У зв’язку з нещодавніми змінами у царині строків зберігання первинки та звітності для податкових цілей (див. публікацію “Первинку та фінзвітність зберігаємо щонайменше 5 років: новації Закону № 2970”) пропонуємо докладніше розібратися в тому, як узагалі підприємство має зберігати власні документи.
Організація зберігання документів
Загалом підприємства, установи й організації, засновані на приватній формі власності, вправі (ч. 1 ст. 32 Закону № 3814):
- створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам;
- передавати документи Національного архівного фонду (далі – НАФ) на зберігання до державних й інших архівних установ.
При цьому юрособи зобов’язані:
- забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814; та
- упродовж року з дня реєстрації погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.
Тут варто нагадати, що порядок організації архівного зберігання документів установлено Правилами № 1000/5. Вони містять єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, у підприємствах й організаціях незалежно від форм власності. Причому ці Правила є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юрособами (п. 1 р. 1 Правил № 1000/5).
Залежно від обсягів документації підприємства обов’язки щодо її зберігання може бути покладено на спеціальний підрозділ (архів) чи на одного з працівників (архіваріуса). Якщо ж документів порівняно небагато, то зберігання документів можна доручити відповідному працівникові (наприклад, секретарю) у порядку суміщення посад.
<…>
Джерело: Інтерактивна бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку:
