде облік компанії, зацікавлений у тому, щоб провайдер адреси надавав повний і коректний пакет документів без зайвих нагадувань. На практиці це означає  закриття актів у погодженні строки за договором, офіційний розрахунок через банківський рахунок, наявність ПДВ-документів якщо компанія є платником ПДВ, а також можливість отримати документи як у паперовому, так і в електронному вигляді з цифровим підписом.

Провайдери, які працюють офіційно, надають повний пакет документів за замовчуванням. Це не додаткова опція, а стандарт роботи для будь-якої компанії, що веде легальний облік. Юридичні адреси в Україні з реальними офісами та повним поштовим обслуговуванням надає ІННЕКС КОМПАНІ – компанія присутня на ринку з 2005 року і обслуговує клієнтів по всій країні.