Наше підприємство уклало договір із постачальником, відповідно до якого купує виробниче обладнання. Це обладнання час від часу потребує ремонту і Постачальник має можливість його проведення. Договори на постачання й ремонт наявні тільки у формі сканованих копій. Акти виконаних робіт, які ми самі для себе робимо, а Постачальник підписує, також тільки у сканованих копіях. Запитання: чи можна віднести на витрати вартість ремонту без наявних оригіналів Договору й актів?
Відповідь:
На жаль, чинне законодавство не передбачає застосування сканованих копій як первинних документів. Тому Вам необхідно буде надати перевіряльникам саме оригінали документів, які мають доказову силу, а не скан-копію.
Зокрема, згідно з ч. 2 ст. 9 Закону № 996 первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
<…>
Джерело: Інтерактивна бухгалтерія – не забудьте оформити передплату на улюблене видання!
Щоб БЕЗКОШТОВНО отримати доступ до повного текста статті заповніть, будь ласка, заявку:
