Що таке «номенклатура справ» і чому вона обов’язково має бути на кожному підприємстві?

Обов’язковість номенклатури справ передбачена навіть у визначенні самого терміна «номенклатура справ». Так, в абз. 16 ст. 1 Закону №3814 «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон №3814), зафіксовано, що:

«номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ».

Крім того, обов’язковість розроблення номенклатури справ та забезпечення збереженості документів юросіб, зокрема заснованих на приватній формі власності, обумовлена у ст. 32 Закону України №3814:

«Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради».

У юрособи зі структурним поділом мають бути розроблені, затверджені та запроваджені в роботу:

— номенклатури справ структурних підрозділів;

— зведена номенклатура справ усієї юрособи.

Для чого створюється номенклатури справ?

Відповідно до вимог п. 1 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5), номенклатура справ призначена для:

— встановлення в юрособи єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах;

— забезпечення обліку документів;

— оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;