Публікується мовою оригіналу

Обычно в командировку за границу отправляют работников с гривневой платежной картой (валюта счета – гривня) при отсутствии у предприятия валютного текущего счета или при срочной необходимости направления в командировку, когда нет времени на покупку иностранной валюты.

Напомним, что платежная карта – это электронное платежное средство в виде эмитированной в установленном законодательством порядке пластиковой или другого вида карточки, которая используется для инициирования перевода средств со счета плательщика или с соответствующего счета банка с целью оплаты стоимости товаров и услуг, перечисления средств со своих счетов на счета других лиц, получения средств в наличной форме в кассах банков через банковские автоматы, а также осуществления других операций, предусмотренных соответствующим договором.

Этот термин приведен в п. 1.27 ст. 1 Закона Украины от 05.04.2001 г. № 2346-III “О платежных системах и переводе денежных средств в Украине” (далее – Закон № 2346), определяющего общие принципы функционирования платежных систем и систем расчетов в Украине.

Внутригосударственные платежные системы и международные платежные системы, платежными организациями которых являются резиденты, приведены на сайте НБУ.

Как правило, для направления работника за границу используют гривневые платежные карты VISA или MasterCard. В этом случае не нужно заранее беспокоиться о покупке иностранной валюты. Такая карта позволяет беспрепятственно рассчитываться или снимать наличные денежные средства в любой валюте по всему миру. Кроме этого, при задержке работника в командировке по уважительной причине предприятие будет иметь возможность дополнительно зачислить на счет денежные средства, необходимые работнику в связи с продлением срока его командировки.

Однако, открывая карточный счет и получая платежную карту в банке, необходимо учитывать нюансы ее использования, которые, как правило, подробно описываются в банковском договоре на открытие счета. В частности, это касается порядка конвертации валюты, который обычно предусматривает следующее:

• если валюта операции отличается от валюты карточного счета, сумма сделки конвертируется в валюту карточного счета по коммерческому курсу банка, действующему на дату проведения операции;
• курс конвертации, действующий на момент обработки операций банком, может не совпадать с курсом, действовавшим при осуществлении транзакции. Возникшая вследствие этого курсовая разница не может быть предметом претензии со стороны клиента;
• уведомление о курсе конвертации клиент может получать в sms-сообщении по факту совершения транзакции по карте (если карта подключена к соответствующей банковской услуге “клиент-банк”);
• комиссия банка за конвертацию валюты составляет 1 % от суммы сделки.

Таким образом, когда работник в командировке расплачивается гривневой платежной картой, приобретая услугу в иностранной валюте (то есть валюта карточного счета отличается от валюты операции), сумма сделки сразу конвертируется из гривни в необходимую иностранную валюту по коммерческому курсу банка (коммерческий курс выше курса, установленного НБУ на этот день, и, как правило, соответствует курсу продажи наличной иностранной валюты). Кроме того, при каждой конвертации банк взимает комиссию за совершение операции. Причем все эти манипуляции по сделке списываются одной суммой в гривне. При этом, если карта подключена к соответствующей банковской услуге “клиент-банк”, то работник по факту совершения операции получит sms-сообщение обо всех составляющих этой суммы в разрезе совершенной конвертации (с учетом коммерческого курса) и комиссии банка.

Дополнительно отметим, что работник, который находится в командировке за границей, не может приобретать товарно-материальные ценности для нужд предприятия как за наличные денежные средства, так и по безналичному расчету с использованием платежной карты.

Напомним, что в соответствии с требованиями ст. 7 Декрета КМУ от 19.02.93 г. № 15-93 “О системе валютного регулирования и валютного контроля” в расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота используются в качестве средства платежа иностранная валюта и денежная единица Украины – гривня. Такие расчеты осуществляются только через уполномоченные банки в порядке, установленном НБУ.

Кроме этого, запрет на такие расчеты четко предусмотрен п. 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492. Согласно этой норме денежные средства с текущего счета юридического лица и физического лица – предпринимателя не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства длярасчетов по внешнеторговым договорам (контрактам).

Выдача платежной карты работнику

Передавая платежную карту работнику, необходимо учитывать, что пользоваться платежными картами могут исключительно те лица (работники), на которых они оформлены.

Напомним, что согласно п. 1 раздела VI Положения о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденного Постановление Правления Национального банка Украины от 05.11.2014 г. № 705 (далее – Положение № 705), пользователь обязан использовать электронное платежное средство в соответствии с требованиями законодательства Украины и условиями договора, составленного эмитентом, и не допускать использования электронного платежного средства лицами, которые не имеют на это законного права или полномочий.

Использование электронного платежного средства по доверенности не допускается.

Пользователь обязан надежно хранить и не передавать другим лицам электронное платежное средство, ПИН-код и другие средства, которые дают возможность пользоваться им.

Таким образом, использовать платежную карту можно исключительно по правилам, указанным в договоре, и только тому лицу, который вписан в договоре как пользователь этой карты. Банк перед заключением договора обязан ознакомить пользователя с его условиями, тарифами на обслуживание электронного платежного средства и правилами пользования электронным платежным средством (п. 5 раздела II Положения № 705).

Непосредственно сама выдача работнику платежной карты на учет не влияет, она оформляется путем отражения:

• по дебету забалансового счета 05 “Гарантии и обеспечения выданные”;
• в журнале выдачи и возврата платежных карт записи о выдаче карты работнику и сумме денежных средств, доступной для пользования.

По прибытии из командировки работник возвращает платежную карту, что отражается путем списания с забалансового счета и проставления в журнале отметки о возврате и сумме оставшихся на ней денежных средств.

Особенности представления авансового отчета при направлении работника за границу с платежной картой

По прибытии из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, порядок оформления которого рассмотрен в теме Учет расчетов с подотчетными лицами.

Если аванс на командировку оформлялся путем выдачи платежной карты, то на данные правоотношения распространяются сроки и требования, установленные п.п. 170.9.2 и 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ с учетом п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Так, если во время командировки работник получил наличные денежные средства с применением платежной карты, то он представляет авансовый отчет и возвращает неизрасходованную сумму денежных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.

Обращаем внимание, что в этом случае работник обязан отчитаться только за использованные (списанные со счета) денежные средства и приложить к отчету, кроме счетов гостиниц, проездных билетов и т. д., документы, подтверждающие снятие денежных средств при помощи платежной карты (чеки банкомата, слипы, квитанции и т. п.). На это также указывают главный налоговый орган в письме от 23.09.2013 г. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 и ГУ Миндоходов в г. Киеве в письме от 19.09.2013 г. № 4456/10/26-15-11-01-06.

Если во время командировки работник применил платежные карты для осуществления расчетов в безналичной форме, а срок представления авансового отчета не превышает 10 банковских дней, то при наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней, то есть до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами.

Джерело: Аверс-Бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!